Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku orzekł (wyrok z 23 marca 2011 r., sygn. akt I SA/Gd 66/11, nieprawomocny), że organ podatkowy może samodzielnie ustalić koszt sporządzenia kopii z akt postępowania. Nie ma przeszkód, aby koszt ten wyniósł 1 zł za skopiowaną stronę. Zdaniem sądu koszty udostępnienia akt podatnikom powinny uwzględniać wszelkie czynności przygotowawcze, takie jak wyszukanie dokumentów, uporządkowanie, ponowne wpięcie do segregatora itp. Zdaniem sądu koszty sporządzenia kopii jednej strony dokumentu przez organ podatkowy będą zupełnie inne niż np. w punkcie ksero.

Jak mówi Jacek Pawlik, doradca podatkowy w Eccom, podatnik musi liczyć się z tym, że żądając wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów lub kopii dokumentów, będzie musiał ponieść czasami dość istotne koszty ich sporządzenia. Jak wynika z wyroku, mogą one opierać się na pewnej średniej kosztów związanych z tymi czynnościami i dalece odbiegać od kosztów rynkowych.

Dominik Szczygieł, doradca podatkowy i radca prawny w MSDS M. Szczotka D. Szczygieł, dodaje, że różnica ceny takiej usługi organu administracji w porównaniu z usługami punktów ksero może dziwić. Należy jednak pamiętać, że organ podatkowy to nie punkt usługowy i koszt sporządzenia kopii musi uwzględniać również zaangażowanie pracowników.

– Cena 1 zł za stronę kopii jest analogiczna jak w przypadku spraw cywilnych w sądach powszechnych – wyjaśnia ekspert.

Jak mówi Jacek Pawlik, podatnicy mogą również sami sporządzić odpis lub kopię z akt sprawy, ale napotkają na ograniczenia związane z dostępnością urządzeń technicznych. Podatnik musiałby je sam przynieść do urzędu.

– Pozostaje więc odpis ręczny, co zmniejsza koszty, ale jest pracochłonne – stwierdza doradca podatkowy Eccom.

Natomiast Dominik Szczygieł podkreśla, że sprawę kosztów rozwiązałoby doprecyzowanie przepisów w ten sposób, aby wprost przewidywały możliwość wykonywania fotografii dokumentów z akt sprawy. Niestety w wielu organach i sądach prawo to – wobec braku jednoznacznej normy ustawowej – jest kwestionowane.