Kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, o ile nie są wymienione w katalogu wydatków kosztu niestanowiących. Koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Od tych ogólnych zasad przepisy podatkowe przewidują jednak sporo odstępstw. Zgodnie z jednym z nich nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu:

• wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług,

• zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,

• zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Przepis ten dotyczy zdarzeń gospodarczych spowodowanych wadliwością towarów lub robót i usług będących przedmiotem działalności gospodarczej. Wada jest w tym przypadku podstawową przyczyną eliminacji poniesionych kosztów z kosztów podatkowych. Natomiast kary umowne poniesione z tytułu nieterminowego wykonania robót i usług będących przedmiotem umowy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, ponieważ nie są wymienione w przepisie (art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), który zawiera zamknięty katalog kar umownych wiążących się z nienależytym wykonaniem robót i usług niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Oczywiście mogą być takim kosztem, pod warunkiem że będą miały one związek z uzyskaniem przez podatnika przychodów.

Spróbujmy teraz prześledzić funkcjonowanie tego przepisu w praktyce. Załóżmy, że spółka została zobowiązana, na podstawie umowy o roboty budowlane, do zapłaty kary umownej w związku nieterminowym wykonaniem robót. Jednocześnie kontrahent nie miał zastrzeżeń co do jakości wykonanych robót. Co więcej, przyczyny zwłoki nie były przez spółkę zawinione, gdyż w okresie wykonywania robót wystąpiły na rynku braki materiałowe. Dodatkowo wystąpił niedobór pracowników, gdyż na lokalnym rynku działają spółki z udziałem kapitału zagranicznego, które oferują lżejszą pracę i wyższe wynagrodzenia (jeszcze niedawno dokładnie tak wyglądał rynek pracy w budownictwie). Czynniki te były bezpośrednią przyczyną zwłoki w zakończeniu robót, a w konsekwencji przyczyną poniesienia wydatku w postaci kary umownej. Czy w takiej sytuacji kara ta stanowi koszt podatkowy?

W sytuacji gdy konieczność zapłaty kary umownej w związku z nieterminowym wykonaniem robót jest związana z uzyskiwanymi przez podatnika przychodami w ramach prowadzonej działalności, jak też okoliczności będące przyczyną poniesienia wydatku nie są przez niego zawinione, to wówczas wydatek poniesiony na uregulowanie kary będzie dla niego stanowił koszt uzyskania przychodów. A zatem zapłacona przez spółkę kara umowna z tytułu nieterminowego wykonania robót budowlanych stanowi koszt podatkowy.