Czy mandat karny nałożony na pracownika można zaliczyć do pozostałych kosztów operacyjnych. W jaki sposób zaksięgować zadatek na poczet dostawy towaru. Na które konto powinny trafić wydatki związane z poszukiwaniem pracowników Gdzie w księgach ująć rozchód towarów przeznaczonych na potrzeby firmy. Jakie operacje księguje się na koncie 201 w sferze budżetowej.
Pracownik został obciążony mandatem karnym nałożonym przez inspekcję handlową podczas kontroli. Firma postanowiła uregulować ten mandat za pracownika ze środków obrotowych. Czy koszty poniesienia tego mandatu mogą być zaliczone do kosztów podstawowej działalności operacyjnej, czy obciążają one pozostałe koszty operacyjne?
Jeśli mandat karny nałożony na pracownika zostanie pokryty ze środków obrotowych jednostki, to obciąża on pozostałe koszty operacyjne, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości. Nie jest to koszt związany z podstawową działalnością operacyjną jednostki. Skutki tego zdarzenia mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych zapisem:
1. PK – koszty mandatu karnego poniesionego za pracownika:
  • Wn konto 765 „Pozostałe koszty operacyjne”;
  • Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: konto imienne pracownika).
2. WB – uregulowanie mandatu:
  • Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: konto imienne pracownika);
  • Ma konto 130 „Rachunek bankowy”.
Trzeba również pamiętać, że mandat karny opłacony przez pracodawcę za wykroczenie popełnione przez pracownika w czasie wykonywania przez niego obowiązków służbowych nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. Opłacenie przez firmę kosztów tego mandatu powoduje, że po stronie pracownika powstaje przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT), który odpowiada równowartości opłaconego mandatu karnego. Przychód uzyskany w ten sposób przez pracownika stanowi również podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
Podstawa prawna
Art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351).
Art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.).
Spółka w sierpniu otrzymała zadatek na poczet przyszłej dostawy tkanin obiciowych. We wrześniu strona zamawiająca zrezygnowała jednak z transakcji, wobec czego sprzedawca zatrzymał zadatek. Jak ująć zatrzymany zadatek w księgach rachunkowych spółki?
Otrzymanie zadatku spowodowało powstanie obowiązku podatkowego w VAT, w odniesieniu do otrzymanej kwoty, na podstawie art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Jeżeli zadatek dotyczy transakcji pomiędzy przedsiębiorcami (podatnikami VAT), to strona, która go otrzymała, musi wystawić z tego tytułu fakturę (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Wpływ zadatku udokumentowanego fakturą należało ująć w księgach rachunkowych zapisem:
1. WB – otrzymanie zadatku:
  • Wn konto 130 „Rachunek bankowy”,
  • Ma konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami”;
2. Faktura – zadatek na poczet dostawy towarów:
a) wartość brutto:
  • Wn konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami”;
b) wartość netto:
  • Ma konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”;
c) podatek należny:
  • Ma konto 222 „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”.
Zgodnie z art. 394 kodeksu cywilnego, w przypadku gdy transakcja, na poczet której sprzedawca otrzymał zadatek, nie dojdzie do skutku z przyczyn leżących po stronie zamawiającego (kupującego), to sprzedawca ma prawo odstąpić od umowy i zatrzymać zadatek, o ile strony transakcji nie zastrzegły w umowie inaczej. Jeśli więc strona wpłacająca zadatek zrezygnowała z umowy, to zadatek przepada na rzecz strony, która go przyjęła. W takich okolicznościach zadatek zmienia swoją funkcję. Zatrzymana kwota zadatku nie stanowi już wynagrodzenia za dostawę towaru lub wykonanie usługi, lecz pełni funkcję odszkodowawczą wynikającą z niewykonania umowy przez nabywcę, który zrezygnował z transakcji. Wymaga to wystawienia faktury korygującej do zera wartość otrzymanego zadatku oraz udokumentowania otrzymanego odszkodowania, co może przebiegać zapisem:
1. Faktura korygująca – korekta obrotu związana z zatrzymaniem zadatku:
a) wartość netto:
  • Wn konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”;
  • b) podatek należny:
  • Wn konto 222 „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”;
c) wartość brutto:
  • Ma konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami”;
2. PK – zatrzymanie zadatku spowodowane odstąpieniem od umowy przez zamawiającego:
  • Wn konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami”,
  • Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. ©℗
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351).
Art. 19a ust. 8, art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.).
Art. 394 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145).
W lokalnej prasie oraz na miejscowych portalach internetowych zamieszczamy ogłoszenia o pracy na stanowiskach administracyjnych i produkcyjnych. Na jakim koncie kosztowym należy ująć wydatki związane z poszukiwaniem pracowników (koszty produkcji, koszty zarządu czy pozostałe koszty operacyjne)?
