Obecne regulacje nie pozostawiają wątpliwości, w którym momencie klienci powinni otrzymać takie dokumenty. Szkopuł w tym, że w praktyce dla podatników spełnienie nowych wymogów może być uciążliwe bądź wręcz niemożliwe.
Z początkiem maja weszły w życie przepisy nowego rozporządzenia ministra finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 816). W uzasadnieniu do jego projektu wskazano m.in., że w nowym rozporządzeniu co do zasady powtórzono i przeniesiono z poprzedniego rozporządzenia przepisy definiujące czynności, jakie wykonują podatnicy prowadzący ewidencje za pomocą kas rejestrujących, doprecyzowując reguły wystawiania i wydawania paragonu. Należy jednak stwierdzić, że w tym przypadku doprecyzowanie należy uznać za eufemizm. O ile bowiem uprzednio minister finansów żądał jedynie, by podatnik dokonujący fiskalizacji sprzedaży w kasie wydał paragon nabywcy bez żądania, o tyle obecnie oczekiwania wobec sprzedawcy są znacznie dalej idące. W obecym stanie prawnym podatnik ma nie tylko wystawić i wydać paragon bez żądania klienta, lecz także musi uczynić to w ściśle określonym terminie. Prawodawca rozróżnia przy tym dwa stany faktyczne:
  • zapłata po dokonaniu sprzedaży,
  • zapłata przed wykonaniem świadczenia.
W pierwszym przypadku paragon musi być wydany nabywcy (konsumentowi, rolnikowi ryczałtowemu) już podczas dokonywania sprzedaży, nie później jednak niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności (wyjątkiem jest sprzedaż za pomocą automatów samoobsługowych, którą tutaj pominiemy). Mogłoby się wydawać, że taki model postępowania nie powinien przysparzać podatnikom większych trudności, gdyby nie to, że życie pokazuje, iż jest całkiem inaczej. Wystarczy wejść do pierwszego lepszego sklepu, by stwierdzić, że zmodyfikowane od 1 maja 2019 r. przepisy nie wpłynęły na praktykę podatników.
W przypadku sprzedaży gotówkowej nic prostszego niż zarejestrować sprzedaż w kasie, a następnie przyjąć zapłatę. Co prawda, w większości przypadków kasy z szufladą na pieniądze mają standardowo ustawioną funkcjonalność, w ramach której szuflada wysuwa się po wydrukowaniu paragonu, jednak sprzedawcy czekają z zatwierdzeniem paragonu na moment, w którym nabywca przekaże im zapłatę. Dlaczego tak robią? Chcą uniknąć sytuacji, że nabiją sprzedaż na kasę i okaże się, że klient nie ma pieniędzy. Oczywiście jest formalne rozwiązanie w postaci odnotowania zwrotu zakupionego towaru w prowadzonej odrębnie, poza kasą, ewidencji – ale niewątpliwie nie jest to wygodne rozwiązanie (zwłaszcza gdy za niedoszłym nabywcą stoi kolejka zniecierpliwionych klientów). Dlatego właśnie cały czas powszechna jest praktyka: najpierw pieniądze na ladę, a następnie paragon. Jeszcze częściej jest to stosowane w przypadku usług (np. sprzedaż biletu do kina). Oczywiście od 1 maja 2019 r. działanie takie jest niezgodne z przepisami.

Płatność kartą

Sprawa zdaje się komplikować, gdy nabywca postanowił zapłacić kartą kredytową/debetową/płatniczą lub np. telefonem. Standardem jest najpierw płatność i jej akceptacja (przy większych kwotach potwierdzenie PIN) przez nabywcę, a dopiero po jej skutecznej realizacji zatwierdza i drukuje się paragon.
Jeżeli zapoznamy się z instrukcjami obsługi dotychczasowych kas rejestrujących, które przecież cały czas mogą być stosowane, to odnajdziemy opis standardowej funkcjonalności właściwej dla kasy z włączoną obsługą terminala płatniczego: „(…) kasa komunikuje się z terminalem i po dokonaniu przez niego autoryzacji płatności zakańcza paragon”. To oznacza, że przy takim ustawieniu kasy operator nie ma możliwości w łatwy sposób (o ile w ogóle istnieje taka możliwość, jeżeli chce korzystać z automatycznej komunikacji pomiędzy kasą a terminalem) wypełnienia żądania prawodawcy i wydania paragonu nie później niż z momentem otrzymania zapłaty. Jeżeli bowiem przyjmiemy, że przy płatności kartą cena jest uregulowana w momencie autoryzacji płatności (a z całą pewnością tak jest z punktu widzenia kupującego), to de facto w obecnym stanie prawnym konsument może stwierdzić, że nie zaakceptuje wprowadzonego PIN, jeżeli nie otrzyma (najpóźniej w tym momencie) paragonu. Sytuacja może okazać się patowa, jeżeli sprzedawca stwierdzi, że przy tej formie płatności jego kasa nie wystawi paragonu przed autoryzacją.
Oczywiście podatnicy mają tutaj jeszcze dodatkowy argument, zbliżony do braku pieniędzy przy płatności gotówką: a co, gdy autoryzacja płatności się nie powiedzie, np. ze względu na brak środków, błędny PIN, problemy z internetem. I tym razem do sprzedawców nie trafiają argumenty, że przecież mają ewidencję zwrotów czy ewidencję błędów (faktycznie to można by było się zastanowić, która z nich jest właściwa w takiej sytuacji).
Życie pokazuje, że przepis swoje, a praktyka swoje. Jest jednak bardzo istotny problem. O tym, że naruszenie przepisów o wydawaniu paragonów może kosztować, przekonał się już niejeden sprzedawca, którego na jakimś uchybieniu złapały lotne brygady z urzędów skarbowych. Można sobie wyobrazić sytuację (a może już taka się zdarzyła), w której sprzedawca wstrzymujący się z wydaniem paragonu do momentu autoryzacji płatności kartą i wydający go już po zakończeniu transakcji i otrzymaniu zapłaty, czyli po terminie, zobaczy legitymację i usłyszy propozycję 500 zł mandatu (swoją drogą rodzi to pytanie, komu należy się kara: przeszkolonemu sprzedawcy czy jego przełożonemu, który zapewnił mu sprzęt sprzężony z terminalem w sposób uniemożliwiający prawidłową fiskalizację).

Zapłata przed transakcją

Problem z momentem wydania paragonu mogą mieć również podatnicy, którzy otrzymują zapłatę przed transakcją. W szczególności chodzi o zapłaty za pośrednictwem poczty, spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, banku, czyli przelewem lub kartą. Ci sprzedawcy muszą wystawić i wydać paragon niezwłocznie po uznaniu wpłaty na ich rachunku. Określenie „niezwłocznie” daje pewne możliwości, ale w praktyce mogą być wątpliwości, co to oznacza. Sęk w tym, że prawodawca zastrzegł, iż ma to być nie później niż przed końcem miesiąca otrzymania zapłaty (gdyby wcześniej była sama sprzedaż – to nie później niż z jej momentem).
Oznacza to, że nawet jeżeli przemilczymy problem przekazania paragonu do końca miesiąca przy sprzedaży na odległość, to wystąpić może inna nieciekawa okoliczność: uznanie środków na rachunku podatnika w ostatnim dniu miesiąca po zakończeniu przez niego pracy (np. podatnik pracuje do 17.00, a ostatnie księgowanie banku jest o 18.00). W tej sytuacji podatnik nie ma faktycznej możliwości wypełnienia zaleceń prawodawcy.