Ustawa o rachunkowości wymaga (art. 14 ust. 2) spełnienia obowiązku zachowania kolejności w numerowaniu zapisów w dzienniku. Ustawa nie przesądza o formie i strukturze tworzenia numeru, a wymaga jedynie, by zachować kolejność numerowania wszystkich dokonanych zapisów w dzienniku.

Przyjęcie zasady kolejnego numerowania zdarzeń w dzienniku, ale w skali miesiąca, z uwagi na ujmowanie, zapisów chronologicznie w danym okresie sprawozdawczym, gdzie sprawozdania składa się co miesiąc, jest w ocenie Kolegium bezpodstawne. (...)

Wynikający z postanowień art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości obowiązek zachowania kolejności w numerowaniu zapisów w dzienniku odnosi się do kolejnego numerowania w skali roku obrotowego – kolejno – zgodnie z wykładnią językową (oznacza: w porządku następczym – jeden po drugim).

Wskazuje na to zarówno fakt otwierania ksiąg rachunkowych – obejmujących m.in. dziennik – na początek roku obrotowego i zamykania na koniec roku obrotowego, jak również obowiązek przestrzegania przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, w tym dziennika – generalnych zasad rachunkowości wynikających z postanowień art. 24 ustawy o rachunkowości. (...)

Dopuszczenie przez ustawę (art. 14 ust. 3) możliwości stosowania dzienników częściowych grupujących operacje gospodarcze według ich rodzajów nie przesądza o odrębności numeracji w danym miesiącu, a odnosi się do wszystkich zapisów objętych dziennikiem częściowym (sporządzanym za rok, a nie za miesiąc), dokumentujących wystąpienie operacji gospodarczych określonego rodzaju. Podobnie zachowanie automatycznego numerowania zapisów księgowych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera (art. 14 ust. 4) nie jest argumentem – jak podnosi wnoszący zastrzeżenie – dla dopuszczalności numerowania zapisów w skali miesiąca. (...)

Zarzut niepraktyczności zalecanego przez Izbę sposobu numerowania zapisów księgowych (zachowanie kolejności numeracji zapisów księgowych w skali roku), powodującego konieczność wstrzymania księgowania bieżących dokumentów do momentu wpłynięcia do jednostki ostatniego dokumentu z miesiąca poprzedniego, również nie znajduje uzasadnienia. Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy o rachunkowości księgi uznaje się za prowadzone bieżąco, m.in. jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

Chronologiczne rejestrowanie w dzienniku zdarzeń gospodarczych, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, nie oznacza więc, że jednostki mają obowiązek dokonywać w nim zapisów dzień po dniu. Odsunięcie w czasie operacji nanoszenia do ksiąg rachunkowych danych dotyczących bieżącego miesiąca do momentu zakończenia księgowań dotyczących miesiąca poprzedniego jest naturalną sekwencją zdarzeń związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, przetwarzaniem danych księgowych i sporządzaniem wymaganych sprawozdań budżetowych i finansowych (na podstawie uchwały nr 45/2009 Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie z 18 maja 2009 r. w sprawie zastrzeżenia Wójta Gminy T. do wniosku pokontrolnego).