Jeśli przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi podatnik otrzyma całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy w VAT w stosunku do tej kwoty powstaje z chwilą jej otrzymania. Jak wygląda kwestia dokumentowania zaliczki?
W obecnym stanie prawnym ustawodawca zrezygnował z wymogu wystawienia faktury dopiero po otrzymaniu takiej zapłaty. Było to rozwiązanie zupełnie nieracjonalne, gdyż prowadziło nierzadko do podwójnego dokumentowania zaliczki. Teraz podatnik może wystawić fakturę przed uzyskaniem całości lub części zapłaty – jeżeli zapłata ta jest otrzymywana przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi. Faktura taka – zgodnie z art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT – nie może być wystawiona wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem zapłaty.
To bardzo ciekawe rozwiązanie zwłaszcza dlatego, że podatnik nie ma żadnego wpływu na to, kiedy otrzyma zapłatę. Zatem nawet jeżeli określi krótki termin płatności od wystawienia faktury, który formalnie sprawi, że powinien ją otrzymać w ciągu 30 dni, to przecież na wystawieniu faktury kończy się rola podatnika domagającego się płatności. Innymi słowy, podatnik może założyć, że wystawi fakturę na 30 dni przed otrzymaniem zapłaty i w taki sposób określi swoje żądanie co do terminu płatności. Niemniej nie ma gwarancji, że płatność nastąpi w oczekiwanym czasie.
Pojawia się pytanie, co jeśli kontrahent nie zapłaci żądanej zaliczki w terminie 30 dni od wystawienia faktury. Z punktu widzenia rozliczenia VAT przez podatnika, który płatności żąda, nie ma to specjalnego znaczenia. Obowiązek podatkowy powstaje bowiem i tak dopiero z chwilą otrzymania zapłaty, a nie wystawienia faktury. Jeżeli faktura została wystawiona – jak się post factum okaże – wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem zaliczki, to po stronie podatnika, który ją wystawił, nie będzie żadnych konsekwencji. Faktura taka nie stworzy samoistnego obowiązku podatkowego. Nie jest to bowiem pusta faktura, która rodzi obowiązek zapłaty podatku tylko dlatego, że został na niej wykazany (art. 108 ust. 1 ustawy o VAT).