Urząd skarbowy wyda podatnikowi zaświadczenie potwierdzające określone fakty, na przykład brak zaległości podatkowych, tylko wtedy, gdy podatnik wystąpi z odpowiednim wnioskiem.

Organy podatkowe wydają zaświadczenia na żądanie osoby ubiegającej się o takie zaświadczenie. Organ podatkowy obowiązany jest do wydania zaświadczenia, jeśli urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa, a także wtedy, gdy osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.
Potrzebny wniosek
Aby jednak podatnik mógł w ogóle starać się o uzyskanie jakiegokolwiek zaświadczenia z urzędu skarbowego, potrzebny jest jego wniosek. Urząd skarbowy nie zaświadczy o niczym z urzędu. Konieczność wystąpienia do urzędu skarbowego ze stosownym żądaniem przewidują też przepisy Ordynacji podatkowej, stanowiąc, że organ podatkowy wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o nie.
Żądając zaświadczenia, podatnik powinien przygotować wniosek, i to najlepiej w formie pisemnej. We wniosku poza podaniem własnego imienia i nazwiska (albo nazwy firmy) należy podać jeszcze adres, NIP (a gdy wniosek składa firma, również REGON). We wniosku podatnik powinien koniecznie wskazać właściwy urząd skarbowy, do którego kieruje żądanie. Będzie nim, co do zasady, urząd skarbowy właściwy ze względu na miejsce zamieszkania albo siedziby podatnika.
W dalszej części podatnik powinien określić tzw. zakres żądania, czyli co chciałby, aby urząd skarbowy potwierdził w zaświadczeniu. Od tego, jak dokładnie sprecyzuje to, czego oczekuje od urzędu skarbowego, zależy, czy otrzyma zaświadczenie, na jakie liczył. Jeśli np. we wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach podatnik nie napisze, by urząd skarbowy potwierdził, że nie jest w stosunku do niego prowadzone postępowanie w sprawach o przestępstwa skarbowe, być może w zaświadczeniu zabraknie takiej informacji i niewykluczone, że podatnik będzie zmuszony do złożenia ponownego wniosku o wydanie kolejnego zaświadczenia, tym razem zawierającego taką informację. Podatnik powinien uzasadnić wniosek, a więc wykazać, po co jest mu potrzebne zaświadczenie. Na zakończenie pozostaje już tylko złożenie podpisu pod wnioskiem.
Opłata za zaświadczenie
Sporządzony wniosek podatnik powinien w zależności od własnego uznania albo złożyć w urzędzie skarbowym osobiście, albo przesłać pocztą listem poleconym. W niektórych sytuacjach podatnik będzie zmuszony zapłacić za wydane zaświadczenie. Za zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości podatnik musi zapłacić 21 zł, i to od każdego egzemplarza. Tyle samo trzeba zapłacić za zaświadczenie potwierdzające nadanie numeru identyfikacji podatkowej podmiotowi, który się nim posługuje. Opłata skarbowa w wysokości 21 zł pobierana jest również od zaświadczenia stwierdzającego, że podatnik jest zarejestrowanym podatnikiem podatku akcyzowego oraz od zaświadczenia potwierdzającego, że podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony.
Znacznie więcej, bo 160 zł, podatnik zapłaci za zaświadczenie potwierdzające brak obowiązku uiszczenia VAT z tytułu przywozu nabywanych z terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej innego niż terytorium Polski pojazdów, które mają być dopuszczone do ruchu na terytorium Polski.
Obowiązki organu
Urząd skarbowy, który ma wydać zaświadczenie, nie może żądać od podatnika żadnych zaświadczeń w celu potwierdzenia faktów lub stanu prawnego znanych mu z urzędu lub możliwych do ustalenia przez organ na podstawie posiadanej ewidencji rejestrów lub innych danych albo na podstawie przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych. Innymi słowy, urząd skarbowy nie może uzależnić wydania żądanego zaświadczenia od przedstawienia jakichkolwiek dokumentów. Co więcej, zawsze wtedy, gdy urząd żąda od podatnika zaświadczenia w celu potwierdzenia faktów lub stanu prawnego, jest obowiązany wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia.
Czas dla urzędu
Zaświadczenie podatnik powinien otrzymać bez zbędnej zwłoki, czyli jeśli to możliwe, to niemalże od ręki lub z dnia na dzień, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od dnia złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia. Tylko w przypadku zaświadczenia o miejscu zamieszkania dla celów podatkowych na terytorium Polski urząd skarbowy ma dwa miesiące od dnia złożenia wniosku.
W pewnych przypadkach podatnik powinien uzbroić się w cierpliwość, bo organ może potrzebować więcej czasu na wydanie zaświadczenia. Będzie tak wtedy, gdy przepisy wymagają, by organ przed wydaniem zaświadczenia ustalił, czy w stosunku do wnioskodawcy nie jest prowadzone postępowanie mające na celu ustalenie lub określenie wysokości jego zobowiązań podatkowych. Dotyczy to sytuacji, gdy podatnik żąda zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości. Urząd skarbowy może też przed wydaniem zaświadczenia, jeśli uzna, że jest to niezbędne, przeprowadzić postępowanie wyjaśniające.
Zaświadczenie potwierdza stan faktyczny lub prawny istniejący w dniu jego wydania. Jeśli organ podatkowy odmówi wydania żądanego zaświadczenia lub zaświadczenia o żądanej treści, powinien wydać postanowienie, na które podatnik może złożyć zażalenie.
KIEDY FISKUS WYDA ZAŚWIADCZENIE
Urząd skarbowy wyda zaświadczenie tylko wtedy, gdy urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa. Zaświadczenie zostanie wydane także wtedy, gdy osoba ubiega się o nie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego. Będzie tak najczęściej wtedy, gdy podatnik potrzebuje określonego zaświadczenia do przedłożenia np. w innym urzędzie, sądzie lub banku.
JAKIE ZAŚWIADCZENIE WYDA URZĄD SKARBOWY
Podatnik może żądać wydania przez urząd skarbowy m.in. zaświadczenia:
  • o niezaleganiu w podatkach,
  • stwierdzającego stan zaległości podatkowych,
  • o wysokości znanych organowi zobowiązań spadkodawcy,
  • o wysokości zaległości podatkowych zbywającego,
  • o wysokości dochodu lub obrotu podatnika,
  • o miejscu zamieszkania lub siedzibie podatnika.
3 KROKI JAK ZDOBYĆ ZAŚWIADCZENIE Z URZĘDU
1 Przygotuj wniosek
Aby uzyskać zaświadczenie, należy przygotować wniosek, najlepiej pisemny, w którym podatnik określi, co chciałby, by urząd w zaświadczeniu potwierdził.
2 Przekaż żądanie do urzędu
Przygotowany wniosek podatnik powinien dostarczyć do właściwego dla siebie urzędu skarbowego, nie zapominając o złożeniu własnoręcznego podpisu.
3 Czekaj na zaświadczenie
Żądane zaświadczenie podatnik powinien otrzymać bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od dnia złożenia wniosku o jego wydanie, chyba że podatnik żąda poświadczenia informacji nieznanych urzędowi lub takich, których poświadczyć nie można.
Anna Wojda
anna.wojda@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 306a-306n ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
■ Załącznik do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. nr 225, poz. 1635 z późn. zm.).