EKSPERT WYJAŚNIA

ARTUR SYROWY

prawnik, ekspert podatkowy, Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych Ślązak, Zapiór i Partnerzy (zrzeszona w Consortio Lex)

Na wstępie należy zaznaczyć, iż następstwem powołania członka zarządu może być nawiązanie stosunku obligacyjnego, na przykład umowy o pracę czy umowy o zarządzanie. Jeżeli prezes wykorzystuje prywatny samochód do podróży związanych z działalnością spółki, to bez względu na to, czy jest on pracownikiem, czy też nim nie jest, zwrot wydatków z tego tytułu będzie podlegał zwolnieniu przedmiotowemu od podatku dochodowego od osób fizycznych z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT. Zwolnienie to ma jednak ograniczony zakres i wymaga spełnienia określonych ustawą warunków.

W celu używania prywatnego samochodu prezesa dla potrzeb służbowych powinna zostać zawarta umowa cywilnoprawna określająca zakres oraz warunki zwrotu należności w związku z odbytą podróżą. Podstawą do dokonywania takich wypłat mogą być również postanowienia regulaminu lub statutu spółki. Wymaga również podkreślenia, że przebieg pojazdu powinien być udokumentowany ewidencją przebiegu pojazdu.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, a także podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Warunkiem zastosowania tego zwolnienia dla osób niebędących pracownikami jest jednak to, że uzyskanych należności związanych z taką podróżą nie mogą zliczyć do swoich kosztów uzyskania przychodów oraz to, by: zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów, lub w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Zwrot wydatków ponoszonych przez prezesa zarządu będzie korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego, jeżeli zostaną spełnione wyżej opisane warunki oraz jeżeli kwota zwrotu nie przekroczy odpowiedniego limitu. Ta graniczna wysokość wypłaconych należności uprawniająca do skorzystania ze zwolnienia obliczana jest jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Stawka ta nie może być wyższa od: 0,4894 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 lub 0,7846 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.

W przypadku wypłaty prezesowi kwoty przewyższającej ustalone limity, wartość nadwyżki ponad te limity będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

(MGM)

PODSTAWA PRAWNA

■ Art. 21 ust. 1 pkt 16 oraz art. 21 ust. 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).