Wirtualni księgowi. Zarządzanie finansami w firmie na nowych zasadach

Dobra znajomość prawa i doświadczenie w księgowości to za mało, by sprostać wyzwaniom jakie stawia przed firmami rzeczywistość. Blockchain, big data, kryptowaluty czy sztuczna inteligencja to pojęcia, które już dziś definiują nową jakość księgowości. Wraz z upływem czasu, postępem technologicznym i kolejnymi reformami podatkowymi zmieniają się oczekiwania firm wobec księgowych. Nie chodzi już wyłącznie o wiedzę z zakresu rachunkowości. „Przeprowadziliśmy badania rynkowe, które pokazały nam, że z jednej strony przedsiębiorcy oczekują wiedzy i wsparcia od swoich księgowych. Darzą ich ogromnym zaufaniem a ich relacja często wykracza poza zwykłe wykonywanie usług"- mówi Piotr Teodorczyk, Dyrektor Departamentu Klienta Firmowego w mBanku. Księgowi, którzy dziś sprawnie obsługują firmy, już teraz muszą przygotować się na zmiany. Rachunkowość behawioralna, blockchain, big data, kryptowaluty, sztuczna inteligencja – to wcale nie są pojęcia z przyszłości, ale elementy, które już dziś konstytuują otoczenie księgowego. Kluczem do sukcesu jest wpisanie księgowości w erę cyfrową i dostosowanie się do wymogów, jakie ta stawia przed firmami. Oto największe wyzwania dla księgowych i przedsiębiorców.

Oszczędność czasu i wydajność

Gwarantem skuteczności księgowych jest dziś digitalizacja i zdalny dostęp do danych. W taki trend wpisuje się m.in. inteligentne skanowanie faktur, automatycznie wprowadzające ważne dane z FV do systemu księgowego dostęp on-line do archiwum dokumentów oraz podgląd procesów księgowych w każdym momencie. W trosce o wydajność firmy popularność zyskuje także outsourcing księgowości. Dotychczas głównie najmniejsze podmioty decydowały się na outsourcing, w ostatnich 2 latach coraz częściej można zauważyć tendencję do outsourcingu usług księgowych w firmach średnich – 50-200 pracowników. Firmy te pozostawiają w strukturach 1-2 księgowych, które znają specyfikę firmy i dbają o przepływ informacji, jednak procesy księgowe odbywają się na zewnątrz.

Wirtualni księgowi

W dobie płatności mobilnych i e-dokumentów trudno jest sobie wyobrazić, by księgowość została na papierze. Cyfryzacja dotyka nie tylko załatwiania prywatnych spraw, ale także relacji na linii firma – administracja publiczna. Takie usprawnienie m.in. procesów księgowych rodzi konieczność zagwarantowania bezpieczeństwa gromadzonych danych. Ataki hackerskie stają się coraz bardziej zaawansowane, częste i niebezpieczne. Zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa ma szansę stać się wkrótce ważnym aspektem wyboru dostawcy usług księgowych. Nowe wyzwania rodzi także wykorzystywanie technologii typu AI w księgowości. Ta pozwala uwolnić się od czasochłonnych, powtarzalnych zadań księgowym. Na popularności zyskują też chatboty księgowe, o których wkrótce będzie można powiedzieć „wirtualni księgowi”.

Sprostać nowym oczekiwaniom

To główne wyzwanie dla księgowych. W erze cyfryzacji i automatyzacji procesów księgowych nie liczy się wyłącznie biegła znajomość prawa podatkowego. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez MBank i CashDirector S.A, 68 proc. ankietowanych wymaga od swoich księgowych proponowania i wdrażania innowacyjnych rozwiązań w prowadzonej działalności. Główne obawy przedsiębiorców skupione są wokół tempa zmian legislacyjnych. Jak wynika z badania, firmy narzekają też na papierologię i ograniczony dostęp do potrzebnych danych. Wobec powyższych potrzeb przedsiębiorców firmy stawiają na jasne warunki współpracy z księgowymi. Ich relacje mogą stanowić podwalinę ekosystemu firmy. W wielu przypadkach też księgowa pełni rolę mentora. To ona prowadzi finanse firmy i wie o nich o wiele więcej niż właściciel, który z ulgą „rzuca” jej papiery na biurko i zapomina o rozliczeniach. Bez względu na zakres obowiązków i rodzaj ustalonej relacji, księgowi zawsze będą musieli trzymać rękę na pulsie. To do nich należy zarządzanie finansami firmy, śledzenie zmian w prawie i dbałość o otoczenie przedsiębiorstwa, co wiąże się z ponad przeciętnym zaufaniem.