Elektronicznego dokumentu zakwestionowanego przez Krajowy Rejestr Sądowy z powodu błędów w strukturze nie sposób poprawić. Przepisy nie przewidują takiej sytuacji. Zdaniem ekspertów konieczna jest pilna nowelizacja ustawy.
Wprowadzając obowiązkowe sprawozdania w formie elektronicznej, nie przemyślano wszystkich konsekwencji. Skutki braku pomyślunku poniosą zaś przedsiębiorcy. O co chodzi? Zdarzają się przypadki, gdy zatwierdzone przez uprawniony organ spółki sprawozdanie finansowe jest odrzucane w systemie elektronicznym z powodu błędów w strukturze. Nie zawsze jest to wina osoby przygotowującej sprawozdanie. W normalnej sytuacji przedsiębiorca po prostu przesłałby poprawioną wersję. Tyle że przepisy o rachunkowości nie przewidują takiej możliwości. Przyjmuje się, że sprawozdania w ogóle nie ma.
– A za niezłożenie go w terminie zarządowi grozi odpowiedzialność karna. W skrajnych przypadkach do dwóch lat pozbawienia wolności – spostrzega mec. Mateusz Medyński. – I przygotowanie nowego, poprawionego sprawozdania przed taką odpowiedzialnością nie chroni. Będzie to bowiem zupełnie nowe sprawozdanie i sporządzone w późniejszej dacie. Najczęściej już po upływie terminu na przekazanie dokumentu organom państwa – dodaje.
Spółki w takiej sytuacji będą zapewne rozważać, czy nie zwołać raz jeszcze zwyczajnego zgromadzenia wspólników i nie zatwierdzić sprawozdania ponownie, ale już w wersji bez błędów. Kłopot polega jednak na tym, że więcej niż jedno zwyczajne zgromadzenie mogłoby zostać uznane za niedopuszczalne. Musiałoby ono być nadzwyczajne, ale takie z kolei nie może zatwierdzać sprawozdania. Nie ma bowiem do tego uprawnień – takie przysługują tylko zgromadzeniu zwyczajnemu. Koło się więc zamyka – sytuacja jest patowa.
Agata Wysoczyńska, radca prawny w kancelarii BCLA Bisiorek, Cieśliński i Wspólnicy, uważa, że konieczna wydaje się nowelizacja ustawy o rachunkowości, dająca możliwość korekty sprawozdań finansowych błędnych jedynie pod względem struktury logicznej.
Także Bartosz Sierakowski, radca prawny w kancelarii Zimmerman i Wspólnicy, przyznaje, że dziś dobrego rozwiązania, poza sprawdzeniem dokumentu przed wysłaniem, nie ma.
O wskazówki, jak postępować mają przedsiębiorcy, poprosiliśmy Ministerstwo Finansów. Do czasu zamknięcia numeru odpowiedzi nie otrzymaliśmy.
Wraz z nowymi przepisami o składaniu sprawozdań finansowych w formie elektronicznej pojawiły się nowe wyzwania oraz ujawniły poważne luki w ustawie. Nowe wyzwania związane są ze składaniem zatwierdzonego sprawozdania do KRS, a konkretnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych. W praktyce zdarzają się przypadki, że takie zatwierdzone już przez zgromadzenie sprawozdanie finansowe jest przez system odrzucane jako posiadające błędy strukturalne. Bez ich usunięcia nie można złożyć dokumentu – wersja elektroniczna jest bowiem obecnie jedyną formą składania sprawozdań. Zatem powstaje sytuacja, w której sprawozdanie istnieje, jest zatwierdzone, ale pozostaje niedopuszczone do złożenia. Czyli de facto jest nie złożone. Za niezłożenie sprawozdania w terminie zarządowi grozi zaś odpowiedzialność karna (w skrajnych przypadkach maksymalnie do dwóch lat pozbawienia wolności). Rzecz w tym, że w żadnej ustawie nie przewidziano takiej sytuacji. Zatem wiele osób zadaje sobie pytanie: co wtedy robić? Okazuje się, że nie ma dobrego rozwiązania, niezależnie od podjętych kroków sytuacja zawsze okazuje się patowa.
Autor: Patryk Słowik
KRS odrzucił zatwierdzone sprawozdanie? Sytuacja jest patowa

