Przedsiębiorca (podatnik VAT czynny) prowadzi restaurację w kurorcie nadmorskim. 1 lipca 2019 r. nabył w drukarni (podatnik VAT czynny) 1000 sztuk ulotek informujących o jego ofercie oraz lokalizacji. Na udokumentowanie zakupu tych ulotek otrzymał od drukarni fakturę na kwotę 123 zł, w tym VAT. Zapłacił za ulotki przelewem na rachunek bankowy kontrahenta w dniu ich nabycia. Ulotki zostaną nieodpłatnie rozdane potencjalnym klientom (przechodniom) w wybranych punktach miejscowości, a także wyłożone do pobrania w zaprzyjaźnionych punktach handlowo-usługowych (np. u fryzjera, w lodziarniach). Jak przedsiębiorca powinien rozliczyć na gruncie VAT i PIT wydatki poniesione na zakup tych ulotek, a następnie ich nieodpłatne przekazanie? Według przewidywań powinny one zastać nieodpłatnie przekazane potencjalnym nabywcom w ciągu tygodnia. Przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów metodą kasową. PIT rozlicza na zasadach podatku liniowego, a VAT na zasadach ogólnych. Zaliczki na PIT i VAT przedsiębiorca rozlicza na zasadach ogólnych.

PIT

Koszty

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Zatem aby wydatek poniesiony przez podatnika był dla niego kosztem uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:
– został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
‒ jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
‒ pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
‒ poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub miał wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
‒ został właściwie udokumentowany,
‒ nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT). Wydatki poniesione na zakup ulotek informujących o ofercie przedsiębiorcy (w analizowanej sprawie restauracji) oraz jego lokalizacji, które mają zostać nieodpłatnie rozdane potencjalnym klientom (przechodniom) w wybranych punktach miejscowości, a także mają być wyłożone do pobrania w zaprzyjaźnionych punktach handlowo-usługowych (np. u fryzjera, w lodziarniach), stanowią koszty reklamy, a nie reprezentacji. Mogą zatem zostać uznane za koszty uzyskania przychodów (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 1 lipca 2015 r., nr ITPB3/4511-83/15/KK). Zatem kosztem uzyskania przychodów będą wydatki poniesione na nabycie tych ulotek w kwocie netto, tj. 100 zł. Podatek naliczony od nabycia tych ulotek w wysokości 23 zł, jako podlegający odliczeniu w deklaracji VAT-7, nie stanowi kosztu uzyskania przychodów stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o VAT.
Przedmiotowe wydatki na zakup ulotek (w kwocie 100 zł) przedsiębiorca powinien zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w lipcu 2019 r., kiedy to zostały poniesione. Z przedstawionego stanu faktycznego wnika, że przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, a zatem, stosownie do reguły zwartej w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT, koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Z kolei za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku tych podatników, stosownie do art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Przychody

Nieodpłatne przekazanie ulotek potencjalnym nabywcom nie wiąże się po stronie przedsiębiorcy z powstaniem przychodu podatkowego. Nie wiąże się bowiem z powstaniem po jego stronie przysporzenia majątkowego. Także u osób, które otrzymały te ulotki, nie można mówić o powstaniu przychodu. Na przedsiębiorcy nie ciążą zatem w tym zakresie żadne obowiązki płatnika.

