Osoby i firmy, które są właścicielami gruntów i budynków, mają obowiązek wpłacać podatek od nieruchomości na konto gminy lub miasta właściwego ze względu na miejsce położenia nieruchomości. W praktyce osoby czekają na decyzje wójta, burmistrza lub prezydenta miasta ustalające wysokość podatku na dany rok, a następnie same wpłacają należność. Firmy natomiast nie muszą czekać na decyzje, ale mają obowiązek same obliczyć i zadeklarować wysokość podatku, a następnie wpłacać go na konto gminy.

W niektórych gminach poborem podatku od nieruchomości mogą zajmować się również inkasenci. Na podstawie art. 6 ust. 12 ustawy z 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 95, poz. 613 z późn. zm.) rada gminy może zarządzać pobór podatku od nieruchomości od osób fizycznych w drodze inkasa oraz wyznaczać inkasentów i określać wysokość wynagrodzenia za inkaso. Z przepisu wynika, że inkasenci mogą zostać wyznaczeni jedynie do pobierania podatku od nieruchomości od osób fizycznych. Jak wyjaśniło Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej (RIO) w Kielcach (uchwała z 16 maja 2012 r., nr 34/2012), powołanie inkasenta może nastąpić tylko uchwałą rady gminy, w której określa się także wysokość wynagrodzenia za inkaso. Izba w uchwale musiała rozstrzygnąć, czy ustalać inkasentów może również wójt gminy. Rada tej gminy w uchwale w sprawie wysokości stawek podatku od nieruchomości określiła bowiem, że wójt gminy ma wyznaczyć inkasenta w przypadku nieobecności inkasenta wyznaczonego przez radę gminy.

Kolegium RIO uznało jednak, że uchwała rady gminy narusza prawo i w tej części jest nieważna. Izba przypomniała, że wyznaczenie inkasenta i określenie wysokości jego wynagrodzenia należy do wyłącznej kompetencji rady gminy i nie może być przekazywane innym organom.