Wyrok dotyczył zatrudnionych, którym pracodawca – na podstawie porozumienia zapisanego w aneksie do umowy o pracę – zmienił miejsce wykonywania zadań służbowych (orzeczenie z 12 lutego 2014 r., sygn. akt I SA/Kr 1908/13).

Z umowy czy na polecenie szefa

Pracodawca, który wysyła pracownika do wykonywania pracy w innym mieście lub kraju, musi przede wszystkim ustalić, czy będzie to podróż służbowa, czy oddelegowanie. Od tego zależą różnice w obowiązkach podatkowych.

Podróż służbowa jest zdefiniowana w art. 775 par. 1 kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Chodzi o sytuację, w której pracownik wykonuje na polecenie szefa zadania służbowe poza miejscem swojej stałej pracy lub siedzibą pracodawcy. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r., (sygn. akt II PZP 11/08) taka podróż powinna mieć charakter incydentalny.

Z kolei wykonywanie w innej miejscowości pracy wynikającej z charakteru zatrudnienia nie jest podróżą służbową i ewentualnie może być traktowane jako oddelegowanie. Różnice te wyjaśnił 9 stycznia br. wiceminister pracy Marek Bucior w odpowiedzi na interpelację nr 23 188.

Jak to wygląda w praktyce, wyjaśnia Izabela Sadlik, starszy konsultant podatkowy w Accreo. Pracownik, który w umowie o pracę ma wskazane jako miejsce jej wykonywania Warszawę i zostanie wysłany na jeden dzień do Krakowa w celu wykonania określonego zadania, jest w podróży służbowej – tłumaczy ekspertka. Gdy jednak jego pracodawca otworzy nowy oddział w Krakowie i jako nowe miejsce wykonywania zadań określi pracownikowi w umowie to miasto, to dojdzie do oddelegowania.

Zwrot kosztów dla pracownika

Pracodawca musi pokryć pracownikowi ponoszone przez niego koszty podróży służbowej, a zwrot ten jest wolny od podatku do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy z 29 stycznia 2013 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). Wynika z niego, że dieta za dzień podróży służbowej trwającej powyżej 12 godzin wynosi 30 zł. Ponadto pracownikowi należy się m.in. zwrot kosztów przejazdu, noclegu. Zwolnienie podatkowe wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.)

Także w razie oddelegowania pracownika szef może zobowiązać się do ponoszenia wydatków związanych ze zmianą miejsca świadczenia pracy, np. kosztów noclegu i transportu.

Jednak – jak podkreśla Dominika Żurawska, doradca podatkowy w 8Tax Doradztwo Podatkowe Sp. z o.o. – zdaniem części sądów wszystko, co pracownik otrzyma od pracodawcy, jest elementem jego wynagrodzenia. Jeżeli nie jest ono zwolnione od daniny na podstawie odrębnych przepisów, podlega PIT.

W przypadku oddelegowania zwolnione są: zwrot kosztów związanych z zakwaterowaniem do wysokości 500 zł miesięcznie (pod warunkiem że pracownik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu i nie mieszka w miejscu, do którego go oddelegowano), dodatek za rozłąkę (jeśli przysługuje on pracownikom) oraz 30 proc. diet, które otrzyma pracownik oddelegowany za granicę (ich wysokość zależy od kraju, w którym pracownik będzie czasowo wykonywał obowiązki).

Sądy: po przeprowadzce jest przychód

Sądy uznają, że gdyby firma nie pokrywała wydatków związanych z oddelegowaniem, to pracownik musiałby uczynić to z własnej kieszeni. Dlatego jest to dla niego przysporzenie majątkowe.

Najnowszym przykładem takiej wykładni jest wyrok krakowskiego WSA. Podobnie orzekł WSA w Poznaniu w wyrokach z 13 czerwca 2013 r. (sygn. akt I SA/Po 219/13) i z 7 listopada 2013 r. (sygn. akt I SA/Po 378/13) oraz WSA w Gliwicach w wyroku z 23 maja 2012 r. (sygn. akt I SA/Gl 250/12).

W kontekście tych wyroków pracodawcy powinni – zdaniem Izabeli Sadlik – zwrócić szczególną uwagę na to, jakie świadczenia i w jakiej wysokości będą zapewniać oddelegowanym pracownikom.

Wydatki służą głównie pracodawcy

Zdaniem Dominiki Żurawskiej profiskalne stanowisko sądów nie jest słuszne. Wskazuje, że pracodawca ma bowiem obowiązek pokrywania wszystkich kosztów związanych ze świadczeniem usług przez pracownika. Wydatki na transport czy nocleg w miejscu pracy, do którego pracownik został skierowany, mieszczą się w tej grupie i są ponoszone w interesie pracodawcy – wyjaśnia ekspertka.

Podkreśla, że pracownik nie musiałby ponosić dodatkowych kosztów związanych z przeprowadzką, gdyby nie polecenie służbowe przełożonego. Trudno zatem mówić o przychodzie uzyskanym z tytułu przeniesienia – mówi.

Doliczanie do przychodu kosztów noclegu i transportu może mieć dla pracownika jeszcze jeden niekorzystny skutek. Może sprawić, że pracownik szybciej wejdzie w wyższy próg podatkowy i będzie musiał płacić podatek według stawki 32 proc. PIT.