Przepisy ustawy o PIT wyłączają z kosztów uzyskania przychodów kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów lub wykonanych robót i usług. Nie oznacza to jednak, że kara niewymieniona w ustawie o PIT będzie automatycznie kosztem firmy.

Aby kara mogła zostać zaliczona w koszty,  musi spełnić definicję kosztu uzyskania przychodu - tj. musi być poniesiona w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Innymi słowy: przedsiębiorca musi  udowodnić przyczynowo-skutkowy związek kary z osiągniętym przez firmę przychodem. Nałożona kara nie może też wynikać z nieracjonalnego i pozbawionego należytej staranności działania łamiącego warunki umowy przedsiębiorcy.

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 3 stycznia 2014 (sygn. ILPB4/423-402/13-2/ŁM) zaliczył do kosztów firmy karę za nieterminowe przekazanie dokumentów. Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 31 maja 2012 r. (sygn. IPTPB3/423-158/12-2/PM) uznał za koszt podatkowy karę za opóźnienie w realizacji usługi. Tak samo orzekł NSA w wyroku z 17 stycznia 2012 r. (sygn. akt II FSK 1365/10) w sprawie kary umownej za odstąpienie od umowy leasingu.

Jeśli jednak przedsiębiorca świadomie nie dotrzyma warunków zawartej z kontrahentem umowy, kara pieniężna, jaką za to zapłaci, nie będzie stanowiła kosztu uzyskania przychodu. W interpretacji indywidualnej z 6 lutego 2012 r. (sygn. IBPBI/2/423-1336/11/MS) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach uznał, że kosztami podatkowymi mogą być jedynie kary będące skutkiem okoliczności, na które racjonalnie działający przedsiębiorca nie miał wpływu. 

Katarzyna Miazek, Tax Care; Dominik Mędrzycki, księgowy Tax Care