Potwierdziła to sonda przeprowadzona przez DGP wśród 16 izb skarbowych.

– Za jeden list polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru trzeba zapłacić 6,10 zł. Zlecenie doręczenia przesyłki pracownikom, w ramach dodatkowej umowy, jest dla urzędów okazją do sporych oszczędności – mówi Maciej Koniuszewski z Izby Skarbowej w Szczecinie.

Przykładowo, za przesłanie 50 listów urząd musiałby zapłacić poczcie 305 zł. Taniej wysłać pracownika.

Maria Bojczuk z Izby Skarbowej w Kielcach, informuje, że tylko w Drugim Urzędzie Skarbowym w Kielcach (jeden z dwóch największych w regionie) roczne koszty przesyłek za pośrednictwem Poczty Polskiej sięgają 550 tys. zł.

Trzy sposoby na doręczenie pisma

Zgodnie z ordynacją podatkową organy podatkowe mogą doręczać pisma za pokwitowaniem: przez operatora pocztowego (jest nim obecnie Poczta Polska), swoich pracowników lub osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. – To oficjalna i dopuszczalna przez prawo forma doręczania korespondencji – tłumaczy Renata Kostowska, rzecznik prasowy Izby Skarbowej w Olsztynie.

Z sondy DGP wynika, że urzędy skarbowe wykorzystują wszystkie te formy.

– Zasadą jest korzystanie z pośrednictwa operatora pocztowego, ale zdarzają się przypadki, gdy pracownicy urzędów sami doręczają korespondencję – przyznaje Barbara Szalińska, rzecznik prasowy Izby Skarbowej w Gdańsku.

Sporadycznie pisma doręczają również np. pracownicy urzędów: lubelskich, podkarpackich, mazowieckich, podlaskich, śląskich i dolnośląskich.

Pisma urzędów skarbowych

Pisma urzędów skarbowych

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

– Rozwiązanie to jest stosowane w przypadkach uzasadnionych okolicznościami sprawy, gdy może uprościć, przyspieszyć lub usprawnić doręczenie korespondencji – wyjaśnia Agnieszka Jóźwin-Dalecka z Izby Skarbowej w Opolu.

Dla urzędów decydująca jest ekonomia

Nie zawsze osobiste przekazywanie pism podatnikom jest opłacalne.

– Jest to czasochłonne zajęcie. Nie może więc zabierać znacznej części czasu niezbędnego pracownikom do wykonywania nałożonych na nich zadań – zwraca uwagę Konrad Zawada, rzecznik prasowy Izby Skarbowej w Krakowie.

Wskazuje, że czasem doręczenie przez pracownika urzędu pojedynczego listu do odległego adresata może okazać się wielokrotnie droższe niż usługa pocztowa. Między innymi z tego powodu część urzędów w ogóle rezygnuje z takich doręczeń. Mirosław Kucharczyk, rzecznik prasowy Izby Skarbowej w Warszawie, informuje, że na Mazowszu są urzędy, które w 2014 r. w ogóle nie stosowały takiego rozwiązania.

– W wielkopolskiej administracji podatkowej nie jest przyjęta praktyka doręczania pism i zawiadomień bezpośrednio przez pracowników urzędów skarbowych – mówi Małgorzata Spychała-Szuszczyńska z Izby Skarbowej w Poznaniu.

Maciej Koniuszewski zwraca uwagę, że ograniczeniem w zlecaniu pracownikom takich doręczeń mogą być braki w funduszach na wynagrodzenia bezosobowe (czyli wynagrodzenia za czynności wykonywane w ramach umów-zleceń, takie jak np. doręczanie korespondencji czy wprowadzanie danych z zeznań PIT).

Korespondencja do instytucji publicznych

Co innego, gdy korespondencja kierowana jest do instytucji mających siedzibę w tej samej miejscowości co izba lub urząd skarbowy. Chodzi w szczególności o sądy, banki, komorników sądowych, prokuratury, oddziały ZUS, KRUS czy urzędy miast. Z naszej sondy wynika, że w takich sytuacjach korespondencja jest z reguły doręczana przez pracowników skarbówki.

Edyta Furman, rzecznik prasowy Izby Skarbowej w Rzeszowie, przyznaje, że prawie wszystkie urzędy skarbowe w województwie podkarpackim dostarczają do instytucji korespondencję przez swoich pracowników.

Michał Kasprzak, rzecznik prasowy Izby Skarbowej w Katowicach, informuje, że część urzędów skarbowych korzysta z usług firm zewnętrznych.

– Pozwala to na znaczne ograniczenie wydatków, nawet o 50 proc. – tłumaczy.

Sposobem na minimalizację kosztów stało się także wysyłanie do adresata kilku pism w jednej kopercie.

Wspólne zamówienia publiczne

Skarbówka oszczędza nie tylko na przesyłkach. Maria Bojczuk wymienia też inne działania, które zostały już zrealizowane w celu zmniejszenia kosztów działania administracji podatkowej w woj. świętokrzyskim.

– Przede wszystkim wspólne zamówienia publiczne na zakup materiałów biurowych, papieru, tonerów, prasy, systemów informacji prawnej, sprzętu komputerowego czy ochronę budynków – wylicza Maria Bojczuk. W planach są kolejne wspólne zamówienia publiczne na usługi pocztowe, sprzątanie, energię elektryczną, ubezpieczenia majątkowe oraz telefonię stacjonarną.

– Zachęcamy również podatników do elektronicznej formy kontaktu, w szczególności do elektronicznego wysyłania zeznań oraz korzystania z systemu ePUAP – mówi Marta Szpakowska, rzecznik prasowy Izby Skarbowej w Lublinie.

Edyta Furman z IS w Rzeszowie, dodaje, że w niektórych przypadkach urzędy stosują wezwania telefoniczne, SMS-em lub pocztą elektroniczną (dotyczy to np. wniosków VZM, zwrotu nadpłaty z PIT czy też wezwania do złożenia wyjaśnień).

Sposobem na oszczędności może być także rezygnacja z codziennej prasy w wersji papierowej na rzecz elektronicznej – dodaje Artur Szymczak.

Skarbówka oszczędza nie tylko na przesyłkach, ale także dzięki wspólnym zamówieniom