Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT z podatku zwolnione są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Na co zwracać uwagę, stosując ten przepis?
Regulacja ta została dopełniona przez uchwałę 7 sędziów Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r. (sygn. akt II PZP 11/08), zgodnie z którą „odrębne przepisy” nie mają zastosowania do pracowników, którzy jako miejsce pracy mają wskazany określony obszar, w zakresie wyjazdów w ramach tego obszaru. Sąd uznał, że tego rodzaju wyjazdy nie są podróżą służbową, zatem zwrot kosztów w oparciu o powyższe przepisy nie jest należny. Naturalnym odruchem interpretacyjnym przy zestawieniu przepisu art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) oraz uchwały SN jest uznanie, że zwroty wydatków na rzecz pracowników mobilnych w zakresie wyjazdów w obszarze, na którym świadczą pracę, nie są zwolnione. Z takim podejściem można się spotkać w wielu interpretacjach organów podatkowych oraz wyrokach. Jednak jest ono błędne.
Aby dyskutować, czy określone zdarzenie jest objęte zwolnieniem, należy wpierw ustalić, czy jest ono w ogóle opodatkowane. Jeżeli dane zdarzenie nie jest objęte definicją przychodu, to przepisy szczególne, wyłączające określone świadczenia z opodatkowania, nie będą miały zastosowania. Jeżeli zatem zwrot wydatków nie jest przychodem, to nie będzie automatycznie podlegał opodatkowaniu tylko dlatego, że przepis wyłączający z PIT pokrewne świadczenia nie objął zwrotu tych wydatków.
Nasuwa się więc pytanie, czy zwrot wydatków na rzecz pracowników mobilnych, takich jak koszty podróży i noclegi, może być potraktowany jako przychód. Odpowiedź brzmi: nie. Pracownik ponosi te wydatki na rzecz pracodawcy. Sam nie odnosi z tego tytułu żadnej korzyści, gdyż nie jest na wakacjach, ale w pracy. Gdyby zwrot tych kosztów był przychodem, to należałoby opodatkować operatora koparki oddanej mu do używania przez pracodawcę, w zakresie korzyści, jaką osiągnął przez to, że nie musiał kopać łopatą.