Jeśli powyższy warunek nie jest spełniony, ewidencja jest wymagana. A gdy urząd skarbowy stwierdzi jej brak, może wymierzyć podatek w wysokości pięciokrotności stawek stosowanych normalnie (42,5 proc. zamiast 8,5 proc. lub 75 proc. zamiast 20 proc.).

Ewidencja jest niezbędna, jeśli mamy prawo i chcemy dokonywać w trakcie roku (a nie dopiero w ramach zeznania PIT-28) odliczeń od przychodu lub ryczałtu.

Ponieważ wpisów do ewidencji dokonujemy dopiero w momencie otrzymania przychodów z tytułu umowy, a przecież często zdarza się, że najemcy nie regulują należności w terminie, ewidencja może być dowodem potwierdzającym okoliczność, iż podatnik za dany okres nie zapłacił ryczałtu, ponieważ nie uzyskał przychodu.

Prowadzenie ewidencji nie jest skomplikowane. Zapisy w ewidencji są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, jednak nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

W przypadku osiągania przychodów z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze zapisów dokonuje się na podstawie dowodów potwierdzających faktyczne uzyskanie tych przychodów.

Wspólną ewidencję prowadzą: podatnicy wykonujący działalność w formie spółki, a także małżonkowie, między którymi istnieje wspólność majątkowa, osiągający przychody z najmu, o ile nie złożyli oświadczenia o opodatkowaniu całości przychodu przez jednego z nich.