Od tego roku podatnicy, którzy ponoszą wydatki związane z reprezentacją swojej działalności gospodarczej, nie będą mogli zaliczyć ich do kosztów uzyskania przychodów. Za to wydatki reklamowe będą zaliczone do kosztów w całości.
A Ogólna reguła zaliczania w koszty
Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu: • osiągnięcia przychodów • zachowania źródła przychodów • zabezpieczenia źródła przychodów. Zmiana tego przepisu z początkiem tego roku niewiele zmieniła w sposobie określania wydatków, które zaliczane były do kosztów uzyskania przychodów. Chociaż przed 2007 rokiem mówiło się tylko o celu, jakim było osiągnięcie przychodów, to i tak większość podatników i sądów administracyjnych uznawała, że wydatki na zachowanie i zabezpieczenie źródła przychodów też należy zaliczać do kosztów podatkowych. Tylko nieliczne organy podatkowe miały przeciwne zdanie na ten temat. Obecnie po doprecyzowaniu przepisów nie ma już wątpliwości, co stanowi koszty uzyskania przychodów. Tu trzeba przypomnieć, że wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów są rozliczane w prowadzonych przez podatników księgach podatkowych, które stanowią w myśl Ordynacji podatkowej: księgi rachunkowe oraz podatkowa księga przychodów i rozchodów. Podmioty prowadzące księgi handlowe będą uwzględniały całość kosztów (stanowiących i niestanowiących kosztów uzyskania przychodów), a w dodatkowych informacjach i objaśnieniach podają rozliczenie głównych pozycji różniących podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od wyniku finansowego (zysku, straty) brutto. Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów od razu muszą kwalifikować wydatki na stanowiące lub niestanowiące kosztów uzyskania przychodów i tylko te pierwsze wpisywać w odpowiednie rubryki księgi.
B Wyłączenie wydatków reprezentacyjnych
Jednocześnie z doprecyzowaniem przepisów określających koszty uzyskania przychodów wprowadzono wyraźny zakaz do odliczania wydatków reprezentacyjnych. Z początkiem 2007 roku podatnicy stracili całkowicie możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Sformułowanie w szczególności oznacza, że nie jest to katalog zamknięty, a tylko przykładowo wymieniono niektóre wydatki związane z reprezentacją firmy. Definicji reprezentacji nie ma również w ustawach o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, ani w pozostałych ustawach podatkowych. Oznacza to, że reprezentację należy rozumieć w powszechnym znaczeniu tego słowa, sięgając do definicji słownikowych, które reprezentację określają jako: przedstawienie, wyobrażenie, wizerunek firmy. Reprezentacja oznacza reprezentowanie kogoś lub czegoś lub okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną. Pojęcie reprezentacji oznacza wystawność i okazałość, których celem jest kształtowanie pozytywnego obrazu firmy. Z istoty pojęcia reprezentacji wynika, iż ma ona na celu stworzenie i utrwalenie dobrego wizerunku firmy m.in. poprzez wystawność, okazałość i elegancję. W odniesieniu do całokształtu działalności podatnika, niewątpliwie można zaliczyć do reprezentacji te działania, które mają na celu utrwalanie dobrego wizerunku firmy, np. związane z przyjmowaniem kontrahentów. W tym przypadku, koszty reprezentacji przedsiębiorcy, który chce zrobić jak najlepsze wrażenie na kontrahentach, mogą przybrać różne formy. Najczęściej będą to koszty związane z przyjmowaniem i utrzymaniem delegacji lub kontrahentów krajowych i zagranicznych oraz wydatki uczestnictwa przedsiębiorcy w przyjęciach i imprezach organizowanych na rzecz tych delegacji lub kontrahentów. Do takich wydatków można zaliczyć w szczególności: koszty hoteli i zakwaterowania, przejazdów, wypłaconego kieszonkowego dla gości. Z reprezentacją wiążą się również koszty imprez artystycznych organizowanych z okazji różnych uroczystości (wynajęcie sali, zapłata za koncert lub pokaz), zakup kwiatów do dekoracji pomieszczeń czy też wręczanych innym osobom. Z reprezentacją mamy do czynienia, gdy przedsiębiorca ponosi wydatki na drobne upominki i nagrody rzeczowe (w tym własnej produkcji) oraz koszty produktów zużytych na degustacje. Najczęściej jednak spotykanymi wydatkami na reprezentację są wymienione w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych wydatki na usługi gastronomiczne. Oznacza to, że koszty poczęstunków gości, uczestników konferencji, przyjęć i posiedzeń, koszty poczęstunków z okazji świąt branżowych, państwowych i firmowych w świetle przepisów podatkowych nie będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
CZYM JEST REPREZENTACJA
Reprezentacja to wszelkie działania polegające na stwarzaniu i utrwalaniu dobrego wizerunku firmy. Jej celem nie jest bezpośrednie nakłanianie do nabycia towarów lub usług, lecz w sposób pośredni stworzenie pozytywnego obrazu firmy i jej produktów.
Przekazane do spożycia kawa, herbata, napoje, itp., w czasie narad, spotkań z kontrahentami, stanowią wydatki na potrzeby reprezentacji i stanowią element utrwalający dobry wizerunek firmy i dbałość o klienta. Podawane w trakcie organizowanych spotkań organów statutowych z klientami, oferentami usług czy innymi zaproszonymi gośćmi, w związku z prowadzoną działalnością, drobne poczęstunki, zalicza się też do wydatków poniesionych w ramach reprezentacji. Jak wspomniano wcześniej, za podstawowy warunek uznania wydatku za poniesiony na cele reprezentacji należy uznać możliwość wpływania przez podatnika za pomocą tego wydatku na obraz firmy i jej kojarzenie pośród innych na rynku. Może to się objawiać w postaci podarunku drobnych przedmiotów, które kojarzą się z działalnością firmy. Niejednokrotnie sądy administracyjne uznawały, że należy badać związki istniejące pomiędzy podatnikiem a podmiotem, któremu przekazano nieodpłatnie rzeczy w ramach reprezentacji przedsiębiorstwa podatnika. W takich sytuacjach należy badać, czy podmiot otrzymujący upominki jest kontrahentem, w stosunku do którego zachodzi uzasadnione ekonomicznie przypuszczenie, że tego rodzaju działania spowodują nawiązanie lub zacieśnienie już istniejących kontaktów gospodarczych. Jednak z reprezentacją możemy mieć do czynienia również przy wydatkach na rzecz własnych pracowników, gdy pracodawca wprowadza nakaz jednolitego ubioru, np. dla pracowników bezpośrednio obsługujących klientów. O potrzebie używania stosownej odzieży ze względu na reprezentację decyduje pracodawca. Taka odzież, choć nie ma cech ochronnej lub narzuconej przepisami sanitarnymi czy przepisami o bezpieczeństwie i higienie pracy, wyposażona jest w charakterystyczne cechy firmy (barwy, krój, logo). Traci ona charakter odzieży osobistej, a staje się wizytówką pracodawcy rozpoznawalną na pierwszy rzut oka przez klientów. W przypadku pomyłki i zaliczenia takich wydatków do kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy skorygować zapisy przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.