Historia udowadnia, że każda rewolucja technologiczna pociąga za sobą zmianę rytmu pracy. Jeszcze sto lat temu standardem było wykonywanie obowiązków sześć dni w tygodniu, po kilkanaście godzin dziennie. Dopiero Henry Ford, wprowadzając pięciodniowy tydzień pracy w latach 20. XX wieku, pokazał, że krótszy czas aktywności może iść w parze ze wzrostem wydajności. Dziś, gdy tempo codzienności nie zwalnia, a oczekiwania wobec kariery się zmieniają, technologia i nowe regulacje dają nam szansę na większą efektywność i lepszy balans między życiem zawodowym a prywatnym.

– Aby to jednak było możliwe, trzeba na KSeF spojrzeć nie jak na kolejne narzędzie administracyjne, ale źródło danych, które może stać się fundamentem cyfrowej transformacji branży księgowej. Jeśli nauczymy się z tego źródła czerpać pełnymi garściami, Krajowy System e-Faktur stanie się nie tylko obowiązkiem wobec państwa, ale też realnym wsparciem w codziennej pracy – podkreśla Edyta Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta SaldeoSMART.

Dzięki ujednoliconemu formatowi faktur i centralnej bazie dokumentów w KSeF zniknie konieczność ręcznego przepisywania danych, czy czekania na dostarczenie dokumentów od klientów. Wszystkie faktury będą dostępne w czasie rzeczywistym, co pozwoli księgowym szybciej analizować dane i przygotowywać raporty, a także ograniczy ryzyko błędów. Uporządkowane, ustrukturyzowane dane staną się też punktem wyjścia do szerszego wykorzystania sztucznej inteligencji.

– Traktując KSeF jako źródło danych, otwieramy drogę narzędziom wspieranym przez AI do zautomatyzowania procesów dekretacji i rozliczeń, bieżącej analizy informacji oraz usprawnienia codziennej obsługi klientów. Połączenie centralnego systemu i sztucznej inteligencji może stać się katalizatorem zmian w branży. To też moment, w którym księgowi zyskują nową rolę: doradców, którzy potrafią z danych wyczytać więcej niż ktokolwiek inny w firmie – tłumaczy Edyta Wojtas.

Żeby technologia rzeczywiście odciążyła księgowych potrzebny jest jeszcze jeden element: dobrze ułożone procesy. W przypadku KSeF chodzi przede wszystkim o wystawianie faktur i pobieranie ich z rządowej platformy. Warto więc już teraz jasno określić, kto wystawia i akceptuje dokumenty, kto je wysyła do centralnego systemu, a później pobiera i weryfikuje

płatności. Takie uporządkowanie ról pozwala wyeliminować błędy, uniknąć dublowania zadań i zaplanować automatyzację tam, gdzie ma ona największy sens.

– Dobrze zaprojektowane procesy, wsparte odpowiednim oprogramowaniem, mogą przynieść realne efekty. Krótszy czas obsługi dokumentów, mniej błędów i większa przejrzystość pracy to nie tylko wskaźniki efektywności, ale także warunek odzyskania równowagi, o której w branży mówi się coraz częściej. Jeśli korzystanie z KSeF stanie się proste, szybkie i elastyczne, może nie tylko usprawnić księgowość, ale również skrócić tydzień pracy; otwierając przed księgowymi nowy rozdział zawodowej codzienności – podsumowuje Edyta Wojtas z SaldeoSMART.

Wielu z nas marzy o czterodniowym tygodniu pracy, choć niewielu wierzy, że to realne. Tymczasem coraz bardziej oczywiste staje się, że kierunek zmian wyznaczają: sztuczna inteligencja, automatyzacja i lepiej zaprojektowane procesy. KSeF to tylko jeden z elementów tej szerszej transformacji – wymuszający uporządkowanie działań i otwierający dyskusję o tym, jak możemy pracować sprawniej, a nie więcej