W sprawie, którą rozstrzygał WSA w Olsztynie (wyrok z 12 lipca 2012 r., sygn. akt I SA/Ol 156/12), wiadomość z e-maila rodziła spór między podatnikiem a organem podatkowym. Organ nie uznał za skuteczne wypowiedzenia umowy dzierżawy przesłanej w e-mailu. Wskazał, że pismo, otrzymane drogą elektroniczną bez potwierdzenia daty jego otrzymania zostało przedłożone dopiero na etapie odwołania. Co więcej, wypowiedzenie umowy nie zostało zgłoszone przy sporządzaniu aktu notarialnego. Podatnik z kolei odpowiedział, że nie było potrzeby przedstawiania umowy notariuszowi. Wyjaśnił również, że po otrzymaniu e-maila z dokumentem drukuje go, a wiadomość usuwa. Sąd rozstrzygając sprawę, orzekł, że organ powinien zbadać dokument przedstawiony przez skarżącego. Skoro tego nie zrobił, to naruszył zasady postępowania podatkowego. WSA nie zakwestionował więc dokumentu z e-maila tylko dlatego, że został on przesłany organowi podatkowemu pocztą elektroniczną.

Sądy w wyrokach uznają wprost, że dokumentację podatnicy mogą przesłać lub otrzymać drogą elektroniczną, w tym e-mailem. Przykładowo, dotyczy to potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Obowiązek posiadania takiego potwierdzenia jest związany z wystawieniem faktury korygującej przez sprzedawcę. Jeśli sprzedawca np. udzielił rabatu po sprzedaży, to może obniżyć podatek należny, jeśli wyśle nabywcy korektę i otrzyma potwierdzenie jej dostarczenia. W wyroku z 28 czerwca 2012 r. (sygn. akt I FSK 202/12) NSA zwrócił uwagę, że potwierdzenie odbioru faktury korygującej może zostać dokonane np. drogą elektroniczną - przez internet lub pocztą e-mail, za pomocą faksu, jak również za pomocą poczty lub przesyłki kurierskiej.

W przypadku kontaktów z urzędem celnym sądy również dopuszczają dowody elektroniczne. Chodzi np. o elektroniczne komunikaty IE-599, które są wydawane eksporterowi. W wyroku z 13 kwietnia 2012 r. (sygn. akt III SA/Gl 1276/11) WSA w Gliwicach wyjaśnił, że w systemie ECS (system kontroli eksportu) potwierdzenie wywozu towarów poza Unię Europejską odbywa się za pomocą elektronicznego komunikatu IE-599, który jest podpisywany przez ten system przy użyciu klucza do bezpiecznej transmisji danych. Komunikat dokumentuje więc czynność wywozu, co organy mogą łatwo zweryfikować. Kopię komunikatu może – zdaniem sądu – stanowić każdy rodzaj dokumentu. Jak wynika z art. 41 ust. 11 ustawy o VAT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), może to być również dokument zapisany w formie elektronicznej.

Klasyczną formą wykorzystywania e-maila są e-faktury. Polskie przepisy już teraz pozwalają przesyłać faktury drogą elektroniczną jako załączniki do poczty elektronicznej. Potwierdzają to również sądy, a nawet Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu do projektu nowelizacji ustawy o VAT, która ma wejść w życie 1 stycznia 2013 r.

Wyjaśnijmy, że podstawowym przykładem elektronicznych kontaktów podatników z fiskusem są e-deklaracje. Dokumenty te można przesyłać przez internet, używając e-podpisu z kwalifikowanym certyfikatem. W przypadku deklaracji nie można jednak załączyć formularza podatkowego do e-maila, ale trzeba zastosować się do wymogów systemu e-Deklaracje. Poza e-podpisem konieczne jest używanie określonego przez resort finansów e-formularza.

E-korespondencja
Do jakich czynności można wykorzystać narzędzia elektroniczne:
– e-deklaracje,
– e-faktury,
– dokumentowanie eksportu towarów,
– korespondencja z urzędami i izbami skarbowymi.