pat 1: poprawki? tak, ale za kolejny rok

Najprostszym rozwiązaniem byłoby poprawienie sprawozdania tak, aby spełniało warunki systemu elektronicznego. I tu pojawia się pierwszy problem. Jest nim art. 54 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.; dalej: u.r.), który nie dopuszcza poprawek w zatwierdzonym sprawozdaniu. W takim wypadku błędy wykryte w danym sprawozdaniu raportować powinno się w sprawozdaniu za okres, kiedy błędy te wykryto (art. 54 ust. 2 u.r.). Czyli, jeżeli musimy poprawić zatwierdzone sprawozdanie za 2018 r., to możemy to zrobić dopiero w sprawozdaniu za 2019 r. (czyli w 2020 r.). Efekt? Ponieważ system nie przyjmie naszego sprawozdania za 2018 r. bez poprawek, nie możemy złożyć w ogóle sprawozdania za 2018 r. w roku bieżącym i narażamy zarząd na odpowiedzialność karną, a firmę na odpowiedzialność cywilną. Przepisy więc wymagają pilnej poprawki, grozi nam bowiem paraliż systemu.
Teraz tylko elektronicznie i w określonej strukturze
Od 1 października 2018 r. weszły w życie przepisy zobowiązujące podmioty, które prowadzą księgi rachunkowe, do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci struktury logicznej oraz w formacie udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego są zobowiązane do sporządzania i wysyłania sprawozdań drogą elektroniczną, przez Repozytorium Dokumentów Finansowych. Składanie dokumentów w formie papierowej nie jest już możliwe. W praktyce zatem wiele podmiotów właśnie teraz po raz pierwszy w formie elektronicznej składa sprawozdania finansowe za 2018 r.

pat 2: skorygowanie wymagałoby ponownego głosowania

Niestety nie jest to jedyny problem. Przyjmijmy na chwilę, że ustawa o rachunkowości dopuszcza poprawki do zatwierdzonego sprawozdania (albo że uznajemy, iż ignorujemy ten zakaz). Rzecz w tym, że jeśli poprawimy dokument, to oznaczałoby, iż owo poprawione sprawozdanie musielibyśmy ponownie zatwierdzić. Bez zatwierdzenia poprawek nowe sprawozdanie musiałoby zostać złożone jako niezatwierdzone i tak zostałoby opisane w KRS (jednocześnie wzbudzając zastrzeżenia co do wiarygodności spółki, tylko podmioty z poważnymi problemami wewnętrznymi nie są bowiem w stanie zatwierdzać swoich sprawozdań).

pat 3: dwa zwyczajne to za dużo. a nadzwyczajne nie ma kompetencji

Przyjmijmy jednak, że poprawki postanowiliśmy zatwierdzić. Może tego dokonać tylko zwyczajne zgromadzenie wspólników lub zwyczajne zgromadzenie akcjonariuszy. A takie już się odbyło (ktoś musiał wszak pierwotne sprawozdanie zatwierdzić). Z teorii prawa handlowego wiemy, że zwyczajne zgromadzenie jest wyjątkowym zdarzeniem i występuje tylko raz w roku. Choć nie wynika to wprost z ustawy, więcej niż jedno zwyczajne zgromadzenie wspólników mogłoby zostać uznane za niedopuszczalne. Skoro nie moglibyśmy zwołać ponownego zwyczajnego zgromadzenia, musiałoby ono być zgromadzeniem nadzwyczajnym (typy zgromadzeń są tylko dwa). A kodeks spółek handlowych wprost zakazuje podejmowania uchwał właściwych dla zwyczajnego zgromadzenia (w tym zatwierdzenia sprawozdań) na innym zgromadzeniu niż tylko zwyczajnym. Jeżeli więc drugie zgromadzenie uznane zostanie za nadzwyczajne, to automatycznie nie będziemy na nim mogli zatwierdzić poprawek do sprawozdania finansowego, bo do tego władne jest tylko zgromadzenie zwyczajne. I znów zatem sytuacja jest patowa!

pat 4: co zatwierdzone, nie do anulowania

Idąc więc dalej (niestety to nie koniec problemów), załóżmy, że jednak udało nam się zwołać drugie już tego roku zwyczajne zgromadzenie i głosujemy nad poprawkami do zatwierdzonego już sprawozdania finansowego. Co wówczas dzieje się z poprzednim sprawozdaniem (także zatwierdzonym)? Czy wygasa automatycznie? A może musimy je anulować w treści nowej uchwały? Teoretycznie możliwe jest uchylenie treści poprzedniej uchwały w nowej uchwale, więc moglibyśmy uchylić zatwierdzone sprawozdanie w uchwale zatwierdzającej poprawki do tegoż sprawozdania, ale jednocześnie ustawa mówi o finalności zatwierdzenia sprawozdań. W teorii zatwierdzenie sprawozdania jest raz na zawsze, inaczej ani zatwierdzenie, ani zgłoszenie do rejestru przedsiębiorców sprawozdania nie miałoby sensu – w każdej chwili moglibyśmy przecież wszystko anulować. Ustawa o rachunkowości mówi wprost, że poprawki do sprawozdania muszą być zdarzeniem wyjątkowym, a nawet już naniesione nie wpływają na treść pierwotnego sprawozdania, rejestrowane są bowiem dopiero w kolejnym sprawozdaniu. Gdybyśmy mogli dowolnie zmieniać sprawozdania już zatwierdzone, rachunkowość jako taka byłaby niewiarygodna.

