Wiele urzędów administracji publicznej szuka sposobów zmniejszania wydatków wobec mniejszych wpływów do ich budżetów. Z reguły wprowadza się oszczędności w wydatkach bieżących. Gminy starają się nie przerywać inwestycji, szczególnie tych unijnych i nie zwalniać pracowników.
Rodzaj oszczędności i ich poziom zależy od wielkości urzędu. Małe urzędy gminne niewiele mogą zaoszczędzić. W większych urzędach skala oszczędzania może być większa. Urzędy muszą obsługiwać mieszkańców na jak najwyższym możliwym poziomie. Należy brać to pod uwagę, planując oszczędności w administracji.
Najpowszechniejszymi sposobami zmniejszenia wydatków są ograniczenia zakupów materiałów i sprzętu biurowego. Próby zmniejszenia zużycia energii to również dobry sposób na wprowadzenie oszczędności. Zmniejszenia wydatków można dokonać poprzez zaniechanie niektórych prac i remontów. Duże oszczędności można uzyskać po termomodernizacji budynków urzędowych oraz po zainwestowaniu w odnawialne źródła energii.
Zużycie energii
Większość urzędów próbuje zużywać mniej energii elektrycznej. Paweł Ruksza, naczelnik wydziału organizacyjnego z Urzędu Miejskiego w Częstochowie, opracował tzw. listę pożądanych zachowań urzędników w okresie kryzysu. Zwrócono się do naczelników wszystkich wydziałów z prośbą o wyrobienie u podwładnych nawyków oszczędnościowych na każdym kroku pracy w urzędzie.
Okazuje się, że w budynku urzędu gminy zużywana jest energia elektryczna również w godzinach, kiedy urząd nie funkcjonuje. Dlatego niektóre urządzenia zasilane energią elektryczną należy wyłączyć, jeżeli jest taka możliwość i nie spowoduje to późniejszych perturbacji technicznych w ich funkcjonowaniu. Z sieci można wyłączyć monitory, komputery, drukarki, urządzenia wielofunkcyjne oraz podgrzewacze do wody w łazienkach, a nawet czajniki.
Przykład z województwa
W dużych urzędach, np. miejskich i wojewódzkich, skala oszczędności jest z reguły większa. I tak np. w Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim wydano dyspozycje redukcji wydatków na zakupy bieżące, usługi remontowe, usługi informatyczne i podróże służbowe.
Ograniczyć można wydatki inwestycyjno-rzeczowe w samych urzędach. Zredukować wydatki związane z remontami pomieszczeń, zakupem biurek i sprzętu biurowego oraz innego umeblowania.
W Dolnośląskim Urzędzie Wojewódzkim zaczęto ciąć wydatki na działalność bieżącą, w tym zmniejszono koszty zakupu paliwa do samochodów służbowych, ograniczane są rozmowy telefoniczne i inne połączenia telekomunikacyjne oraz zakup przyborów biurowych.
Władze miejskie Świdnicy (dolnośląskie) twierdzą, że w urzędzie oszczędzać można na wszystkim. Urząd zmniejszył m.in. budżet przeznaczony na promocję miasta. W innych gminach postanowiono zmniejszyć wydatki na kulturę. Jednak z reguły nie rezygnuje się ze stałych imprez kulturalnych i festiwali czy imprez targowych, jak np. Jarmark Dominikański w Gdańsku. Mniej się wydaje na funkcjonowanie ośrodków sportu i rekreacji, rezygnując przy tym z konkursów i zawodów sportowych.
Jednostki samorządu terytorialnego mogą zmniejszyć wydatki, zamrażając przynajmniej na określony czas fundusze przeznaczane na konkursy, dotacje i dofinansowanie do imprez i spotkań o charakterze społecznym i gospodarczym. Zrezygnować można z udziału w wyjazdach na imprezy targowe lub na spotkania z miastami i gminami bliźniaczymi.
Wydatki na infrastrukturę
Kolejnych oszczędności można szukać, ograniczając koszty związane z dekoracją i estetyką miasta. Chodzi tu o zakupy oświetlenia dekoracyjnego i opraw do iluminacji. Oszczędności mogą się wiązać również z odłożeniem w czasie wydatków na remonty pomników. Gminy rezygnują np. z remontów kaplic i cmentarzy.
Zmniejszyć można wydatki związane z funkcjonowaniem infrastruktury gminnej. Gminy mogą zrezygnować z zakupu ławek i elementów małej architektury na skwerach i w parkach. Mniej pieniędzy można wydać na naprawę sprzętów na publicznych placach zabaw dla dzieci. Należy przy tym zwracać uwagę na bezpieczeństwo użytkowania urządzeń w takich miejscach.
Monitoring wydatków
Prowadzeniu polityki oszczędzania sprzyja ciągły monitoring wydatków ponoszonych przez urząd. Monitoring taki prowadzi m.in. Urząd Miejski w Wyszkowie (mazowieckie). Gmina zmniejszyła koszty funkcjonowania urzędu, m.in. rezygnując z kilku etatów kierowniczych.
Zaoszczędzić można również na zmianie operatora telefonicznego i usługodawcy internetowego. Można także renegocjować dotychczasowe umowy na usługi telekomunikacyjne.
Ważne są koszty ubezpieczeniowe. Można np. wynegocjować niższe niż dotychczasowe stawki składek ubezpieczeniowych. Często pakiety ubezpieczeniowe są tańsze niż pojedyncze zawieranie umów ubezpieczeniowych.
Urząd gminy może także korzystać z outsourcingu usług porządkowych i sprzątania pomieszczeń biurowych oraz innych budynków gminnych. Z outsourcingu można korzystać także przy serwisowaniu sprzętu telekomunikacyjnego i informatycznego, zamiast zatrudniać pracowników na etatach.
Informatyzacja i koszty
Starostwo Powiatu Konińskiego (wielkopolskie) wprowadziło np. znaczne oszczędności, racjonalnie gospodarując materiałami biurowymi. W ograniczeniu zużycia pomogło urzędowi wprowadzenie w życie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Zmniejszono znacznie zużycie papieru oraz tuszy i tonerów do drukarek.
Urząd Starostwa Powiatowego w Koninie wprowadził także ekwiwalent pieniężny na zakup przez pracownika, niektórych materiałów biurowych, takich jak: długopisy, ołówki, linijki, korektory. Ekwiwalent jest wypłacany co sześć miesięcy w wysokości 32 zł na jednego pracownika urzędu.
Termomodernizacja to oszczędność
Jest kilka źródeł pozyskiwania kapitału na realizację projektów termomodernizacji budynków urzędów administracyjnych. Są to:
● Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (NFOŚiGW) - www.nfosigw.gov.pl,
● wojewódzkie fundusze ochrony środowiska i gospodarki wodnej,
● regionalne programy operacyjne (RPO),
● Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ) - www.pois.gov.pl.
Oszczędności antykryzysowe
Ograniczenia wydatków w urzędach należy szukać m.in. w:
● bieżącym funkcjonowaniu urzędu, w tym przy okazji zakupów sprzętu informatycznego, telekomunikacyjnego, umeblowania i artykułów biurowych,
● infrastrukturze gminnej,
● promocji turystycznej i gospodarczej, marketingu i PR gminy,
● dopłatach do konkursów, imprez kulturalnych i gospodarczych,
● kosztach wyjazdów służbowych,
● funkcjonowaniu komunikacji miejskiej i dróg lokalnych.