Firmy prowadzące księgi rachunkowe muszą zakończyć inwentaryzację aktywów i pasywów do 15 stycznia. Termin ten dotyczy tych spółek, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym.
Po przeprowadzeniu inwentaryzacji należy dokonać wyceny i ustalić różnice inwentaryzacyjne. Jak przypomina Katarzyna Szaruga, biegły rewident, dyrektor departamentu audytu Europejskiego Centrum Audytu, kolejnym etapem jest wyjaśnienie powstałych różnic inwentaryzacyjnych. Najlepiej dokonać tego poprzez zebranie oświadczeń i wyjaśnień osób materialnie odpowiedzialnych, można także poprzez konsultacje z członkami zespołów spisowych lub z głównymi użytkownikami składników majątku.
- Na tej podstawie sporządza się protokół z ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych i wskazuje się w nim np. czy są to niedobory zawinione, ubytki naturalne lub niedobory niezawinione spowodowane błędami w liczeniu bądź w dokumentacji magazynowej, czy też drobnymi kradzieżami, wskazuje się sposób ujęcia różnic w księgach rachunkowych, dokonanie ewentualnej kompensaty niedoborów i nadwyżek - wyjaśnia nasza rozmówczyni.
Dodaje również, że protokół z weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych powinien być zatwierdzony przez kierownika jednostki i wtedy staje się podstawą do ujęcia w księgach rachunkowych.
Według Katarzyny Szarugi, w zależności od rodzaju różnic niedobory i nadwyżki kompensuje się ze sobą, ujmuje w kosztach bądź przychodach podstawowej działalności operacyjnej, pozostałych kosztach bądź przychodach operacyjnych lub uznaje za nieistotne.
Z kolei Roman Seredyński, biegły rewident, prezes zarządu Europejskiego Centrum Audytu, podkreśla, że ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Czyli w przypadku inwentaryzacji za 2007 rok różnice inwentaryzacyjne należy rozliczyć w księgach rachunkowych za 2007 rok, tj. do dnia zamknięcia ksiąg za 2007 rok.
- W trakcie inwentaryzacji należy nie tylko dokonać spisu ilości, ale także ocenić przydatność spisywanych składników majątku - zwraca uwagę rozmówca.
Ekspert uważa też, że w związku z tym, podczas rozliczania inwentaryzacji trzeba pamiętać o dokonaniu wyceny tych składników majątku, które zostały uznane za niepełnowartościowe, nieprzydatne, zalegające lub z innych przyczyn nienadające się do wykorzystania. Te składniki także powinny zostać objęte protokołem z rozliczenia inwentaryzacji zatwierdzonym przez kierownika jednostki.
Agnieszka Pokojska