Jak ująć fakturę otrzymaną na przełomie roku w ewidencji księgowej i sprawozdawczości jednostki budżetowej? Odpowiadamy na najważniejsze pytania z zakresu rachunkowości.
Dziennik Gazeta Prawna
Jednostka budżetowa otrzymała fakturę wystawioną w styczniu 2018 r. na łączną kwotę 738 zł brutto, obejmującą:
a) rozmowy telefoniczne zrealizowane w grudniu 2017 r. na kwotę brutto 492 zł,
Reklama
b) abonament za styczeń 2018 r. na kwotę brutto 246 zł.
Czy otrzymaną fakturę należy ująć w księgach rachunkowych jednostki roku 2017 czy roku 2018? W księgach którego roku faktura ta będzie stanowiła zobowiązanie? Jednostka odlicza VAT. W księgach którego roku należy ująć VAT określony fakturą?

Reklama
Artykuł 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości stanowi, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Ponadto obowiązek taki wynika również z postanowień art. 6 ust. 1 cytowanej ustawy, zgodnie z którym jednostka jest zobowiązana ująć w księgach rachunkowych wszystkie przypadające na rzecz jednostki przychody, jak i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami.
Oznacza to, że koszt rozmów telefonicznych zrealizowanych w 2017 r. powinien być ujęty w księgach rachunkowych jednostki roku 2017 jako koszty i zobowiązanie, natomiast obciążenie za abonament telefoniczny dotyczący stycznia roku 2018 powinien być ujęty w księgach rachunkowych roku 2018.
Odnośnie do VAT naliczonego w fakturze, należy wskazać, że prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadku usług wskazanych w pytaniu, w myśl postanowień art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, przysługuje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. W przypadku gdy podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminie określonym powyżej, może on obniżyć kwotę tego podatku w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Stąd też rozliczenie podatku naliczonego powinno nastąpić w księgach rachunkowych roku 2018.
Ujęcie praktyczne ewidencji księgowej faktury wskazanej w pytaniu przedstawia schemat.
Ujęcie zobowiązań wnikających z faktury opisanej w pytaniu powinno być wykazane w rocznym sprawozdaniu RB 28s w części dotyczącej kosztów roku 2017, tj. w kwocie 400 zł, jak i w sprawozdaniu finansowym jednostki (bilansie). Powyższe znajduje potwierdzenie w przepisach dotyczących sporządzania sprawozdań budżetowych, a mianowicie w rozporządzeniu ministra finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej obowiązującym do 31 grudnia 2017 r. Zasady sporządzania sprawozdań budżetowych dla jednostek samorządu terytorialnego do 31 grudnia 2017 r. określa „Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego” stanowiąca załącznik nr 39 do rozporządzenia. Zgodnie z postanowieniami par. 9 ust. 5 instrukcji jednostki budżetowe, gminy, miasta na prawach powiatu, powiaty i samorządy województw oraz związki jednostek samorządu terytorialnego sporządzają sprawozdania jednostkowe z wykonania planu wydatków budżetowych za styczeń, luty, kwiecień, maj, lipiec, sierpień, październik, listopad oraz grudzień jedynie w zakresie wydatków planowanych i wykonanych. Natomiast sprawozdania kwartalne i roczne z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki sporządzają w pełnym zakresie informacji określonych w tym sprawozdaniu, tj. obejmującym również dane o zobowiązaniach.
SCHEMAT
Ewidencja w księgach rachunkowych 2017 roku...
Dziennik Gazeta Prawna
Objaśnienia:
1. PK – ujęcie kosztu zrealizowanych w 2017 r. rozmów telefonicznych kwota 400 zł: strona Wn konta 402 – Usługi obce (analityka: par. 436), strona Ma konta 300 – Rozliczenie zakupu.
...i 2018 roku
Objaśnienia:
1) Faktura z tytułu usług telekomunikacyjnych
a) zaksięgowanie kosztów dotyczących roku 2018 – 200 zł: strona Wn konta 402 – Usługi obce (analityka: par. 436), strona Ma konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;
b) rozliczenie kosztów dotyczących roku 2017 – 400 zł: strona Wn konta 300 – Rozliczenie zakupu, strona Ma konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;
c) zaksięgowanie podatku naliczonego – 138 zł: strona Wn konta 225 – Rozrachunki z budżetami, strona Ma konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395).
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.).
Rozporządzenie ministra finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1015).
Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 760).
Rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911).
● W grudniu 2017 r. zgodnie z ustalonym terminem płatności jednostka uregulowała na podstawie faktury zobowiązanie z tytułu zużycia energii elektrycznej w kwocie 2460 zł brutto. Pod koniec grudnia jednostka otrzymała od tego samego wystawcy fakturę korygującą na kwotę (–) 123 zł brutto. Należność powstała z tego tytułu została zwrócona na rachunek bankowy jednostki dopiero w styczniu 2018 r. W związku z tym zwrot środków zgodnie z obowiązującą w jednostce polityką rachunkowości zostanie zaliczony na dochody. Jak należy zatem ująć w księgach opisane operacje? Jednostka nie dokonuje obniżenia podatku należnego o podatek naliczony.
