Odliczenie ulg podatkowych to przywilej, z którego mogą korzystać podatnicy po spełnieniu pewnych, określonych ustawowo warunków. Te warunki to najczęściej odpowiednie dokumentowanie odliczeń. Co ważne, przepisy podatkowe powinny być interpretowane ściśle, zgodnie z zasadami wykładni językowej, a stosowanie analogii lub też wykładni rozszerzającej czy ścieśniającej jest niedopuszczalne. Na ten aspekt zwrócił uwagę m.in. NSA w wyroku z 9 czerwca 1999 r. (sygn. akt I SA/Lu 384/98; niepublikowany).

W przypadku gdy podatnik zgubi dokumentację niezbędną do odliczenia i nie odtworzy jej, poprzez np. otrzymanie duplikatów faktur, straci daną ulgę podatkową. Jeśli jednak podatnik skorzysta z odliczenia, a po złożeniu zeznania rocznego zorientuje się, że nie posiada dowodów potwierdzających prawo do ulgi powinien złożyć korektę zeznania podatkowego, w której nie uwzględni tego odliczenia. Podobnie jest przy zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów.

Takie zachowanie pozwoli uniknąć negatywnych konsekwencji dla podatnika, gdyby nieprawidłowości odkrył sam urząd skarbowy.

PRZYKŁAD: ZALICZENIE DO KOSZTÓW PODATKOWYCH

Spółka nabyła usługi doradcze od osoby fizycznej - podatnika VAT. Z tego tytułu usługodawca wystawił fakturę VAT, która zaginęła w spółce, jeszcze przed przekazaniem jej do osoby odpowiedzialnej za prowadzenie spraw księgowych i podatkowych. Czy jest możliwe zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku poniesionego na zakup usług doradczych w razie braku dokumentu faktury lub jej duplikatu?

Aby dany wydatek mógł być zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów, musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, a jego poniesienie musi zmierzać do osiągnięcia przychodów. Wydatek taki musi być właściwie udokumentowany. Zakup usług doradczych podlega ewidencji w księgach podmiotu gospodarczego na podstawie otrzymanej faktury VAT lub w razie jej braku - duplikatu. W przypadku zagubienia faktury VAT oraz niewystawienia przez sprzedawcę duplikatu faktury nie jest możliwe zaliczenie takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, albowiem nie jest spełniony warunek prawidłowego jego udokumentowania, w sposób przewidziany prawem.

Dokumenty trzeba zbierać...

W zależności od rodzaju odliczeń, z których chce skorzystać podatnik w zeznaniu rocznym, trzeba zbierać odpowiednią dokumentację. Warto wskazać tu kilka przykładów. Jako pierwszy podajmy ulgę internetową. Aby od dochodu odliczyć wydatki poniesione w roku podatkowym na internet, podatnik musi posiadać fakturę dokumentującą poniesienie tych wydatków. Faktura taka musi być wystawiona na imię i nazwisko podatnika. Bez faktury podatnik - nawet jeśli wydatki na sieć poniósł - nie pomniejszy swojego dochodu. W przypadku zgubienia faktur dokumentujących opłacanie internetu można wystąpić z prośbą do operatora o wystawienie duplikatów tych dokumentów. One również będą mogły stanowić podstawę do skorzystania z ulgi internetowej. Oczywiście odliczenie przy uldze internetowej jest limitowane do kwoty 760 zł rocznie.

Kolejnym przykładem ulgi, wymagającej posiadania dokumentacji, są darowizny. Można bowiem pomniejszyć swój dochód o kwotę przekazanej darowizny - choć nie więcej niż 6 proc. dochodu - gdy wysokość darowizny jest udokumentowana dowodem wpłaty na rachunek bankowy obdarowanego, a w przypadku darowizny innej niż pieniężna - dokumentem, z którego wynika wartość tej darowizny, przy czym w przypadku dawców krwi w dokumencie tym nie uwzględnia się wartości krwi, za którą dawca otrzymał ekwiwalent pieniężny, oraz oświadczeniem obdarowanego o jej przyjęciu.

Warto jeszcze wspomnieć o uldze rehabilitacyjnej. Z tego odliczenia mogą korzystać podatnicy będący osobami niepełnosprawnymi lub osoby, na utrzymaniu których pozostają osoby niepełnosprawne. Przepisy ustawy o PIT zawierają cały katalog wydatków rehabilitacyjnych, które można uwzględnić w zeznaniu rocznym. Jednak podatnicy, mający prawo do ulgi muszą posiadać przede wszystkim oświadczenie o niepełnosprawności. Odliczając od dochodu wydatki poniesione np. na sprzęt rehabilitacyjny, trzeba posiadać dowód, który potwierdzi wysokość poniesionego wydatku. Może to być np. faktura bądź rachunek. Podatnicy, którzy korzystają z odliczenia wydatków poniesionych na leki, muszą posiadać fakturę lub rachunek z apteki. Niektóre wydatki rehabilitacyjne nie wymagają dokumentowania. Będzie tak w przypadku m.in. ponoszenia wydatków na używanie samochodu osobowego dla potrzeb związanych z koniecznym przewozem na niezbędne zabiegi leczniczo-rehabilitacyjne. Odliczenie z tytułu używania samochodu jest limitowane do kwoty 2280 zł rocznie. Jednak fakt, że przepisy nie wymagają posiadania dokumentów potwierdzających ponoszenie przez podatnika wydatków na samochód nie oznacza, że fiskus nie zażąda przedstawienia pewnej dokumentacji. Organy podatkowe mogą bowiem poprosić podatnika o udowodnienie, że na niezbędne zabiegi rehabilitacyjne podatnik dojeżdżał. Co może być takim dowodem? Przykładowo karta zabiegowa z rehabilitacji bądź zaświadczenie lekarskie.

