Podatek od środków transportowych. Lokalne wyzwania dla ogólnopolskich firm

Jak większość obciążeń podatkowych w Polsce, również podatek od środków transportowych jest rozliczany na zasadzie samoobliczenia. Oznacza to, że na początku każdego roku podatnicy muszą dokonać szeregu ustaleń faktycznych i prawnych zmierzających do złożenia deklaracji i zapłaty podatku.

Jakie pojazdy podlegają opodatkowaniu?

W pierwszej kolejności należy zidentyfikować pojazdy, które podlegają opodatkowaniu. Są to nie tylko samochody ciężarowe, ale również ciągniki siodłowe i balastowe przystosowane do używania łącznie z naczepą lub przyczepą, przyczepy i naczepy (z wyjątkiem związanych wyłącznie z działalnością rolniczą prowadzoną przez podatnika podatku rolnego), a nawet autobusy. O tym, czy dany pojazd podlega opodatkowaniu, decyduje dodatkowo masa całkowita lub liczba siedzeń. Różne kategorie pojazdów używają innej metody wyznaczania masy dla potrzeb podatku (może to być masa całkowita pojazdu, masa całkowita zespołu pojazdów lub masa całkowita pojazdu wraz z pojazdem silnikowym). Należy również mieć na względzie przesłanki zwalniające dany pojazd z obowiązku podatkowego. Podatnik musi więc dysponować bardzo szczegółową informacją o każdym z pojazdów.

Podatnikami podatku od środków transportowych są właściciele i współwłaściciele pojazdów. Takiego stanu rzeczy nie zmienia oddanie środka transportowego do używania osobom trzecim na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. najmu lub leasingu).

Problem z ustaleniem stawki podatku

Kiedy wiadomo już, które pojazdy podlegają opodatkowaniu, podatnicy muszą obliczyć wysokość podatku. W ustawie wskazano tylko maksymalne stawki – ostateczna decyzja co do wysokości daniny należy do każdej z gmin. Stawki w każdej gminie mogą być więc różne. W dodatku różnią się one także w zależności od rodzaju środka transportowego i jego szczegółowych parametrów.

W związku z tym, ustalenie stawki podatku nie jest możliwe bez ustalenia właściwego organu podatkowego.

W sprawach podatku od środków transportowych organem pierwszej instancji właściwym rzeczowo jest wójt, burmistrz lub prezydent miasta. Miejscowo właściwy jest ten organ, na którego terenie znajduje się miejsce zamieszkania lub siedziba podatnika (w praktyce jest to również miejsce rejestracji pojazdu). Jeżeli podatnik posiada zakłady lub wydzielone jednostki organizacyjne, właściwy jest organ podatkowy, na terenie którego znajduje się zakład lub jednostka posiadająca środki transportowe podlegające opodatkowaniu. Firmy leasingowe lub transportowe, które rejestrują pojazdy na terenie całego kraju, muszą więc ustalić stawki podatku w obrębie wielu gmin.

Gminy ustalają stawki podatku w uchwałach, które musza zostać wydane do końca roku poprzedzającego dany rok podatkowy. Jednak w ciągu roku każda gmina może wydać kilka takich uchwał. Dla uzyskania pełnego obrazu sytuacji prawnej trzeba więc czasami przeanalizować więcej niż jeden akt prawa miejscowego.

Na tym nie kończy się praca analityczna. Ustawodawca pozostawia gminom dużą swobodę w kształtowaniu stawek podatku, wskazując tylko niezbędne minimalne parametry dla wybranych kategorii pojazdów. Gminy mogą różnicować stawki w oparciu o dodatkowe kryteria, jak np. fakt posiadania certyfikatu EURO, posiadanie katalizatora czy silnika na gaz bądź elektrycznego.

Szczegółowa deklaracja

Kiedy podatnik ustali już, które środki transportowe podlegają opodatkowaniu w każdej z gmin i według jakiej stawki, może przystąpić do wypełnienia deklaracji.
W deklaracji głównej należy wskazać informacje zbiorcze dla każdej kategorii pojazdów, czyli ilość pojazdów należących do wybranej kategorii, które podlegają opodatkowaniu w danej gminie oraz sumę podatku dla każdej z tych kategorii. Podczas przygotowywania deklaracji, po raz kolejny potrzebne są szczegółowe informacje o pojazdach, nie tylko te konieczne dla określenia stawki podatku. Informacje te należy zamieścić w załączniku do deklaracji.

Kalkulacja wysokości rat

Podatek od środków transportowych jest płatny w dwóch rocznych ratach. Ostatnim krokiem podczas przygotowania rocznych rozliczeń jest kalkulacja ich wysokości. W deklaracji rocznej należy zgłosić wszystkie środki transportowe, dla których obowiązek podatkowy powstał do 15 lutego danego roku. Jeżeli jednak w grupie pojazdów znajdą się takie, które nie podlegają opodatkowaniu od początku roku (np. dlatego, że podatnik nabył je po 1 stycznia), podatek należy obliczyć proporcjonalnie do ilości miesięcy, w których pojazdy będą używane.

Dla księgowych to nie koniec pracy

Jeżeli ilość lub stan pojazdów zmienił się po 15 lutego, podatnicy muszą korygować deklarację w ciągu 14 dni od dnia powstania lub wygaśnięcia obowiązku podatkowego w odniesieniu do danego środka transportowego. Obowiązek korygowania rozliczeń podatkowych może być spowodowany przez nabycie lub zbycie środka transportowego, a także dokonanie w pojazdach takich zmian, które wpływają na zmianę stawki podatku, powstanie obowiązku podatkowego lub jego wygaśnięcie. Jeśli dodać do tego jeszcze konieczność korygowania deklaracji z uwagi na błędy, przedłużenie okresu czasowego wycofania pojazdu z ruchu czy zmianę miejsca zamieszkania lub siedziby firmy, okazuje się, że ten z pozoru łatwy podatek stanowi utrapienie firm, które posiadają dużą flotę pojazdów. Warto zastanowić się więc nad jego automatyzacją, co może stanowić istotne wyzwanie, lecz znacząco zmniejsza pracochłonność jego obsługi.