Wpłata środków pieniężnych stanowiących równowartość odpisów na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu jest warunkiem ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.

– Kwota odpisu jest kosztem podatkowym w momencie faktycznego przekazania środków na rachunek ZFŚS – precyzuje Anna Główka, konsultant podatkowy w Rödl & Partner.

Dodaje, że samo dokonanie odpisu na ZFŚS nie daje prawa zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów. Podobnie wpłata na rachunek funduszu, bez dokonania odpisu, nie jest wystarczającą przesłanką do uznania jej za koszt uzyskania przychodów. Jeśli pracodawca nie dotrzyma ustawowego terminu wpłaty, nie straci prawa do uwzględnienia kosztu, ale będzie mógł to zrobić dopiero w momencie przekazania środków na rachunek bankowy funduszu.

Anna Główka wyjaśnia, że powyższe zasady dotyczą zarówno corocznego odpisu podstawowego (w 2013 r. wynosi 1093,93 zł na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach pracy), jak i dodatkowego odpisu, tj. w wysokości przewyższającej odpis podstawowy, na który zezwala art. 4 ustawy o ZFŚS (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem wysokość odpisu może być kształtowana dowolnie w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania.

Nasza rozmówczyni zwraca uwagę, że rozdysponowanie środków pieniężnych z konta bankowego funduszu na cele sprzeczne z ustawą o ZFŚS skutkuje u pracodawcy powstaniem długu, którego wierzycielem jest ZFŚS. Prawo do wystąpienia w interesie ZFŚS do sądu pracy z roszczeniem przeciwko pracodawcy o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy mają związki zawodowe.

– Przeznaczenie dokonanej wcześniej wpłaty na działalność inną niż socjalna stanowi naruszenie ustawy o ZFŚS, nie wywołuje jednak skutków na gruncie prawa podatkowego i nie wpływa na ustalenie podstawy opodatkowania w podatku dochodowym – podkreśla ekspert Rödl & Partner.

Może się zdarzyć, że odpisy na ZFŚS zostały dokonane w latach poprzednich, jednak np. z uwagi na trudną sytuację ekonomiczną pracodawcy, środki pieniężne stanowiące ich równowartość nie zostały przekazane na rachunek bankowy funduszu.

– Kwoty, które faktycznie nie zostały przelane, nie mogły obciążać kosztów działalności pracodawcy w latach dokonywania odpisów – mówi Anna Główka.

Tłumaczy, że jeżeli dojdzie do przekazania na rachunek bankowy kwot należnych funduszowi za poprzednie lata, to pracodawca będzie miał prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zaległą wpłatę.