Rafał Wójcik

prezes BSJP Accounting Services

1 Czy otrzymane częściowo nieodpłatne świadczenia w postaci dofinansowania do szkoleń podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Zgodnie z treścią art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się m.in. nieodpłatne lub częściowo odpłatne świadczenia. Do takich świadczeń należą opłacone koszty szkolenia pracowników. Zgodnie z wyjaśnieniami organów podatkowych, opłacane przez zakład pracy szkolenia można podzielić na dwie grupy: szkolenia podnoszące posiadane kwalifikacje zawodowe oraz szkolenia podnoszące poziom ogólny.

Przypomnieć należy w tym miejscu wyjaśnienia Ministerstwa Finansów, że jeżeli szkolenia pierwszego rodzaju (podnoszenie kwalifikacji zawodowych) są niezbędne do wykonywania obowiązków zawodowych pracownika, koszty ponoszone na takie szkolenia przez zakład pracy nie stanowią przychodu pracownika. Natomiast koszty związane ze szkoleniami drugiego rodzaju (podnoszące poziom ogólny) stanowią przychód pracownika do opodatkowania, jak wynagrodzenie o pracę.

Artykuł 21 ust. 1 pkt 90 ustawy precyzuje, iż zwalnia się z podatku dochodowego wartość świadczeń przyznanych przez zakład pracy, zgodnie z odrębnymi przepisami, na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenie ogólne pracownika, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę w szkołach lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.

Do odrębnych przepisów zaliczyć należy m.in. przepisy rozporządzenia ministra edukacji narodowej oraz ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych. Świadczenia wypłacane pracownikom w oparciu o przepisy tego rozporządzenia korzystają ze zwolnienia z opodatkowania. Rozporządzenie różnicuje zakres świadczeń przysługujących pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe i wykształcenie ogólne w zależności od formy kształcenia oraz od okoliczności, czy pracownik podjął naukę na podstawie skierowania pracodawcy czy bez jego skierowania. Wszystkie rodzaje kształcenia na podstawie skierowania pracodawcy są zwolnione. Zwolnione jest też kształcenie w formach szkolnych (tj. studia, szkoły wieczorowe, studia podyplomowe). Nie są zwolnione natomiast szkolenia bez skierowania pracodawcy odbywane w formach pozaszkolnych (np. kursy językowe, inne szkolenia).

2 Czy dla pracodawcy, który częściowo finansuje naukę pracownika, powstają koszty podatkowe?

Obie ustawy o podatkach dochodowych podobnie definiują koszty uzyskania przychodów, jako te poniesione w celu osiągnięcia przychodów oraz zachowania lub zabezpieczenia źródeł przychodów. Chociaż ustawodawca nie wskazuje enumeratywnie, jakie koszty mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, to wskazuje określone cechy, jakie musi spełniać dany koszt, aby mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów. Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów, należy ocenić jego związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz możliwość osiągnięcia przychodów. To na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością oraz okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że wydatki na naukę pracownika nie zostały wyłączone przez ustawodawcę z kosztów podatkowych. Zatem, jeżeli zdaniem przedsiębiorcy większe kwalifikacje pracownika są niezbędne w firmie i mają związek z osiąganym przez nią przychodami, to poniesione w tym celu wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów firmy.

Organy podatkowe często rozstrzygały tę kwestię w swoich interpretacjach. Ich analiza wskazuje, że pracodawca może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki na szkolenia, o ile jest w stanie udowodnić ich związek z przychodem. Pracodawca musi zatem dysponować odpowiednią dokumentacją i wskazać, że koszt ten przyczyni się do wzrostu przychodów.

Choć wydatek na szkolenie pracownika trudno powiązać z konkretnym przychodem, powinien być uznany za koszt ogólny działalności firmy. Tak wynika również z wyroku NSA z 13 maja 1998 r.

Podsumowując, należy zaznaczyć, że przy tak różnorodnej formie dostępnych kursów i szkoleń należy zawsze każdy przypadek dofinansowania rozpatrywać indywidualnie.

3 Jak ustalić wartość świadczeń częściowo odpłatnych?

Wysokość świadczeń nieodpłatnych lub w naturze ustala się na podstawie cen rynkowych, a w szczególności dla świadczeń wykonywanych przez przedsiębiorcę wartość świadczenia będzie podobna jak dla odbiorców (klientów przedsiębiorcy), a dla świadczeń nabytych przez przedsiębiorcę - według cen nabycia. Ponadto przychód z użyczenia nieruchomości ustala się w wysokości czynszu, a w pozostałych przypadkach zastosowanie mają ceny rynkowe z uwzględnieniem stanu zużycia i czasu wykorzystania. Dla świadczeń częściowo odpłatnych powyższe zasady znajdą zastosowanie tylko w części niepokrytej (nieopłaconej).

