Resort pracy idzie w sukurs pracodawcom i po konsultacjach z inspekcją pracy ostatecznie przyjmuje elastyczne podejście co do form prowadzenia dokumentacji. Uznaje mianowicie, że nie tylko poszczególne jej rodzaje mogą mieć różne postacie, ale nawet poszczególne dokumenty w ramach danej części. To bardzo dobre wiadomości dla firm, ale w ślad za nimi pojawiają się też kolejne wątpliwości w praktyce.
Robert Lisicki dyrektor departamentu pracy, Konfederacja Lewiatan / DGP
Od 1 stycznia 2019 r. dokumentację pracowniczą można prowadzić w dwóch postaciach – tradycyjnej (papierowej) oraz nowej – elektronicznej – przy czym, zgodnie z art. 9411 kodeksu pracy (k.p.), dokumentacja elektroniczna jest równoważna dokumentacji papierowej. Zaś zgodnie z art. 94 pkt 9a k.p. pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Użyty w tym przepisie spójnik „lub” wywołał jednak ogromną dyskusję wśród ekspertów, którzy podzielili się w ocenie, czy cała dokumentacja powinna mieć jedną postać, czy też można ją prowadzić częściowo w różnych postaciach (zob. „Prawo pozwala na mieszany system prowadzenia dokumentacji pracowniczej”, KiP z 28 lutego 2019 r., DGP nr 42; „Wpadka z „lub” w dokumentacji pracowniczej. Nie wiadomo jak przechowywać część dokumentów”, DGP z 17 stycznia 2019 r., DGP nr 12).

Pięć części

W nowym rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369; dalej jako rozporządzenie) dokumentację pracowniczą można podzielić na pięć części:
1. akta osobowe,
2. dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy,
3. dokumentację dotyczącą urlopów wypoczynkowych,
4. listy (karty) wynagrodzeń,
5. dokumentację bhp z zakresu przydziałów odzieży/obuwia roboczego czy środków ochrony indywidualnej.
W nawiązaniu do powyższego podziału można zająć co najmniej trzy różne stanowiska w odniesieniu do postaci dokumentacji:
  • według poglądu najbardziej rygorystycznego cała dokumentacja powinna mieć jedną postać, a więc wszystkie jej części pracodawca prowadzi albo elektronicznie, albo w postaci papierowej,
  • według poglądu pośredniego taka sama postać powinna dotyczyć ogółu dokumentów wchodzących w skład jednego rodzaju dokumentacji, a więc tu dopuszczalne byłoby, aby np. akta osobowe były papierowe, a inne rodzaje dokumentacji elektroniczne,
  • według poglądu najbardziej liberalnego forma może być mieszana również w ramach danej części dokumentacji, a wymóg jednolitej postaci dotyczy tylko poszczególnych dokumentów wchodzących w jej skład.
Podgląd pierwszy w praktyce byłby nie do przyjęcia, jeśli popatrzymy na jego konsekwencje rynkowe. Otóż prowadzenie całości dokumentacji pracowniczej w jednej formie cofnęłoby bowiem pracodawców do XX wieku, gdyż żadna firma nie byłaby w stanie prowadzić całości dokumentacji elektronicznie. Dlaczego? Po prostu żaden system teleinformatyczny nie spełnia jeszcze w pełni wymagań informatycznych narzuconych przez nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, a to oznacza, że całość dokumentacji powinna być prowadzona papierowo. Również w obszarach, które od lat były prowadzone elektronicznie, jak np. listy płac czy urlopy wypoczynkowe. Poza tym zeskanowanie czasem tysięcy akt osobowych byłoby także ogromnym przedsięwzięciem logistycznym. Tak więc skutek byłby dokładnie odwrotny od celu ustawy. Najbardziej rozsądne wydawałoby się zatem stanowisko pośrednie, wiążące postać dokumentacji z jej rodzajem. A więc np. cała dokumentacja urlopowa jest elektroniczna, a dokumentacja ewidencji czasu pracy papierowa. – Najkorzystniejsze dla pracodawców jest stanowisko trzecie, co dotyczy zwłaszcza dokumentacji z obszaru ewidencji czasu pracy, która w praktyce jest mieszana, gdyż dla części dokumentów przepisy kodeksu pracy narzucają formę pisemną, a więc nie da się jej ominąć i prowadzić dokumentacji wyłącznie elektroniczne. Powstało jednak pytanie, czy w takiej sytuacji możemy stwierdzić, że jest zachowana zasada integralności przechowywania dokumentacji?

