W jaki jednak sposób powinien być rozliczany taki wydatek w kosztach podatkowych?
Krystian Pawłowicz, ekspert podatkowy w KPMG, podkreśla, że najem należy do tzw. usług o charakterze ciągłym i w zdecydowanej większości przypadków, będzie stanowił koszt pośredni (wyjątkiem będzie sytuacja, gdy wynajmowany lokal jest następnie podnajmowany).
Ważne jest jednak to, że taki koszt rozliczany jest inaczej przez podatników prowadzących księgi rachunkowe oraz księgi przychodów i rozchodów.
Ogólna zasada wyrażona w art. 22 ust. 5 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.), stanowi, że koszty uzyskania przychodów, z pewnymi zastrzeżeniami, są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

Dla przedsiębiorców prowadzących księgi rachunkowe dniem poniesienia kosztu jest dzień, na który ujęto koszt w księgach na podstawie faktury, a dla prowadzących księgi podatkowe, jest to dzień wystawienia faktury

Jednak koszty inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, zgodnie z art. 22 ust. 5c tej ustawy są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, to rozlicza się je proporcjonalnie.
Jak tłumaczy Krystian Pawłowicz, jeśli więc czynsz płacony jest z góry za rok kalendarzowy (pokrywający się z rokiem podatkowym),to rozliczany będzie w całości w dacie jego poniesienia. W sytuacji natomiast, gdy czynsz pokrywa kolejne 12 miesięcy (i nie jest to rok podatkowy), a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku wydatek taki stanowić będzie koszt uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczy.
Tym samym, według eksperta, czynsz powinien być ujęty w odpowiednich częściach w latach podatkowych, którego konkretna zapłata dotyczy, zgodnie z zasadą współmierności przychodów i kosztów w przypadku wydatków dotyczących okresów przekraczających jeden rok podatkowy.