VAT

Podatek naliczony

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (zob. art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT). W analizowanej sprawie kwotę podatku naliczonego stanowi kwota 23 zł wynikająca z otrzymanej faktury dokumentującej zakup ulotek. W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (zob. art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Zatem prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki. To znaczy, gdy odliczenia tego dokonuje podatnik VAT oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. A ponadto odliczeniu nie sprzeciwia się art. 88 ustawy o VAT, który zawiera katalog wyłączeń prawa do odliczenia podatku naliczonego. W przypadku przedsiębiorcy od nabytych ulotek reklamowych przysługuje mu prawo do odliczenia całego podatku naliczonego, tj. w kwocie 23 zł.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy o PIT). Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi (zob. art. 19a ust. 1 ustawy o VAT). W analizowanej sprawie dostawa ulotek miała miejsce 1 lipca 2019 r. i tego dnia powstał obowiązek podatkowy. Przedsiębiorca zapłacił za ulotki w dniu ich nabycia, a zatem nie znajdzie zastosowanie art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Oznacza to, że obowiązek podatkowy od dostawy tych ulotek, a zarazem prawo do odliczenia podatku naliczonego od ich nabycia powstały 1 lipca 2019 r.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanej faktury dokumentującej nabycie towarów (np. ulotek), stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. W analizowanej sprawie przedsiębiorca otrzymał fakturę 1 lipca 2019 r., a zatem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT nie sprzeciwia się odliczeniu podatku naliczonego od zakupu tych kwiatów w deklaracji VAT-7 za lipiec 2019 r. Na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, że przedsiębiorca nie skorzysta z możliwości, jaką daje art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, i nie odliczy przedmiotowego podatku naliczonego w deklaracji VAT-7 za sierpień lub wrzesień 2019 r. Podsumowując, w deklaracji VAT-7 za lipiec 2019 r. przedsiębiorca z tytułu nabycia przedmiotowych ulotek odliczy podatek naliczony w wysokości 23 zł.

Podatek należny

Przez dostawę towarów, stosownie do art. 7 ust. 2 ustawy o PIT, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:
1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
2) wszelkie inne darowizny
‒ jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.
Organy podatkowe przyjmują, że nieodpłatne przekazanie materiałów reklamowych i informacyjnych (np. ulotek reklamowych i informacyjnych) nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT z uwagi na to, iż nie posiadają one wartości konsumpcyjnej/użytkowej dla kontrahentów (zob. interpretacja indywidualna dyrektora IS w Bydgoszczy z 29 listopada 2013 r., nr ITPP1/443-893/13/IK; interpretacja indywidualna dyrektora IS w Warszawie z 18 listopada 2013 r., nr IPPP1/443-842/13-4/AS). Zatem w związku z nieodpłatnym przekazaniem potencjalnym klientom tych ulotek reklamowych nie powstanie po stronie przedsiębiorcy obowiązek wykazania podatku należnego. ©℗
Rozliczenie zakupu i nieodpłatnego przekazania ulotek* ©℗
1. Jaki podatek
PIT
Przychody: nie wystąpią
Koszt uzyskania przychodu: 100 zł
Zaliczka na PIT: nie wystąpi
Obowiązki płatnika: nie wystąpią
VAT
Podatek należny: nie wystąpi
Podatek naliczony: 23 zł
2. W jakiej deklaracji wykazać podatek
PIT
Nie ma obowiązku składać deklaracji zaliczkowej, przedsiębiorca powinien jednak uwzględnić koszty uzyskania przychodów z tytułu zakupów tych ulotek (tj. 100 zł) przy obliczeniu zaliczki na PIT za lipiec 2019 r., a po zakończeniu roku podatkowego uwzględnić je w PIT-36L.
VAT
W deklaracji VAT-7 wykazujemy w części dotyczącej pozostałych nabyć: wartość nabycia netto (tj. 100 zł) oraz podatek naliczony (tj. 23 zł)
3. Termin złożenia deklaracji
PIT-36L: do 30 kwietnia 2020 r.
VAT-7 i JPK_VAT: do 26 sierpnia 2019 r. (25 sierpnia to niedziela)
* W schemacie rozliczenia pominięte zostały inne zdarzenia/czynności.
Podstawa prawna
Art. 15, art. 19a ust. 1 i 8, art. 86 ust. 1, art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a, art. 86 ust. 10b pkt 1, art. 86 ust. 11 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.).
Art. 7 ust. 2, art. 22 ust. 4, art. 22 ust. 6b, art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.).