Obowiązkowy KSeF już w 2026 roku. Co się zmieni i jak zdobyć potrzebne kompetencje?

Czym jest KSeF?

Przez lata przedsiębiorcy wystawiali faktury przede wszystkim w formie papierowej lub jako pliki PDF generowane w programach księgowych czy systemach sprzedażowych. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów odbywały się lokalnie – w segregatorach, na dyskach komputerów lub w chmurze. Każda firma organizowała obieg faktur na własny sposób, co prowadziło do dużej różnorodności formatów, ryzyka zagubienia dokumentów, powielania plików, a także błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych do systemów księgowych. Dotychczasowy model, choć powszechny, był podatny na pomyłki i czasochłonny, zwłaszcza w przypadku firm obsługujących duże wolumeny dokumentów.

Teraz wszystko ma się zmienić. Już wkrótce w życie wejdzie obowiązek fakturowania poprzez KSeF, dzięki czemu proces zostanie ujednolicony.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolska platforma służąca do wystawiania, wysyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML. Faktury wystawione w KSeF otrzymują unikalny identyfikator (tzw. KSeF-ID), a moment ich wystawienia i doręczenia jest rejestrowany przez system – nie jest to więc już data wpisana ręcznie w polu „data wystawienia”, ale data nadania numeru przez KSeF. Po wysłaniu faktury do systemu wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), natomiast odbiorca może pobrać dokument bezpośrednio z KSeF, bez konieczności dodatkowego przesyłania go e-mailem czy w postaci papierowej.

Nowy standard fakturowania

Wejście w życie KSeF oznacza zmianę modelu obiegu dokumentów. Dotychczas faktury powstawały w programach księgowych lub sprzedażowych, były zapisywane lokalnie lub w chmurze, a następnie przekazywane klientom w formacie PDF lub na papierze.

Po wdrożeniu KSeF cały proces wystawienia i doręczenia faktury przenosi się do centralnej bazy. Wszystkie faktury objęte systemem będą wystawiane w ujednoliconej strukturze XML. Dokumenty będą przechowywane w centralnej bazie Ministerstwa Finansów – bez obowiązku lokalnej archiwizacji przez podatnika przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę.

Co zyskają przedsiębiorcy dzięki KSeF?

Wdrożenie KSeF to nie tylko nowy obowiązek, ale też konkretne korzyści:

• skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni dla podatników spełniających warunki, w tym wystawiających faktury sprzedaży wyłącznie w KSeF,
• zwolnienie z obowiązku lokalnego przechowywania faktur w określonych okresach – ciężar archiwizacji przejmuje administracja skarbowa,
• automatyzacja procesów fakturowania i mniejsza liczba błędów dzięki ustrukturyzowanym wymogom,
• szybszy dostęp księgowego do faktur klientów i lepsza kontrola nad kompletnością dokumentów.

W praktyce oznacza to poprawę płynności finansowej firm, ale tylko pod warunkiem, że są one przygotowane organizacyjnie i technologicznie do pracy w systemie.

KSeF stanie się obowiązkowy już w 2026 roku

Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF zostało rozłożone w czasie. Przewidziano dwuetapowe wdrożenie systemu:

• od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.

Docelowo KSeF ma być powszechnym systemem e-fakturowania dla podatników mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski – zarówno dla czynnych podatników VAT, jak i przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT. Ustawa przewiduje katalog wyłączeń – m.in. część sprzedaży B2C, działalności bez stałego miejsca prowadzenia w Polsce czy operacje objęte procedurami specjalnymi.

Warto podkreślić, że obowiązek odbierania faktur z KSeF pojawi się wcześniej niż pełny obowiązek ich wystawiania – od 1 lutego 2026 r. niemal wszyscy podatnicy powinni być gotowi na odbiór faktur wystawianych w systemie przez większych kontrahentów (z wyłączeniami przewidzianymi w ustawie).

Jak się przygotować na KSeF?

W pierwszej kolejności należy przeszkolić osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur i prowadzenie ksiąg. W firmach jednoosobowych będzie to najczęściej sam przedsiębiorca, natomiast w większych firmach konieczne będzie objęcie szkoleniami całych zespołów księgowych, działów sprzedaży i administracji. Bez właściwego przygotowania trudno będzie uniknąć błędów, zwłaszcza że faktur wystawionych w KSeF nie można usuwać, a błędny dokument można jedynie skorygować.

Drugim krokiem jest zapewnienie właściwego dostępu do systemu. W kolejnym etapie przedsiębiorca powinien przetestować swoje oprogramowanie księgowe i potwierdzić, że jest ono dostosowane do nowych wymogów.

Kursy, które ułatwią przejście na KSeF

Krajowa Izba Księgowych, która od lat szkoli księgowych i specjalistów finansowych, przygotowała dwa kompleksowe kursy poświęcone KSeF.

Pierwszy z kursów, Specjalista ds. KSeF dla biur rachunkowych, jest przeznaczony dla biur, które będą obsługiwać system w imieniu wielu klientów. Program obejmuje podstawy prawne KSeF, zasady poprawności faktur ustrukturyzowanych, nadawanie uprawnień w imieniu klientów, pracę w aplikacjach Ministerstwa Finansów, zasady działania trybów awaryjnych i offline, kwestie bezpieczeństwa i archiwizacji oraz automatyzację procesów biurowych.

Drugi kurs, KSeF 2.0, został opracowany z myślą o przedsiębiorcach oraz osobach odpowiedzialnych za procesy finansowo-księgowe w firmach. Uczestnicy poznają podstawy prawne systemu, techniczne aspekty integracji, a także zasady bezpieczeństwa informacji oraz odpowiedzialności podatkowej w pracy z e-dokumentami. Ważnym elementem są też zagadnienia dotyczące automatyzacji i wykorzystania danych z KSeF w procesach firmowych, co pozwala traktować system nie tylko jako obowiązek, lecz również jako szansę na rozwój organizacji.

Nowoczesne kształcenie w Krajowej Izbie Księgowych

Krajowa Izba Księgowych to instytucja z wieloletnim doświadczeniem w prowadzeniu kursów z obszaru księgowości, finansów i HR. Kursy odbywają się w formule online. Uczestnicy otrzymują całodobowy dostęp do nowoczesnej platformy e-learningowej, co pozwala realizować kurs w dogodnym czasie i tempie, bez konieczności dopasowywania się do sztywnego harmonogramu.

Materiały dydaktyczne opracowywane są przez specjalistów. Kursanci uczą się nie tylko przepisów, lecz przede wszystkim tego, jak je wdrożyć w codziennej pracy, jak zaplanować poszczególne procesy w firmie czy biurze i jak unikać błędów, które w KSeF mogą prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych. Po ukończeniu kursu wydawana jest odpowiednia dokumentacja zgodna z wymogami MEiN, potwierdzająca uzyskane kompetencje.

Przygotowanie do KSeF to podstawa

KSeF wprowadzi jednolity standard fakturowania, który zmieni sposób pracy zarówno przedsiębiorców, jak i księgowych. Kluczem do sprawnego wdrożenia jest odpowiednio wczesne podjęcie działań, przeszkolenie osób odpowiedzialnych za fakturowanie i zadbanie o techniczną integrację systemu.

Kursy oferowane przez Krajową Izbę Księgowych to praktyczne wsparcie w tym procesie, które może znacząco ułatwić wejście w nową rzeczywistość e-fakturowania, zanim stanie się ono obowiązkiem dla wszystkich podatników.