W Planie Rozwoju i Konsolidacji Finansów 2010 – 2011 rząd wyznaczył sobie jako jeden z celów optymalizację procesów biznesowych realizowanych przez jednostki sektora publicznego. Wśród proponowanych rozwiązań znalazło się tworzenie centrów usług wspólnych. Krystian Bestry, wiceprezes ABSL, wyjaśnia, że są to wydzielone jednostki specjalizujące się w wykonywaniu określonych zadań (np. księgowości, dokonywanie zakupów), które obsługują inne podmioty w ramach własnej organizacji.

Eksperci z firmy Deloitte obliczyli, że gdyby zreorganizować usługi według takiego modelu, sektor publiczny mógłby odnotować oszczędności od 4 do 15 mld złotych rocznie.

Według Kingi Piecuch, członka zarządu Xerox Polska, obsługa procesów z zakresu outsourcingu księgowości, realizowana przez wyspecjalizowane jednostki, jakimi są centra usług wspólnych, to szereg korzyści finansowych oraz organizacyjnych.

– Można to osiągnąć dzięki skoncentrowaniu całości procesów  w jednym miejscu, standaryzacji działania, wsparciu wykwalifikowanej kadry oraz zastosowaniu narzędzi i technologii, do których pojedyncze komórki administracji nie mają dostępu – twierdzi nasza rozmówczyni.

Ekspert dodaje, że stworzenie centrów usług dla sektora publicznego oznacza również redukcję zbędnej biurokracji, czyli przekazywania faktur z rąk do rąk, czekania na podpisy różnych departamentów, angażowania pracowników, którzy mogliby realizować inne zadania na rzecz podatników, utrzymywania archiwów dokumentów. Dzięki temu można też uniknąć dublowania zadań  i, co za tym idzie,  rozmywania odpowiedzialności za ewentualne błędy.

Ponadto Krystian Bestry podkreśla, że tworzenie wyspecjalizowanych ośrodków zbierających zadania z innych oddziałów danej organizacji jest dużo wydajniejsze niż prosta redukcja etatów. W przypadku zwolnień trzeba się liczyć z obniżeniem wydajności pracy. Tymczasem z informacji przekazanych przez urzędy w 2009 r. wynikało, że liczba pracowników w stosunku do przydzielonych zadań już w tej chwili jest zbyt mała. Jest to problem występujący w 36 proc. urzędów.

Według Kingi Piecuch innym korzystnym dla państwa  modelem jest zlecenie usług księgowych zewnętrznej firmie outsourcingowej. Centra outsourcingowe sprawdziły się w realizacji dużych kontraktów dla sektora publicznego na świecie, np. w USA. Za każdym razem zmiana tradycyjnego modelu na outsourcingowy przynosi znaczące oszczędności i podnosi wydajność pracy. Przy takim wariancie  można zredukować koszty operacyjne o 10 – 20 proc. rocznie. To szczególnie ważne teraz, kiedy presja Unii Europejskiej na zmniejszenie poziomu deficytu  publicznego jest coraz większa.

Ważne!

Około 7 proc. centrów usług wspólnych na świecie należy do instytucji sektora publicznego