Rozmowa z Hanną Kozłowską, ekspertem w KDA Kancelaria Doradców i Audytorów w Poznaniu Fot. Arch.

Obok tradycyjnych uzupełnień wypłaty, takich jak pakiety medyczne, karty multisport, pracodawcy zobowiązują się np. do pokrywania wydatków na naukę czy szkolenia pracowników. Czy te wydatki zawsze będą stanowić koszty uzyskania przychodów?

Poza comiesięczną pensją pracownik często otrzymuje różnego rodzaju dodatki. Walcząc o dobrego pracownika, przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po stosowanie rozwiązań, które mają zapewnić napływ najbardziej przydatnych dla ich firmy osób. Jednak to, czy takie wydatki na naukę lub szkolenie będą stanowić koszt podatkowy, zależy od branży, w jakiej działa przedsiębiorca, i tego, czy zdobyta wiedza przyda się pracodawcy.

Jakie konkretnie wydatki na edukację będą kosztem firmy?

Przykładowo firma zajmująca się obsługą lotnisk poniosła koszty otrzymania licencji ochrony przez pracownika (koszt kursu oraz egzaminu). Ponadto pokryła również, na wniosek pracownika, koszty egzaminu kwalifikacyjnego na elektryka.

Dla rozstrzygnięcia o możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania decydujące znaczenie będą miały zasady ogólne określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatki takie nie zostały bowiem wprost wyłączone z kosztów, o których mowa w art. 16 ustawy o CIT.

Oznacza to, że w celu zaliczenia takiego wydatku do kosztów podatkowych powinien zostać zachowany związek przyczynowo-skutkowy poniesionego wydatku z uzyskanym przychodem. W tym zakresie wśród organów podatkowych dominuje pogląd, że poniesiony wydatek na kształcenie pracownika powinien uwzględniać: specyfikę działalności prowadzonej przez dany podmiot oraz możliwość efektywnego wykorzystania zdobytej wiedzy w działalności tego podmiotu.

Organy podatkowe prezentują stanowisko, że wyłącznie wydatek na kształcenie pracownika związany ze specyfiką działalności przedsiębiorcy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Niektóre organy podatkowe zauważają jednak, że nie jest konieczne, aby zakres działalności spółki pokrywał się z zakresem kształcenia pracownika, gdyż niektóre dziedziny wiedzy są na tyle uniwersalne, że mogą przynosić wymierne efekty w przedsiębiorstwach o różnym profilu działalności (np. dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 28 grudnia 2007 r. nr PB3/423-137/07/DK).

Ponadto w interpretacji z 31 grudnia 2008 r. (nr ILPB3/423W-89/08-2/BN) dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu uznał, że kosztami uzyskania przychodów są także wydatki dotyczące szkoleń podnoszących wiedzę ogólną pracowników wykraczającą poza wymogi pracy danego pracownika.

Kto musi udowodnić, że dane szkolenie było potrzebne?

Ciężar udowodnienia tego związku spoczywać będzie każdorazowo na podatniku. Wracając do naszego przykładu, mając na uwadze specyfikę działalności, której przedmiotem jest obsługa lotniska (konieczność ochrony obiektów lotniska oraz wymóg zapewnienia technicznej obsługi tych obiektów), brak jest przeciwwskazań, aby zaliczyć poniesione wydatki na wydanie licencji pracownika ochrony oraz kurs wraz z egzaminem kwalifikacyjnym dla elektryków do kosztów podatkowych.

Jakie skutki będzie miało finansowanie nauki dla drugiej z zainteresowanych stron, czyli pracownika?

Sfinansowanie szkoleń i egzaminów należy rozpoznać jako przychód, który będzie korzystać ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT. Przepis ten wskazuje, że zwolnieniu podlega wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.

Kiedy będziemy mieć do czynienia z podnoszeniem kwalifikacji?

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Aby zatem uznać, że zwolnienie z PIT przysługuje, niezbędne jest, aby pracownik uczestniczył w szkoleniu z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą.

Czy zwolniony z podatku będzie pracownik, który sam sfinansował szkolenie, a szef zwrócił mu pieniądze?

Zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT może nie przysługiwać. Jeżeli pracownik został przeszkolony po dacie wejścia zmienionych przepisów kodeksu pracy, tj. po 16 lipca 2010 r., nie ma przeciwwskazań do zastosowania zwolnienia. Inaczej jednak będzie, gdy pracownik został przeszkolony przed tą datą.

Z czego wynika taka interpretacja?

Obowiązujące przed 16 lipca 2010 r. przepisy rozporządzenia ministra edukacji narodowej oraz ministra pracy i polityki socjalnej z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. nr 103, poz. 472 z późn. zm.), regulujące kwestię zwrotu kosztów dotyczących szkoleń, nie przewidywały zwrotu takich kosztów bez skierowania. Jeżeli zatem pracownik sam udał się na szkolenie, a następnie wystąpił o dofinansowanie, wypłacona kwota powinna stanowić przychód podlegający opodatkowaniu.