Wydatki ponoszone w związku z rekrutacją pracowników obciążają koszty podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Nie należy ich zatem ujmować na koncie pozostałych kosztów operacyjnych. W przypadku prowadzenia ewidencji kosztów:
  • na kontach zespołu 4 – wydatki należy ująć na koncie 402 „Usługi obce”,
  • na kontach zespołu 5 – wydatki należy ująć na koncie 550 „Koszty zarządu”.
Bez względu na to, czy ogłoszenie o pracę dotyczyło stanowiska administracyjnego czy produkcyjnego, koszty rekrutacji pracowników obciążają koszty zarządu (a nie koszty produkcji – w przypadku pracowników produkcyjnych). Opisane w pytaniu wydatki dotyczą administrowania i zarządzania jednostką jako całością. Dlatego – jako koszty ogólnozakładowe – obciążają właśnie to konto.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351).
Firma zajmuje się handlem artykułami instalacyjno-sanitarnymi. Ewidencja towarów na magazynie prowadzona jest według cen zakupu (z uwzględnieniem metody FIFO „pierwsze przyszło – pierwsze wyszło”). Zdarza się, że z magazynu towarów handlowych pobieramy towary przeznaczone na potrzeby firmy, np. w celu wymiany zepsutej baterii umywalkowej w zakładowej łazience. W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych rozchód towarów na opisany cel?
Pobranie towarów handlowych z magazynu w celu zużycia ich na potrzeby własne jednostki skutkuje obciążeniem ich wartością kosztów operacyjnych jednostki. Wydanie tych towarów z magazynu ‒ wycenionych według ceny zakupu z uwzględnieniem metody FIFO ‒ może zostać ujęte w księgach rachunkowych zapisem:
  • Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii” (lub konto 550 „Koszty zarządu”),
  • Ma konto 330 „Towary”.
Przekazanie towarów do zużycia na potrzeby jednostki powinno być udokumentowane dowodem księgowym o wewnętrznym charakterze, który posiada elementy wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zazwyczaj jest to dokument „Rw – rozchód wewnętrzny”, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby był to inny dokument, ustalony przez jednostkę, który służy do udokumentowania rozchodu wewnętrznego towarów handlowych. ©℗
Podstawa prawna
Art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351).
Jestem początkującą księgową w urzędzie miasta. Dokonuję operacji księgowych na koncie 201 w dacie zapłaty na podstawie wyciągów bankowych zamiast na podstawie faktur VAT. W planie kont mamy zasadniczo powielone zapisy z rozporządzenia z 13 września 2017 r. odnośnie ewidencji. Czy takie rozwiązanie będzie prawidłowe?
Skoro w podanym zapytaniu mowa o koncie 201, odnieść się należy do załącznika nr 3 („Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych”) rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. I tak wspomniane konto 201 zostało oznaczone jako „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. W opisie do tego konto określono zaś, że służy ono do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Na koncie 201 nie ujmuje się należności jednostek zaliczanych do dochodów budżetowych, które są ujmowane na koncie 221. Na stronie Wn konta 201 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma ‒ powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń. Ewidencja szczegółowa do konta 201 może być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej oraz powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów. Konto 201 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma ‒ stan zobowiązań.
Z kolei w ustawie o rachunkowości na uwagę zasługuje art. 20 ust. 1 i 2. Z tych postanowień wynika, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi:
1) zewnętrzne obce ‒ otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne ‒ przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne ‒ dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Niewątpliwie do kategorii dowodów obcych można zaliczyć w szczególności faktury, rachunki czy faktury korygujące.
Korelacja wymienionych norm prawnych prowadzi więc do wniosku, że ujmowanie na koncie 201 zobowiązań gminy wobec jej kontrahentów dopiero w dacie (momencie) zapłaty na podstawie wyciągów bankowych nie będzie prawidłowym rozwiązaniem. Kluczową kwestią jest bowiem moment powstania zobowiązania, co wiąże się m.in. z wystawieniem faktury przez kontrahenta za wykonane świadczenia na rzecz gminy. Warto dodać, że wspomniana nieprawidłowość może być przedmiotem kontroli właściwej miejscowo regionalnej izby obrachunkowej. Dlatego sugerowane rozwiązanie ewidencyjne nie będzie prawidłowe. Ujmowanie zobowiązań wobec kontrahentów na koncie 201 powinno następować już w momencie ich powstania na podstawie faktur VAT.
Podstawa prawna
Art. 20 ust. 1 i 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351).
Załącznik nr 3 do rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911 ze zm.).