Podmioty, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, powinny już mieć zatwierdzone sprawozdania za 2010 rok. Następnym krokiem jest przeniesienie dokumentacji za ten okres sprawozdawczy do archiwum. Monika Borczyńska, konsultant w Dziale Audytu w Baker Tilly Poland, zwraca uwagę, że zgodnie z ustawą o rachunkowości (t.j. Dz.U. 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) rachunki jako dowody księgowe należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

– Zgodnie z Ordynacją podatkową podatnicy wystawiający rachunki muszą kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego – twierdzi nasza rozmówczyni.

Monika Borczyńska dodaje, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin ten może się zmienić (najczęściej wydłużyć) ze względu na ewentualne zawieszenie lub przerwanie biegu terminu przedawnienia.