Należy ponadto pamiętać, aby każdy przypadek opodatkowania świadczeń częściowo odpłatnych gruntownie przeanalizować, gdyż ustawodawca przewidział częściowe zwolnienia z podatku lub wyjątki dla pewnych grup podatników (I lub II grupa podatkowa) lub w zależności od charakteru świadczeń (dotacje lub subwencje z budżetu państwa lub organizacji międzynarodowych itp.). Pełny katalog zasad ustalania wartości świadczeń lub wyjątków znacznie przekracza ramy niniejszej publikacji.

4 Czy wykorzystywanie pomieszczenia użytkowego należącego do członka rodziny tylko za opłaty eksploatacyjne (elektryczność, telefon) będzie miało podatkowe konsekwencje?

Ustalenie częściowej odpłatności w wysokości opłat eksploatacyjnych (elektryczność, telefon) za lokal przeznaczony na działalność gospodarczą (biuro, magazyn) nie wywołuje konsekwencji podatkowych u członka rodziny przedsiębiorcy zaliczonych do I lub II grupy podatkowej (małżonek, córka, syn, ojciec itd.).

W pozostałych przypadkach za wartość przychodu należy uznać czynsz, który byłby płacony w sytuacji zawarcia umowy najmu. Cała trudność i ryzyko polega na ustaleniu przychodu do opodatkowania w sytuacji użyczenia nieruchomości (lokalu). Ryzyko takie dotyczy osoby użyczającej lokal, bo to ona jest w tej sytuacji płatnikiem podatku. Przedsiębiorca korzystający z takiego lokalu zaliczy do kosztów uzyskania przychodów tylko te wydatki, które faktycznie poniósł.

Wydaje się, że dobrym rozwiązaniem ustalenia przychodu z hipotetycznego najmu, który przysługiwałby członkowi rodziny użyczającego lokal, byłoby zapisanie takiej kwoty przychodu wprost w umowie użyczenia. Powinna to być wartość odpowiadająca warunkom rynkowym dla danego rodzaju nieruchomości z uwzględnieniem lokalizacji.

5 Pracodawca zwraca część wydatków na telefon służbowy pracownika (limit miesięczny), resztę płaci pracownik. Czy po stronie pracownika powstanie przychód z tego tytułu?

W sytuacji gdy pracodawca dopuszcza wykorzystywanie przez pracownika telefonu służbowego do rozmów służbowych i prywatnych i z tego tytułu określi w umowie odpłatność za takie rozmowy (limit miesięczny), to dla pracownika nie jest to przychód do opodatkowania, o ile pracownik zapłaci firmie za rozmowy prywatne. Dla pracodawcy natomiast nie powstanie koszt uzyskania przychodów w części opłaconej przez pracownika. Gdyby pracownik nie opłacał swoich rozmów prywatnych, stanowiłoby to jego dodatkowy przychód do opodatkowania jak od wypłaconego wynagrodzenia za pracę.

Należy zaznaczyć, że najlepszym określeniem kosztów odpłatności za rozmowy służbowe i prywatne jest billing. Limit na rozmowy prywatne powoduje konieczność zweryfikowania zasadności opłacenia przez pracownika rozmów prywatnych ponad limit. Wówczas przekroczenie kwoty limitu przez pracownika będzie potrącane z jego pensji.

Podsumowując, należy zaznaczyć, że rozmowy prywatne wykonywane z telefonu służbowego w części opłaconej (zwróconej) przez pracownika nie powodują u niego przychodu do opodatkowania. Natomiast dla pracodawcy koszty rozmów telefonicznych opłacone przez pracownika nie są kosztem uzyskania przychodu.

6 Czy dofinansowanie wypoczynku dzieci pracownika ma konsekwencje podatkowe dla niego i firmy?

Jak większość czynności w polskim prawie podatkowym, tak również dofinansowanie wypoczynku dla dzieci pracowników wywołuje pewne konsekwencje podatkowe. Dofinansowanie wypoczynku dzieci pracownika jest jednak traktowane przez fiskusa wyjątkowo preferencyjnie na tle wszelkich innych świadczeń nieodpłatnych.

Z punktu widzenia pracownika dofinansowanie wypoczynku dzieci jest zwolnione z podatku dochodowego całkowicie, jeżeli pochodzi ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Dofinansowanie takie pozostaje zwolnione również do wysokości nieprzekraczającej 760 zł w jednym roku podatkowym, o ile następuje z innych źródeł niż fundusz socjalny.

Należy jednak pamiętać o kilku ograniczeniach. Zwolnieniu podlegają tylko dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, a wypoczynek musi być zorganizowany przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie w formie wczasów, obozów, kolonii lub zimowisk, w tym również w formie połączonej z nauką lub leczeniem.

Z punktu widzenia pracodawcy z kolei, dopłaty do wypoczynku dzieci stanowią w całości koszty uzyskania przychodu, przy czym należy pamiętać, że w przypadku kwot sfinansowanych ze środków zakładowego funduszu socjalnego zaliczenie w koszty następuje w sposób pośredni, czyli poprzez odpisy dokonywane na ten fundusz.

Notowała ALEKSANDRA TARKA

Podstawa prawna

■ Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

■ Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

■ Rozporządzenie ministra edukacji narodowej oraz ministra pracy i polityki socjalnej z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. nr 103, poz. 472 z późn. zm.).