Otrzymana przez jednostkę faktura korygująca stanowi zmniejszenie uprzednio poniesionych przez jednostkę kosztów. Zgodnie z postanowieniami rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. zmniejszenia uprzednio zarachowanych kosztów dokonuje się na podstawie dokumentów korygujących koszty (np. faktur korygujących) po stronie Ma odpowiedniego konta zespołu 4.
W niniejszym przypadku właściwym kontem będzie konto 401 – Zużycie materiałów i energii, które służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów i energii na cele działalności podstawowej, pomocniczej i ogólnego zarządu.
Jak powinny przebiegać zapisy księgowe dotyczące otrzymanej faktury z tytułu zużycia energii, jej zapłaty, a następnie faktury korygującej i zwrotu środków z niej wynikających, przedstawiono poniżej, z uwzględnieniem okresów, w których występowały opisane operacje.
Księgowanie w 2017 roku...
1. Faktura z tytułu zużycia energii elektrycznej – 2460 zł: strona Wn konta 401 – Zużycie materiałów i energii (analityka: par. 426), strona Ma konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.
2. Zapłata za fakturę z pkt 1 – 2460 zł: strona Wn konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków (analityka: par. 470).
3. Faktura korygująca zużycie energii elektrycznej – (–) 123 zł: strona Wn konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 401 – Zużycie materiałów i energii (analityka: par. 426).
...i w 2018 roku
1. Wpływ na rachunek dochodów jednostki środków stanowiących należność wynikającą z faktury korygującej dotyczącej kosztów roku 2017 – 123 zł: strona Wn konta 130 – Rachunek bieżący jednostki – subkonto dochodów (analityka: par. 094), strona Ma konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 760).
Rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911).
● Przygotowuję (jestem skarbnikiem) projekt uchwały w sprawie pomocy finansowej dla zakładu opieki zdrowotnej (spółka z o.o.) na podstawie art. 220 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. W budżecie są też zarezerwowane środki. Chodzi o program profilaktyki zdrowotnej. Jak ująć taki wydatek według klasyfikacji budżetowej?
Błędne jest założenie gminy, aby podejmować uchwałę w sprawie udzielenia pomocy finansowej dla zakładu opieki zdrowotnej działającego w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Pozostaje to bowiem w sprzeczności z istotą regulacji ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Na szczególną uwagę zasługuje tu art. 220 ust. 1, gdzie ustawodawca postanowił, że z budżetu jednostki samorządu terytorialnego może być udzielona innym jednostkom samorządu terytorialnego pomoc finansowa w formie dotacji celowej lub pomoc rzeczowa. Podstawą udzielenia pomocy, o której mowa w ust. 1, jest umowa. Zatem z brzmienia ww. przepisu wynika, że pomoc finansowa może być udzielona, z tym zastrzeżeniem, iż nie może być przeznaczona dla podmiotu niebędącego jednostką samorządu terytorialnego. W konsekwencji spółka z o.o. nie może otrzymać pomocy finansowej na podstawie takiej uchwały.
Brak możliwości przekazania pomocy finansowej w oparciu o ww. art. 220 ust. 1 nie oznacza braku możliwości przekazania środków finansowych wspomnianej spółce w innym trybie. Mianowicie rada gminy powinna uwzględnić takie środki w ramach wydatków wynikających wprost z budżetu, a nie poprzez uchwałę o udzieleniu pomocy finansowej. Podobne stanowisko jest prezentowane w orzecznictwie regionalnych izb obrachunkowych (por. np. uchwałę Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu z 13 stycznia 2016 r., nr 1/52/2016). Z kolei materialnoprawną podstawą przekazania dotacji może być art. 114 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 115 ust. 3 ustawy z 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 160 ze zm.). Wskazane regulacje umożliwiają bowiem przekazanie środków w ramach dotacji dla zakładu opieki zdrowotnej na jego określone zadania, wynikające z przepisów tam wskazanych.
Jeśli chodzi o klasyfikację budżetową, to konieczne jest odniesienie się do rozporządzenia ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Z zawartych tam regulacji wynika, że ww. środki finansowe powinny być klasyfikowane w dziale 851 (Ochrona zdrowia), rozdziale 85149 (Programy polityki zdrowotnej), paragrafie 2830 – Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji pozostałym jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych. Oznacza to, że środki, o których mowa w zapytaniu gminy, powinny być klasyfikowane według tych założeń.
Korelacja ww. regulacji prawnych prowadzi do wniosku, że istnieją podstawy prawne do przekazania środków pieniężnych dla niepublicznego zakładu opieki zdrowotnej. Jednak gmina nie może tego uczynić przez uchwałę o pomocy finansowej, ale przez ujęcie wydatku bezpośrednio w budżecie gminy.
Podstawa prawna
Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2077).
Rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.).