Brak wymaganej przepisami dokumentacji lub jej zagubienie spowoduje, że podatnik nie będzie miał prawa do skorzystania z danego odliczenia podatkowego.

PRZYKŁAD: OGLĘDZINY NIERUCHOMOŚCI PRZEZ URZĄD

Podatnik w zeznaniu rocznym za 2005 rok skorzystał z ulgi remontowej. Fiskus kontroluje teraz to zeznanie. Czy urząd ma prawo obejrzeć nieruchomość podatnika i sprawdzić, czy wydatki na cele remontowe na pewno poniósł?

Tak. Kontrolujący ma prawo wstępu na teren, do budynku lub lokalu mieszkalnego kontrolowanego w celu dokonania oględzin, jeżeli m.in. jest to niezbędne do zweryfikowania faktu poniesienia wydatków na cele mieszkaniowe uprawniających do skorzystania z ulg podatkowych. Jednak czynności organu podatkowego dokonywane są za zgodą kontrolowanego.

... i przechowywać...

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. To oznacza, że podatnik musi przechowywać przez prawie sześć lat wszystkie dokumenty związane z rozliczeniem podatkowym.

Co więcej, warto przechowywać też wszystkie inne dodatkowe obliczenia. Pozwoli to uniknąć ewentualnych kłopotów przy kontroli zeznania ze strony organów podatkowych. Urząd skarbowy może bowiem do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego skontrolować podatnika i poprosić go o dokumentację, która uprawnia do skorzystania z ulgi podatkowej.

Gdy podatnik dokumentacji nie przedstawi, fiskus zakwestionuje wykorzystane odliczenia. W decyzji określi wysokość zobowiązania podatkowego, naliczy odsetki od zaległości podatkowych i dodatkowo może nałożyć na podatnika kary wynikające z kodeksu karnego skarbowego. Niestety, tłumaczenie podatnika, że dokumentacja mu zaginęła, nie będzie fiskusa obchodzić.

PRZYKŁAD: NISZCZENIE DOKUMENTACJI PODATKOWEJ

Czy dokumenty księgowe dotyczące roku 2004 mogą ulec zniszczeniu w 2009 roku?

Na podstawie Ordynacji podatkowej podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ewidencja działalności gospodarczej prowadzona jest według zasad unormowanych w ustawie o rachunkowości. Ustawa ta reguluje m.in. okres przechowywania ksiąg rachunkowych, wynoszący 5 lat, sprawozdań finansowych (które podlegają trwałemu przechowywaniu), dowodów księgowych czy też dokumentów inwentaryzacyjnych.

Księgami podatkowymi są zarówno księgi rachunkowe, jak i podatkowe księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencje i rejestry. Przepisy przyjmują okres przechowywania ksiąg równy okresowi przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc - zgodnie z art. 70 Ordynacji podatkowej, 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Na podstawie tych przepisów dokumenty dotyczące roku 2004 mogą ulec zniszczeniu w 2010 r., a nie w 2009 roku, bo podatek za 1994 rok jest rozliczany w 2005 roku. Pięcioletni termin przedawnienia dla celów podatkowych liczy się więc od końca 2005 roku.

...na wypadek kontroli fiskusa...

Wiemy już, że fiskus na skontrolowanie zeznania podatkowego ma prawie sześć lat. Gdy jednak podatnik zorientuje się, że nie posiada odpowiedniej dokumentacji, na podstawie której mógł skorzystać z ulg podatkowych i nie będzie w stanie jej odtworzyć, powinien złożyć korektę zeznania podatkowego, nie uwzględniając w niej odliczeń, na które nie ma dokumentów. Do takiej korekty trzeba będzie dołączyć pisemne uzasadnienie, dlaczego korekta jest składana. Wystarczy, że podatnik w takim piśmie wskaże, że składa korektę, bo nieprawidłowo skorzystał z ulgi podatkowej.

W praktyce może też zdarzyć się sytuacja odwrotna. Podatnik po złożeniu zeznania odnajdzie dokumenty, które dadzą mu prawo do skorzystania z ulgi podatkowej, np. znajdzie faktury potwierdzające opłacanie internetu. Wtedy podatnik również ma prawo złożyć korektę zeznania, w której uwzględni ulgę. W uzasadnieniu korekty wskaże, że korzysta z ulgi, której zapomniał uwzględnić w pierwotnym zeznaniu, a ma do niej prawo.

Ważne!

Organy podatkowe zobowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań

5 lat wynosi okres przedawnienia zobowiązania podatkowego

SŁOWNIK

Ulgi podatkowe - to przewidziane w przepisach prawa podatkowego zwolnienia, odliczenia, obniżki albo zmniejszenia, których zastosowanie powoduje obniżenie podstawy opodatkowania lub wysokości podatku, z wyjątkiem obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług, oraz innych odliczeń stanowiących element konstrukcji tego podatku.

Podstawa prawna

• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).