Przedsiębiorcy, których profil działalności wymaga spotkań z kontrahentami niejednokrotnie ponoszą spore wydatki na zakup garniturów, krawatów koszul, czy garsonek. Jeśli jednak ubrania nie posiadają firmowych oznaczeń, w opinii zarówno fiskusa, jak i sądów mogą być wykorzystywane także do celów osobistych, a to oznacza brak możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu.

Uniwersalny strój nie obniży podatku

Fiskus od lat stoi na stanowisku, że zakup eleganckiej odzieży, np. garnituru, nie służy wyłącznie celom firmowym – uważa, że jest to wydatek o charakterze osobistym, a to oznacza, że nie może być uznany za koszt uzyskania przychodu z działalności gospodarczej. Fiskus wskazuje, że tego rodzaju zakupy służą zaspokojeniu zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej niezależnie od tego, czy prowadzi ona działalność gospodarczą, czy nie. Nie daje się również przekonać argumentami, że odpowiedni wygląd wpływa na relacje z kontrahentami i tym samym, może mieć związek z uzyskiwanym przychodem. Dopóki więc zakupiony strój jest na tyle uniwersalny, że przedsiębiorca może z niego korzystać także prywatnie, nie może go zaliczyć do kosztów podatkowych (np. wyrok NSA z 4.03.2009 r., sygn. akt II FSK 1672/07).

Reprezentacja nie jest kosztem

Gdyby jednak przedsiębiorca byłby np. w stanie udowodnić, że danego garnituru używa tylko do celów firmowych, sprawa też może nie być oczywista. Do kosztów uzyskania można zaliczyć wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Wyjątkiem są wydatki, wymienione w katalogu w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i odpowiednio w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Oznacza to, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, o ile nie zostały wymienione w katalogu wyłączeń. Znajdują się w nim m. in. wydatki poniesione na reprezentację. Nie została ona zdefiniowana w ustawie, stąd w interpretacji tego pojęcia sięga się do definicji słownikowej.

Reprezentacja jest definiowana jako „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.” Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy przyjąć, że reprezentacja to występowanie w imieniu firmy wiążące się z okazałością, w celu wywołania dobrego wrażenia. Obejmuje ona działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych pomiędzy podmiotami gospodarczymi (jest więc ukierunkowana na zewnątrz firmy). W określeniu „reprezentacja” mieści się więc takie działanie podatnika, które ma na celu stworzenie (utrwalenie) właściwego wizerunku firmy.

Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca kupił strój biznesowy, by między innymi w ten sposób budować pozytywny wizerunek swojej firmy, to nawet gdy będzie go wykorzystywał tylko w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, takiego wydatku i tak nie zaliczy do kosztów podatkowych.