Od 1 stycznia 2009 r. organy podatkowe mają obowiązek zawiadamiania przedsiębiorców o planowanej kontroli. Może ona zostać wszczęta po upływie siedmiu dni od daty doręczenia zawiadomienia. Przedsiębiorca ma więc czas, żeby dobrze się do niej przygotować.
Ostatnia nowelizacja Ordynacji podatkowej zmieniła przepisy dotyczące przeprowadzania kontroli podatkowej u przedsiębiorców. Obecnie organy podatkowe mają obowiązek zawiadomienia podatnika o zamiarze wszczęcia u niego kontroli podatkowej. Kontrolę przeprowadza się nie wcześniej niż po upływie siedmiu dni i nie później niż przed upływem 30 dni od daty doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Jeśli organ zechce przeprowadzić kontrolę przed upływem siedmiu dni od daty doręczenia zawiadomienia, musi uzyskać na to zgodę kontrolowanego. Natomiast jeśli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od daty doręczenie zawiadomienia, konieczne jest ponowne zawiadomienie podatnika.

Kontrola bez zawiadomienia

W niektórych przypadkach zawiadomienie o wszczęciu kontroli nie jest konieczne. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy kontrola: ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe, dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego, dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych, dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej, a także gdy ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury.

Miejsca kontroli

Kontrola podatkowa może być prowadzona w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia, a w przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności - kontrola może być prowadzona przez osiem godzin dziennie. Jeśli przedsiębiorca prowadzi lub przechowuje księgi podatkowe poza siedzibą firmy, to na żądanie kontrolującego musi zapewnić dostęp do nich w swojej siedzibie, ale gdyby utrudniło to prowadzenie bieżącej działalności, kontrolowany powinien udostępnić je w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania. Kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być - za zgodą kontrolowanego - przeprowadzane w siedzibie organu podatkowego, jeżeli usprawni to prowadzenie kontroli lub kontrolowany zrezygnował z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych.

Więcej niż jeden upoważniony

Podatnicy mogą, w formie pisemnej, wyznaczyć osobę fizyczną lub kilka osób fizycznych, które będą upoważnione do reprezentowania ich w zakresie kontroli podatkowej. Przyjmuje się, że osoba wyznaczona jest uprawniona do działania w zakresie odbioru zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, wyrażenia zgody, odbioru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli podatkowej, zakończenia kontroli podatkowej, złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz wszystkich czynności kontrolnych. W razie nieobecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej kontrola podatkowa może być wszczęta po okazaniu legitymacji służbowej pracownikowi kontrolowanego lub innej osobie wykonującej czynności na rzecz kontrolowanego w miejscu wszczęcia kontroli.

Zakończenie czynności

Kontrola podatkowa powinna zostać zakończona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu. O każdym przypadku niezakończenia kontroli w tym terminie kontrolujący musi zawiadomić podatnika, podając przyczyny przedłużenia terminu zakończenia kontroli i wskazując nowy termin jej zakończenia. Dokumenty dotyczące czynności kontrolnych dokonanych po upływie tego terminu nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym, chyba że został wskazany nowy termin zakończenia kontroli.

Protokół po kontroli

Przebieg kontroli dokumentuje się w protokole. Stan faktyczny może być ponadto utrwalony za pomocą aparatury rejestrującej obraz i dźwięk lub na informatycznych nośnikach danych. Protokół jest sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz kontrolujący doręcza kontrolowanemu. Jeśli przedsiębiorca nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe. Kontrolujący ma obowiązek rozpatrzyć zastrzeżenia i w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania zawiadomić podatnika o sposobie ich załatwienia, wskazując w szczególności, które zastrzeżenia nie zostały uwzględnione, wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym. Jeśli w przewidzianym terminie przedsiębiorca nie złoży wyjaśnień lub zastrzeżeń, przyjmuje się, że nie kwestionuje ustaleń kontroli. Kontrola zostaje zakończona w dniu doręczenia protokołu kontroli.
Jeżeli w toku kontroli podatkowej ujawniono nieprawidłowości, kontrolowany ma obowiązek zawiadomienia organu podatkowego o każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu sześciu miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej. Jeśli nie dopełni tego obowiązku, postanowienie o wszczęciu postępowania podatkowego uznaje się za doręczone pod adresem, pod który doręczono protokół kontroli.
ZAWIADOMIENIE NA SPECJALNYM DRUKU
Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej powinno nastąpić na specjalnym druku ZAW-K i zawierać:
• oznaczenie organu,
• datę i miejsce wystawienia,
• oznaczenie kontrolowanego,
• wskazanie zakresu kontroli,
• pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji,
• podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.
Termin odwołania
14 dni
Podatnik, który nie zgadza się z ustaleniami pokontrolnymi, ma 14 dni na przedstawienie zastrzeżeń