Nasza jednostka nie może sobie pozwolić na czasowe oddelegowanie pracowników do sporządzenia spisu z natury zapasów. Dlatego chcemy wynająć inną firmę. Czy wtedy ona ponosi odpowiedzialność za ten spis, czy nadal kierownik?
Przeprowadzanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury przez podmiot zewnętrzny (outsourcing) jest oczywiście dopuszczalne. Jednak kierownik jednostki nie może skutecznie przekazać odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury. Ta forma inwentaryzacji wymaga bowiem podjęcia stosownych decyzji, do których upoważniony jest wyłącznie kierownik, m.in. powołania komisji, ustalenia daty spisu, wyznaczenia osób przeprowadzających spis, przygotowania terenu objętego spisem, zapewnienia obecności przy spisie osób odpowiedzialnych za poszczególne składniki aktywów. Odpowiedzialność za inwentaryzację drogą spisu jest doprecyzowana w art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Ponadto, jak wskazuje stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji, jednostka zlecająca ma nadzorować przebieg spisu, aby się upewnić co do rzetelności wyników, oraz dokonać odbioru wyników spisu.
Najpierw jednak trzeba podpisać umowę o przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury. Powinna ona określać co najmniej wymagania co do jej zakresu, przedmiotu, daty spisu, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, sposobu prezentacji wyników spisu (rodzaje dokumentów). Zakres tej umowy może obejmować cały zakres inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, w tym: przygotowanie jednostki do spisu (np. wskazanie sposobu uporządkowania zapasów, przygotowanie części dokumentacji lub jej wzorów, wydzielenie i oznaczenie pól spisowych), przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Umowa może też być ograniczona wyłącznie do czynności spisowych wraz z udokumentowaniem wyników spisu.
Jeżeli zleconą podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe zleceniodawcy, to należy zapewnić, aby osoby wykonujące czynności spisowe (członkowie zespołów spisowych) nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych zleceniodawcy, a w szczególności, aby nie miały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).
