ERP, czyli cyfrowy fundament działalności każdej firmy

Systemy klasy ERP są wykorzystywane od kilkudziesięciu lat. To rozwiązania, które stały się już bardzo dojrzałe i przemyślane. SAP, lider na globalnym rynku w tym obszarze, pierwszy system SAP R/1 skoncentrowany na scentralizowanym systemie rachunkowości finansowej zaczął sprzedawać już w 1972 roku. W 2004 roku firma wprowadziła na rynek SAP ERP, czyli zintegrowany system do zarządzania procesami biznesowymi. To w praktyce oznacza, że wielu współczesnych menedżerów i pracowników spędziło całe swoje życie zawodowe, korzystając z systemów ERP. Było to i jest ich podstawowe środowisko pracy. A prawdopodobnie – tak będzie i w przyszłości.

System nerwowy przedsiębiorstwa

Andrzej Moskalik, członek zarządu All for One Poland, firmy specjalizującej się we wdrożeniach systemów SAP, twierdzi, że ERP jest dzisiaj systemem nerwowym przedsiębiorstwa. Nie jest to już tylko narzędzie księgowe. Rozwiązania ERP stały się cyfrowym fundamentem – zintegrowaną platformą, która zarządza, optymalizuje i monitoruje wszystkie kluczowe procesy w organizacji. W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym posiadanie zaawansowanego systemu ERP nie jest zatem opcją, lecz koniecznością warunkującą sprawność operacyjną i zdolność do szybkiego reagowania na zmiany.

Systemy ERP integrują kluczowe funkcje biznesowe, takie jak finanse, logistyka, produkcja, sprzedaż i zasoby ludzkie, w ramach jednej bazy danych oraz jednolitego interfejsu. I właśnie ta integracja tworzy fundamentalną wartość.

W praktyce bowiem system ERP zapewnia jedną, spójną wersję prawdy na temat działalności firmy, eliminując chaos informacyjny, powielanie danych i błędy wynikające z ręcznego przetwarzania. Dzięki niemu menedżer wie, ile naprawdę zarabia przedsiębiorstwo, albo komu sprzedaje najwięcej towarów i usług z najwyższą marżą. Księgowość posiada wiedzę, kto zalega z płatnościami i co się dzieje z każdą fakturą. Magazynier wysyła odpowiednie towary do klientów lub półfabrykaty do działu produkcyjnego, a handlowiec ma pod ręką historię wszystkich relacji z klientem, dla którego chce przygotować nową ofertę.

Nowoczesne systemy ERP niosą ze sobą optymalne wzorce procesów biznesowych, co już samo w sobie jest dużą i wymierną korzyścią. Ułatwiają też wprowadzanie innowacji. System taki jak S/4HANA firmy SAP jest projektowany w duchu clean core. Oznacza to, że wszelkie modyfikacje i rozszerzenia są budowane poza głównym kodem systemu. Chociaż ta zasada może być początkowo postrzegana jako ograniczenie, w istocie jest inwestycją w przyszłość. Filozofia clean core zapobiega bowiem nawarstwianiu się modyfikacji, które w przeszłości prowadziły do złożonych i kosztownych projektów migracyjnych. Umożliwia to bezproblemowe korzystanie z ciągłych aktualizacji i nowych technologii, w tym np. rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji.

Szczególna zaleta w polskiej rzeczywistości

W polskim środowisku biznesowym, charakteryzującym się częstymi zmianami prawnymi, krytyczna jest zdolność systemu ERP do szybkiej adaptacji, reakcji na zmieniające się regulacje. Zapewnienie automatycznej i terminowej zgodności z wymogami prawnymi (np. w obszarze HR, finansów i specyficznych regulacji branżowych) minimalizuje ryzyko kar, błędów i konieczności ręcznego dostosowywania procesów księgowych. Jest też ogromnym wsparciem dla działu finansów. To ważny element bezpieczeństwa prawnego firmy.

A jeśli już o tym ostatnim mowa: nowoczesny i dobry system ERP jest dla menedżerów – w tym dyrektorów finansowych i działów księgowości – gwarancją porządku, przejrzystości oraz właśnie szeroko rozumianego bezpieczeństwa. Tworzy bowiem centralne repozytorium najbardziej wrażliwych informacji finansowych, handlowych i personalnych.

– System ERP jest sercem naszej firmy. Dane, które zawiera, są niezwykle wrażliwe. Zabezpieczenie ich przed włamaniem, kradzieżą, zniszczeniem jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa – podkreśla Beata Niemiec-Siwek, menedżer ds. presales w All for One.

ERP zapewnia jednolity system kontroli dostępu do kluczowych informacji i optymalną ścieżkę audytu. Jest to niezbędne dla rzetelności sprawozdań finansowych i ochrony majątku firmy. Taki system jest jednym z najważniejszych elementów budujących cyberbezpieczeństwo firmy.

ERP w chmurze. Dodatkowe korzyści

Najnowsze systemy ERP oferowane są obecnie w modelu chmury publicznej. Oznacza to dodatkowe korzyści dla ich użytkowników. Łatwiej o wspomnianą już wcześniej aktualizację systemu związaną ze zmianą przepisów. Ale to tylko jedna z zalet.

Dla działów IT najważniejszą zmianą wynikającą z przejścia na chmurę jest uwolnienie od obciążenia związanego z utrzymaniem infrastruktury i zarządzaniem ciągłymi aktualizacjami. Beata Niemiec-Siwek podkreśla, że w modelu chmurowym odpowiedzialność za utrzymanie sprzętu, serwerowni, politykę bezpieczeństwa i personel o odpowiednich kompetencjach przechodzi na dostawcę. To radykalnie zmienia alokację zasobów w dziale IT.

– Większość średnich i dużych firm funkcjonuje zgodnie z zasadą, że 80 proc. nakładów IT idzie na utrzymanie aplikacji, a jedynie 20 proc. na rozwój – zwraca uwagę Andrzej Moskalik.

System ERP w chmurze to całkowicie zmienia.

– Przechodząc do chmury, dużą część tych zasobów, które grzęzną w kosztach utrzymania, jesteśmy w stanie przesunąć do działań rozwojowych – tłumaczy Andrzej Moskalik.

Z tym pośrednio łączy się również łatwiejsze zwalczanie w firmie długu technologicznego. W tradycyjnym modelu IT często odkłada się aktualizację systemów, ponieważ „nigdy nie ma dobrego momentu na to, żeby to robić”. W efekcie projekt aktualizacji sam w sobie staje się „bardzo dużym projektem”. W chmurze – zwłaszcza w modelu public cloud – aktualizacje są bieżące (np. co pół roku), co gwarantuje, że system jest zawsze zgodny z najnowszymi osiągnięciami technologicznymi.

Podsumowując, ERP to dzisiaj absolutny fundament działalności każdego rozwijającego się przedsiębiorstwa. Korzyści z jego stosowania są oczywiste i bezdyskusyjne. Bez ERP nowoczesny biznes nie może funkcjonować.

MK