pat 5: drugie zgromadzenie może otworzyć puszkę pandory

Skoro już zabrnęliśmy tak daleko, zróbmy kolejny krok. Powiedzmy, że odbyliśmy drugie zwyczajne zgromadzenie i wolno nam uchylić pierwotnie zatwierdzone sprawozdanie, wprowadzić poprawki i zatwierdzić dopiero to nowe poprawione sprawozdanie. Co się stanie, jeżeli w wyniku poprawek część wspólników lub akcjonariuszy, którzy pierwotne sprawozdanie akceptowali i głosowali za jego zatwierdzeniem, zmieniła zdanie i głosuje przeciw? Czy jeżeli w wyniku drugiego głosowania nie uzyskaliśmy wymaganej większości do zatwierdzenia, to pierwotne sprawozdanie (już zatwierdzone, ale z błędami uniemożliwiającymi złożenie go do KRS) pozostaje w mocy? W takiej sytuacji zarząd powinien chyba zgłosić nowe sprawozdanie jako sprawozdanie niezatwierdzone. Wówczas będziemy mieli sytuację, że w KRS znajdzie się nowe sprawozdanie niezatwierdzone, choć spółka w tym samym czasie dysponować będzie pierwszym, prawidłowo zatwierdzonym sprawozdaniem (którego jednak w KRS nie będzie można umieścić). Sprawozdanie niezatwierdzone stanie się ważniejsze od zatwierdzonego z całkowitym brakiem poszanowania dla instytucji zatwierdzania sprawozdań (bo po cóż zatwierdzać cokolwiek, skoro to nie ma znaczenia?). W ten sposób również głos wspólników czy akcjonariuszy zostałby pominięty (akceptacja lub jej brak dla sprawozdania przez właścicieli spółki ma znaczenie dla oceny działań zarządu tej spółki, zatem głos ten jest kluczowy i nie może być pominięty).
Przyjmijmy jednak na chwilę (zrobiliśmy już na potrzeby niniejszego artykułu tyle założeń, że jeszcze jedno nie powinno zaszkodzić), że drugie zwyczajne zgromadzenie przyjęło nową treść poprawionego sprawozdania i uchwałę przegłosowano. Czy wówczas ci wspólnicy/akcjonariusze, którzy zagłosowali przeciw i zażądali zaprotokołowania sprzeciwu, mogą zaskarżyć całą nową uchwałę (a więc całe nowe sprawozdanie), czy tylko poprawki? Co w sytuacji, w której głosujący przeciw poprawionemu sprawozdaniu zagłosował za sprawozdaniem pierwotnym? Czy może zaskarżyć tylko poprawki? W końcu już raz wypowiedział się co do sprawozdania i zaakceptował je. Czy może podważyć uchwałę w części, w której już wyraził swój głos aprobujący, czy może należy traktować poprawione sprawozdanie jako nową całość i przyznać takiemu wspólnikowi/akcjonariuszowi prawo do zaskarżenia całej uchwały i całego poprawionego sprawozdania?

podsumowanie

Potrzebna (mądra) nowelizacja
Niestety wygląda na to, że obecne ustawy nie odpowiadają wiążąco na żadne z postawionych wyżej pytań. Ilu wypowie się na ten temat prawników, tyle usłyszymy stanowisk. Ustawodawca musi więc szybko poprawić przepisy, inaczej grozi nam zalew spółek bez zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Ale poprawki w ustawie trzeba będzie nanieść ze świadomością, że prawo jest systemem naczyń połączonych i nieprzemyślane zmiany w jednym akcie prawnym mogą wygenerować poważne problemy w pozostałych. W końcu nie bez powodu od wieków się podkreśla, że miarą wydajności procesu legislacyjnego nie jest liczba aktów prawnych przez ten proces generowanych, ale ich jakość. Warto jest wrócić do drobiazgowej analizy projektów ustaw, inaczej bowiem, wbrew najlepszym chęciom możemy wylać dziecko z kąpielą.
Autor: Mateusz Medyński

Agata Wysoczyńska radca prawny, BCLA Bisiorek, Cieśliński i Wspólnicy sp. k.
Można próbować jeszcze składać wniosek przez portal S24

W przypadku nieprzyjęcia dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych sugerowane jest ponowne złożenie sprawozdania finansowego przy pomocy pełnomocnika w formie elektronicznego wniosku przez portal S24 na stronie https://ekrs.ms.gov.pl. Wniosek taki podlega opłacie 140 zł, kierowany jest do właściwego Sądu Rejestrowego z wykorzystaniem formularza KRS-Z30 o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianki o złożeniu tych dokumentów. Po wydaniu przez Sąd Rejestrowy postanowienia o wpisie wzmianki o złożonym sprawozdaniu w dziale 3 rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego dokumenty powinny zostać przekazane przez sąd do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

