Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe potwierdzające zaistnienie operacji i spełniające funkcję dowodową. Dowody źródłowe można klasyfikować według różnych kryteriów. Jakie są rodzaje dowodów i dokumentów księgowych?
dr André Helin prezes firmy audytorskiej BDO Numerica Jednym z ważniejszych podziałów dowodów i dokumentów księgowych jest podział dokumentów ze względu na wystawcę. Według tego kryterium dowody źródłowe księgowe można podzielić na dowody obce i dowody własne. Do dowodów obcych należą: wystawione przez kontrahentów faktury, rachunki i faktury korygujące; inne dokumenty wystawione przez jednostki zewnętrzne, jak: wyciągi bankowe, dokumentacja przelewów, potwierdzenia sald itp. Dowody księgowe własne w podziale na: dowody własne zewnętrzne; dowody własne wewnętrzne. Dowody własne zewnętrzne przekazywane są w oryginale na zewnątrz (np. faktury sprzedaży, wszelkiego rodzaju deklaracje, potwierdzenia sald itp.). Dowody własne wewnętrzne są wystawiane w danej jednostce z przeznaczeniem na jej potrzeby. Oprócz dowodów wymienionych w ustawie o rachunkowości występują również dowody wspólne, które są wystawiane przez jednostkę i kontrahenta, np. protokoły zdawczo-odbiorcze. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również dowody zbiorcze, stanowiące zbiór pojedynczych dowodów księgowych, bliżej określonych w dowodzie zbiorczym. Takimi dowodami są np. polecenia księgowania. Ważną kategorię dowodów księgowych – m.in. ze względów na konsekwencje podatkowe – stanowią dowody korygujące dokonane zapisy księgowe, takie jak: noty księgowe, faktury korygujące VAT. Jeżeli dowód obcy dokumentujący określoną operację nie może być otrzymany na czas, to kierownik jednostki może wyrazić zgodę na wystawienie dokumentu zastępczego dla odzwierciedlenia tej operacji. W momencie nadejścia dowodu obcego należy porównać go z treścią dowodu zastępczego, aby sprawdzić, czy nie występują rozbieżności. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy dokonać zapisów korygujących, doprowadzających do poziomu zgodnego ze stanem wynikającym z dowodu obcego. Ustawa o rachunkowości uwzględnia postęp technologiczny, uznając za dowody księgowe zapisy elektroniczne wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności (sieci komputerowych) poprzez odczytanie z komputerowych nośników danych lub generowane automatycznie przez system informacyjny rachunkowości na podstawie informacji zawartych już w księgach, poprzez realizację odpowiednich funkcji programu (np. automatyczne naliczanie odsetek). Automatycznie oznacza tutaj, że dane wprowadzane są bez udziału operatora systemu (księgowego). Dowody księgowe powinny zawierać podpisy wystawcy dowodu i przyjmującego lub wydającego aktywa, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej. Można zaniechać tych podpisów, jeśli wynika to ze sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych lub też jeśli wynika to z odrębnych przepisów.