Skorzystać z ulgi na złe długi mogą wyłącznie podatnicy, którzy dokonali sprzedaży i są podatnikami VAT. Nie istnieje możliwość odliczenia ulgi na złe długi przez podatnika VAT, który dokonał sprzedaży na rzecz osoby, która nie prowadzi działalności gospodarczej.

Aby skorzystać z możliwości odliczenia ulgi na złe długi trzeba spełnić następujące warunki:

- dostawa towaru lub świadczenie usług musi być dokonana na rzecz podatnika, który jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, niebędącego w trakcie postępowania upadłościowego lub likwidacji;
- od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie może minąć więcej niż dwa lata, licząc od końca roku jej wystawienia.
- minie co najmniej 150 dni od momentu upływu terminu płatności, który został ustalony w umowie lub na wystawionej fakturze. Taki okres oznacza, że nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona.

Skorzystanie z ulgi na złe długi oznacza skorygowanie podatku należnego w deklaracji VAT. Korekta taka może nastąpić w rozliczeniu za okres, w którym nieściągalność wierzytelności uznaje się za uprawdopodobnioną, pod warunkiem, że do dnia złożenia przez wierzyciela deklaracji podatkowej za ten okres wierzytelność nie została uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie.

O zamiarze skorygowania VAT w związku z brakiem otrzymania zapłaty za sprzedaż towaru trzeba zawiadomić dłużnika i odczekać 14 dni od momentu otrzymania przez niesolidnego kontrahenta pisma. Jeżeli w ciągu dwóch tygodni od momentu doręczenia dłużnikowi pisma nie dokona on zapłaty za sprzedaż – podatnik może dokonać korekty VAT . O swoim zamiarze musi poinformować następnie urząd skarbowy, aby ten nie zakwestionował deklaracji.