W przypadku gdyby sąd oddalił wniosek spółki ze względu na błędy w strukturze logicznej, przedsiębiorcy staną przed dużym problemem. Stosownie do art. 54 ustawy o rachunkowości zmiana sprawozdania finansowego jest możliwa jedynie przed jego zatwierdzeniem. Zgodnie z art. 54 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jeżeli jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na sprawozdanie finansowe, po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, to ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała. Korekty błędów, które zostały wykryte po zatwierdzeniu sprawozdania, należy wprowadzić do ksiąg rachunkowych roku, w którym je ujawniono. Bez znaczenia pozostaje rodzaj błędu, czy jest on istotny, czy nieistotny. Przyjmując powyższą wykładnię za obowiązującą, podmiot, który popełnił błąd w strukturze logicznej sprawozdania, a następnie je zatwierdził, może zostać pozbawiony możliwości skutecznego złożenia sprawozdania finansowego do Sądu Rejestrowego oraz urzędu skarbowego. Ustawa jednak nie odnosi się bezpośrednio do błędów w strukturze logicznej sprawozdania finansowego, które nie mają wpływu na zapisy w księgach rachunkowych.

W przypadku spółek kapitałowych próba korekty sprawozdania finansowego, a następnie ponownego zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników lub zwyczajnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy w celu uchylenia uprzedniej uchwały w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego i przyjęcia uchwały w przedmiocie zatwierdzonego sprawozdania finansowego może narazić spółkę na powództwo o stwierdzenie nieważności uchwały. Z innej strony niezłożenie sprawozdania finansowego może skutkować wszczęciem postępowania przymuszającego przez Krajowy Rejestr Sądowy oraz nałożeniem na podmiot grzywny. Niezłożenie sprawozdania finansowego wyczerpuje również znamiona art. 79 ust. 4 ustawy o rachunkowości i jest zagrożone karą grzywny lub ograniczenia wolności.

W związku z wprowadzeniem nowego systemu składania sprawozdań konieczna wydaje się nowelizacja ustawy o rachunkowości, dająca możliwość korekty sprawozdań finansowych, błędnych jedynie pod względem struktury logicznej. Podmiotom, które nie zatwierdziły jeszcze sprawozdań finansowych, należy zasugerować, żeby przed zatwierdzeniem sprawozdania sprawdziły poprawność struktury logicznej sprawozdania na portalu https://ekrs.ms.gov.pl.

Dobrego rozwiązania nie widać

Bartosz Sierakowski radca prawny, Zimmerman i Wspólnicy sp. k.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe podmiotów wpisanych do KRS sporządza się w strukturze logicznej oraz w formacie udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Oznacza to, że dokument niespełniający tych wymogów po prostu sprawozdaniem finansowym w rozumieniu ustawy nie będzie. Co za tym idzie – osoby odpowiadające w spółce za sporządzenie i przygotowanie sprawozdania w przypadku uchybienia powyższym regułom będą ponosiły odpowiedzialność, jakby sprawozdania nie przygotowały. A przypomnijmy, że zgodnie z ustawą o rachunkowości, kto nie sporządza sprawozdania finansowego lub nie składa takiego sprawozdania w KRS, ponosi odpowiedzialność karną.

Zasadniczo dobrego rozwiązania nie widać. Zanim więc poddamy sprawozdanie pod głosowanie organu zatwierdzającego, sprawdźmy, czy na pewno zostało sporządzone w prawidłowej strukturze logicznej. Jeśli bowiem zatwierdzimy sprawozdanie, które okaże się w istocie nie być sprawozdaniem, zajdzie konieczność przygotowania prawidłowego dokumentu i jego ponownego zatwierdzenia. Pamiętać jednak musimy o tym, że ustawa nie przewiduje procedury poprawiania sprawozdania. W istocie będzie więc to nowe sprawozdania opatrzone datą bieżącą, czyli de facto sporządzone już po terminie wynikającym z ustawy o rachunkowości, gdyż ten co do zasady upływa 31 marca (w przypadku spółek, których rok obrotowy kończy się 31 grudnia).

Inną kwestią są ewentualne błędy systemu, który nie przepuszcza prawidłowo sporządzonych sprawozdań finansowych. W takim wypadku oczywiście o żadnej odpowiedzialności księgowych czy kierownika jednostki mowy być nie może. To bowiem na organach władzy publicznej ciąży obowiązek zapewnienia bezbłędnej struktury logicznej sprawozdania oraz prawidłowego funkcjonowania e-KRS.