Od początku października, apteki, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, mogą przeprowadzać czynności inwentaryzacyjne. To pierwszy etap związany ze sporządzeniem sprawozdań finansowych na koniec roku obrotowego.

Ewa Sobińska, biegły rewident, prezes ABES Audyt przypomina, że inwentaryzacja powinna przebiegać zgodnie z wydaną przez kierownika jednostki instrukcją (regulaminem) inwentaryzacyjną. W tym celu konieczne jest również zastosowanie zarządzenia dotyczącego harmonogramów spisu z natury i składów zespołów spisowych.

- Jeżeli to możliwe, apteki mogą przeprowadzać inwentaryzację w dni wolne od pracy. Pozwali to na zmniejszenie błędów i pomyłek - twierdzi Ewa Sobińska.

Ważne jest, aby przy spisie leków, medykamentów i innych środków zwracać uwagę na właściwe nazewnictwo i symbole artykułów. Ułatwi to późniejsze sprawdzenie i rozliczenie inwentaryzacji w porównaniu z ewidencją księgową. Drugim problemem jest termin ważności składników majątkowych. Te, które są przeterminowane, powinny być umieszczone w oddzielnym arkuszu spisowym (tak jak nieprzydatne, zniszczone lub uszkodzone).

Warto pamiętać, że arkusze spisowe muszą zawierać nazwę jednostki i pola spisowego, oznaczenie, imiona i nazwiska oraz podpisy osób dokonujących spis i odpowiedzialnych materialnie, datę i godzinę rzeczywistego rozpoczęcia i zakończenia spisu, datę, z jaką przeprowadza się spis, numer kolejny pozycji, symbol indeksu, nazwę, jednostkę miary i ilość.

- Nie można zostawiać wolnych, niewypełnionych wierszy w arkuszach spisowych - podkreśla Ewa Sobińska.

Dodaje również, że na zakończenie spisu należy sformułować końcowe oświadczenie osób odpowiedzialnych za wszystkie składniki, opisać ewentualne ich zastrzeżenia i podpisy i sporządzić sprawozdanie zespołu spisującego ze swojej działalności.

Ważne!

Inwentaryzacja obejmuje szczegółowy spis z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, ustalenie różnic między stanem rzeczywistym i księgowym i ich przyczyn, jak również osób za nie odpowiedzialnych