Podstawą rozliczenia podatku przez pracodawcę jest otrzymanie przed 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym od pracownika oświadczenia PIT-12. Mając takie oświadczenie, pracodawca może dokonać rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym.
Termin końcowy
Termin ostateczny, do którego takie roczne rozlicznie należy sporządzić i przekazać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu dla podatnika, stanowi ostatni dzień lutego. Jednak pracodawcy mogą już teraz sporządzać i przesyłać roczne rozliczenie, nie czekając z tym do ostatniej chwili. W przypadku gdy podatnik nie złożył wcześniej wspomnianego oświadczenia PIT-12 pracodawca wystawia, również w terminie do końca lutego, informację PIT-11, która jednak nie stanowi rocznego rozliczenia podatku za pracownika. W takim przypadku na podstawie PIT-11 pracownik rozlicza się samodzielnie na druku zeznania rocznego do końca kwietnia danego roku. Wystawienie przez pracodawcę formularza rocznego rozliczenia PIT-40 nie zawsze będzie równoznaczne po stronie podatnika z brakiem obowiązku samodzielnego rozliczania. Gdyby okazało się, że oprócz PIT-40 podatnik uzyskał jeszcze druki np. PIT-8B, PIT-11 od innych pracodawców lub zleceniodawców lub uzyskał dochody z innych tytułów (które są opodatkowane na zasadach ogólnych) powinien na podstawie wszystkich posiadanych formularzy wypełnić samodzielnie zeznanie roczne.
Których składek nie można odliczyć
Odliczenie od dochodu nie dotyczy składek ZUS, a odliczenie od podatku – składek zdrowotnych, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) wolny od podatku na podstawie art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o PIT, oraz składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód, od którego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Kiedy nie rozliczać pracownika
Pracodawca nie dokona rocznego rozliczenia podatku za pracownika, gdy ten nie złożył wcale lub nie złożył w terminie oświadczenia PIT-12. Roczne rozliczenie wyłącza również chęć skorzystania przez podatnika z odliczeń od dochodu i od podatku oraz z możliwości wspólnego opodatkowania z małżonkiem.
Zawartość formularza
W formularzu PIT-40 pracodawca wykazuje wszystkie dane, które wpływają na obliczenie podatku za cały rok. Będzie to w szczególności przychód podatnika, koszty uzyskania, dochód, zaliczka na podatek pobrana w ciągu roku. Tu trzeba przypomnieć, że w przypadku kosztów możliwe jest uwzględnienie ich w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych przez podatnika imiennymi biletami okresowymi (gdy są one wyższe od zastosowanych w ciągu roku zryczałtowanych kosztów pracowniczych). Można także dokonać odliczeń od dochodu, z tytułu zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększały u podatnika dochód podlegający opodatkowaniu (kwota uwzględnia podatek), jeśli nie zostały one potrącone od dochodu przy poborze zaliczek. Od dochodu odlicza się również składki na ubezpieczenie społeczne potrącone przez płatnika w ciągu roku, a od podatku kwotę składki zdrowotnej, która podlega odliczeniu, ale nie w całości (tylko 7,75 proc. podstawy jej wymiaru).
KTO SPORZĄDZA ROCZNE OBLICZENIE PODATKU
• zakłady pracy, czyli osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, • rolnicze spółdzielnie produkcyjne oraz inne spółdzielnie zajmujące się produkcją rolną, • osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy, • jednostki organizacyjne uczelni, placówki naukowe, zakłady pracy oraz inne jednostki organizacyjne, • areszty śledcze oraz zakłady karne, • centrum integracji społecznej.
Rozliczenie różnicy
Różnicę między podatkiem wynikającym z rocznego obliczenia a sumą zaliczek pobranych za miesiące od stycznia do grudnia pobiera się z dochodu za marzec roku następnego. Różnicę tę, na wniosek podatnika, pobiera się z dochodu za kwiecień roku następnego. W przypadku gdy stosunek pracy ustał w styczniu lub w lutym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Pobraną różnicę płatnicy wpłacają na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy dla płatnika naczelnik urzędu skarbowego, łącznie z zaliczkami za te miesiące. Jeżeli z obliczenia rocznego wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki należnej za marzec, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, płatnik zwraca ją podatnikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce płatnik potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędom skarbowym.
Załączniki do rozliczenia
Wraz z rozliczeniem na formularzu PIT-40 pracodawca może dołączyć dwa inne druki. Jednym z nich jest informacja o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich PIT-R. W przypadku więc, gdy pracodawca wypłaca podatnikowi takie kwoty, należy wypełnić PIT-R. Część z tych kwot korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego. W rocznym obliczeniu podatku PIT-40 wykazuje się tylko kwoty, które podlegają opodatkowaniu oraz pobrane zaliczki na podatek z tego tytułu. Drugim załącznikiem może być zgłoszenie identyfikacyjne podatnika NIP-3. Podatnicy dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego za pośrednictwem płatnika, wtedy gdy płatnik na podstawie przepisów ustawy o PIT: • pobiera zaliczki miesięczne, dokonując zmniejszenia kwot pobieranych zaliczek, lub • dokonuje rocznego rozliczenia podatku, a nie dokonywał zmniejszenia kwot zaliczek, • pobiera zaliczkę wyłącznie od dochodu z tytułu umowy o dzieło lub umowy zlecenia. Obowiązek ten nie dotyczy podatników, którzy uprzednio dokonali zgłoszenia identyfikacyjnego.