Stanowisko MRPiPS

W powyższą dyskusję włączyła się Konfederacja Lewiatan, która skierowała pismo z pytaniami do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. A to stwierdziło, że „(…) przy zachowaniu powyższych wymogów ustawowych możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej bądź odwrotnie”. [stanowisko]
Stanowisko MRPiPS z 8 lutego 2019 r., DPR.I. 4102.4.2019.KJ
(fragment odpowiedzi dla Konfederacji Lewiatan)
pytanie: Jak daleko pracodawcy mogą posunąć się w różnicowaniu postaci poszczególnych części dokumentacji pracowniczej?
odpowiedź: „(…) Odnosząc się do kwestii prowadzenia dokumentacji pracowniczej w dwóch postaciach jednocześnie, tj. częściowo w postaci papierowej i częściowo elektronicznej, oraz zakresu takiego zróżnicowania, należy wyjaśnić, iż przepisy Kodeksu pracy nie regulują tego wprost. Wskazują jedynie, iż obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność oraz dostępność (art. 94 pkt 9a i 9b k.p.). Wydaje się zatem, iż przy zachowaniu powyższych wymogów ustawowych możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej bądź odwrotnie. Dodatkowo, zgodnie z opinią Głównego Inspektora Pracy (podzielaną przez Departament), z punktu widzenia działalności kontrolnej inspektorów pracy można przyjąć, iż także w ramach dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, część z tych dokumentów (np. ewidencja czasu pracy) może być prowadzona w postaci elektronicznej, a pozostała część (np. wnioski i zgody z § 6 pkt 1 ww. rozporządzenia) w postaci papierowej.”.

Konsekwencje w praktyce

Przyjęte stanowisko jest bardzo korzystne dla pracodawców, a przy tym ważne jest, że zostało ono uzgodnione pomiędzy Głównym Inspektoratem Pracy i resortem pracy, co wynika wprost z jego treści. Zatem ci pracodawcy, którzy prowadzą dokumentację z obszaru ewidencjonowania czasu pracy częściowo elektronicznie, a częściowo w postaci papierowej (a tak jest w praktyce najczęściej), nie muszą obawiać się kontroli PIP i jej efektów. [przykład]

