Faktury kosztowe, czyli te potwierdzające ponoszone wydatki, stanowią w firmach tysiące dokumentów. W niektórych branżach, takich jak np. górnictwo i kopalnictwo, miesięcznie wystawianych jest nawet 10 tys. faktur. Takie wnioski płyną z ogólnopolskiego badania obiegu faktur kosztowych, zrealizowanego przez firmę Kolibro. Jest to pierwsze tego typu badanie w Polsce.

Długotrwała akceptacja

Ponad połowa respondentów deklaruje, że od momentu otrzymania faktury do czasu jej akceptacji mija od dwóch do siedmiu dni. Aż 17 proc. firm potrzebuje do 14 dni na stosowne zaksięgowanie kosztu. Według badanych najdłużej trwa opis merytoryczny faktury (43 proc.) i akceptacja finansowa (25 proc.). Od tego, kto zarządza fakturą, zależy czas jej zaksięgowania. Kiedy dekretowanie i opisanie faktury leży w gestii księgowej, czas procesu nie przekroczy jednego dnia (65 proc.). Jeśli zadanie powierzy się pracownikowi odpowiedzialnemu za koszt, czas wydłuża się nawet pięciokrotnie. Jednocześnie prawie 50 proc. ankietowanych potwierdziło, że nie znajduje czasu na pracę z fakturami.

Badania potwierdziły, że praca z fakturą w formie papierowej jest skomplikowana, uporczywa i czasochłonna. Największe uciążliwości wskazywane przez księgowość i finanse to nieczytelność opisu i podpisów akceptacyjnych na fakturze oraz brak narzędzi do kontroli co dzieje się z fakturą w firmie. Skutek? Opóźnienia w zaksięgowaniu, liczne korekty, odsetki karne i brak kontroli nad bieżącą płynnością finansową.

– Pozytywna w tej sytuacji jest jednak duża świadomość konieczności zmian i usprawnień artykułowana przez respondentów – stwierdza Beata Skura, konsultant w ObiegFaktur.pl.