Rodzaj oszczędności i ich poziom zależy od wielkości urzędu. Małe urzędy gminne niewiele mogą zaoszczędzić. W większych urzędach skala oszczędzania może być większa. Urzędy muszą obsługiwać mieszkańców na jak najwyższym możliwym poziomie. Należy brać to pod uwagę, planując oszczędności w administracji.

Najpowszechniejszymi sposobami zmniejszenia wydatków są ograniczenia zakupów materiałów i sprzętu biurowego. Próby zmniejszenia zużycia energii to również dobry sposób na wprowadzenie oszczędności. Zmniejszenia wydatków można dokonać poprzez zaniechanie niektórych prac i remontów. Duże oszczędności można uzyskać po termomodernizacji budynków urzędowych oraz po zainwestowaniu w odnawialne źródła energii.

Zużycie energii

Większość urzędów próbuje zużywać mniej energii elektrycznej. Paweł Ruksza, naczelnik wydziału organizacyjnego z Urzędu Miejskiego w Częstochowie, opracował tzw. listę pożądanych zachowań urzędników w okresie kryzysu. Zwrócono się do naczelników wszystkich wydziałów z prośbą o wyrobienie u podwładnych nawyków oszczędnościowych na każdym kroku pracy w urzędzie.

Okazuje się, że w budynku urzędu gminy zużywana jest energia elektryczna również w godzinach, kiedy urząd nie funkcjonuje. Dlatego niektóre urządzenia zasilane energią elektryczną należy wyłączyć, jeżeli jest taka możliwość i nie spowoduje to późniejszych perturbacji technicznych w ich funkcjonowaniu. Z sieci można wyłączyć monitory, komputery, drukarki, urządzenia wielofunkcyjne oraz podgrzewacze do wody w łazienkach, a nawet czajniki.

Przykład z województwa

W dużych urzędach, np. miejskich i wojewódzkich, skala oszczędności jest z reguły większa. I tak np. w Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim wydano dyspozycje redukcji wydatków na zakupy bieżące, usługi remontowe, usługi informatyczne i podróże służbowe.

Ograniczyć można wydatki inwestycyjno-rzeczowe w samych urzędach. Zredukować wydatki związane z remontami pomieszczeń, zakupem biurek i sprzętu biurowego oraz innego umeblowania.

W Dolnośląskim Urzędzie Wojewódzkim zaczęto ciąć wydatki na działalność bieżącą, w tym zmniejszono koszty zakupu paliwa do samochodów służbowych, ograniczane są rozmowy telefoniczne i inne połączenia telekomunikacyjne oraz zakup przyborów biurowych.

Władze miejskie Świdnicy (dolnośląskie) twierdzą, że w urzędzie oszczędzać można na wszystkim. Urząd zmniejszył m.in. budżet przeznaczony na promocję miasta. W innych gminach postanowiono zmniejszyć wydatki na kulturę. Jednak z reguły nie rezygnuje się ze stałych imprez kulturalnych i festiwali czy imprez targowych, jak np. Jarmark Dominikański w Gdańsku. Mniej się wydaje na funkcjonowanie ośrodków sportu i rekreacji, rezygnując przy tym z konkursów i zawodów sportowych.

Jednostki samorządu terytorialnego mogą zmniejszyć wydatki, zamrażając przynajmniej na określony czas fundusze przeznaczane na konkursy, dotacje i dofinansowanie do imprez i spotkań o charakterze społecznym i gospodarczym. Zrezygnować można z udziału w wyjazdach na imprezy targowe lub na spotkania z miastami i gminami bliźniaczymi.

Wydatki na infrastrukturę

Kolejnych oszczędności można szukać, ograniczając koszty związane z dekoracją i estetyką miasta. Chodzi tu o zakupy oświetlenia dekoracyjnego i opraw do iluminacji. Oszczędności mogą się wiązać również z odłożeniem w czasie wydatków na remonty pomników. Gminy rezygnują np. z remontów kaplic i cmentarzy.

Zmniejszyć można wydatki związane z funkcjonowaniem infrastruktury gminnej. Gminy mogą zrezygnować z zakupu ławek i elementów małej architektury na skwerach i w parkach. Mniej pieniędzy można wydać na naprawę sprzętów na publicznych placach zabaw dla dzieci. Należy przy tym zwracać uwagę na bezpieczeństwo użytkowania urządzeń w takich miejscach.