przykład

Ewidencja i wnioski
Pracodawca posiada system do zarządzania czasem pracy, w którym prowadzona jest w postaci elektronicznej ewidencja czasu pracy. Ze względu na wymóg pisemności wynikający z kodeksu pracy wnioski o odbiory czasu wolnego za godziny nadliczbowe oraz o wyjścia prywatne są składane i przechowywane w postaci papierowej. Stanowisko resortu pozwala zachować taki stan i nie trzeba skanować dokumentów papierowych lub drukować dokumentów elektronicznych, aby całość dokumentacji była przechowywana w jednej postaci. ©℗
Dzięki takiemu stanowisku pracodawcy mają w praktyce możliwość zdecydowania, czy chcą zlikwidować w całości dokumentację papierową, gdyż wtedy mogą zeskanować do formatu PDF wnioski pracowników złożone papierowo (o odbiory czasu wolnego za godziny nadliczbowe oraz o wyjścia prywatne) i przechowywać je wyłącznie elektronicznie. Z drugiej strony nie mają jednak takiego obowiązku i mogą wnioski przechowywać nadal w postaci papierowej.
Przyjęte stanowisko skłania jednak do zadania kolejnych pytań, gdyż w swojej odpowiedzi do Konfederacji Lewiatan resort pracy nie wskazał jasno, jaka jest zasada podziału dokumentacji z punktu widzenia formy jej prowadzenia. Wątpliwości nie budzi, że różne rodzaje dokumentacji nie muszą mieć jednolitej formy. Pytanie brzmi jednak, jak bardzo „w dół” możemy zejść, czyli czy dany rodzaj dokumentu musi już mieć zawsze jedną formę, czy tutaj także może zdarzyć się wyjątek? Wyjaśnień ze strony ministerstwa wymagają jeszcze co najmniej dwa kolejne pytania dotyczące innych rodzajów dokumentacji (redakcja DGP wystąpiła już do resortu pracy z prośbą o ich przekazanie):
1. Czy listy płac mogą być prowadzone elektronicznie, a wnioski o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych mogą być przechowywane w postaci papierowej?
2. Czy wszystkie wnioski urlopowe muszą mieć jedną formę? Czy wnioski o urlopy na żądanie mogą być składane elektronicznie mimo istnienia wymogu pisemnego wniosku urlopowego i przechowywania dokumentacji urlopowej w postaci papierowej?
Warto tu podkreślić, że podobnie jak przy dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, tak również w przypadku dokumentacji urlopowej prowadzenie jej elektronicznie nie wykluczy w 100 proc. papierowych wniosków urlopowych. Te pojawią się najczęściej w sytuacji, gdy z urlopu korzysta pracownica bezpośrednio po urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim. W takich sytuacjach najczęściej wnioski są składane w postaci papierowej, gdyż pracownica nie ma dostępu do aplikacji elektronicznej, w której mogłaby złożyć takie pismo. W praktyce więc pojawia się pytanie, czy takie wnioski wysłane pocztą tradycyjną muszą być skanowane i dołączane do systemu w postaci elektronicznej, czy też mogą być przechowywane w postaci papierowej? Oczywistym jest przy tym, że pracodawca może je zeskanować, aby nie przechowywać dokumentacji w postaci papierowej, ale pytanie brzmi, czy ma taki obowiązek?
Niestety zeskanowanie dokumentu i przechowywanie go elektronicznie wcale nie jest łatwym zabiegiem, gdyż skan musi być podpisany certyfikowanym podpisem elektronicznym i dołączony do systemu teleinformatycznego. Ponadto trzeba już na tym etapie stworzyć plik xml z metadanymi do takiego dokumentu, gdyż inaczej – w przypadku wyszukiwania dokumentacji po metadanych – system go nie odnajdzie. Z punktu widzenia systemu teleinformatycznego skan PDF to zdjęcie, a więc dokument nie do wyszukania po numerze pracownika czy PESEL. W przypadku wielu pracodawców, a szczególnie w małych firmach, może to odstraszyć od całkowitej elektronizacji i wbrew pozorom może się okazać, że łatwiej będzie przechowywać wnioski pracowników w segregatorach niż elektronicznie. ©℗

opinia dla dgp

To wyjście naprzeciw praktycznym rozwiązaniom

Wdrożenie nowych przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej stanowi wyzwanie dla pracodawców, dlatego warto od początku wypracować przejrzyste wytyczne postępowania. W kontekście nowych regulacji dla pracodawców, poza kwestiami przejściowymi czy zmianą okresów przechowywania dokumentacji, duże znaczenie ma możliwość zróżnicowania sposobu prowadzenia i przechowywania poszczególnych części dokumentacji.
Z prowadzonych z naszymi członkami rozmów wynikało, iż kluczowa była kwestia zróżnicowania postaci prowadzenia dokumentów dotyczących czasu pracy. W praktyce sprowadzałoby się to do prowadzenia ewidencji czasu pracy w postaci elektronicznej, a pozostałych dokumentów z zakresu czasu pracy (wnioski pracowników, zgody itd.) w postaci papierowej. Cieszy zatem podejście resortu pracy, który dopuścił możliwość takiego rozwiązania. Taka interpretacja wychodzi naprzeciw praktycznym rozwiązaniom. Pracodawcy muszą mieć jednak świadomość, iż jest ona uwarunkowana koniecznością spełnienia kilku warunków, tj. zachowania integralności i kompletności całej dokumentacji, kontrolowania okresu jej przechowywania oraz spełnienia szczególnych wymogów dotyczących samej postaci elektronicznej.