Kontrola ksiąg podatkowych firm w miejscu ich przechowywania tylko wyjątkowo

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością.

Przewiduje to art. 285a par. 1 Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Natomiast według art. 80a ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 z późn. zm.) kontrolę przeprowadza się wyłącznie w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej. Pojawia się pytanie, który z tych przepisów jest ważniejszy.

Ważniejszy przepis

Tomasz Nierobisz doradca podatkowy w Deloitte, odpowiada, że art. 285a Ordynacji podatkowej i art. 80a ustawy o swobodzie działalności gospodarczej są między sobą sprzeczne. Ordynacja reguluje kontrolę podatkową. Jej przepisy jako przepisy szczególne w stosunku do przepisów ustawy o swobodzie regulujących kwestię wszelkiego rodzaju kontroli, jakim może podlegać przedsiębiorca, mają pierwszeństwo stosowania przed przepisami ustawy o swobodzie działalności. Niemniej art. 77 ust. 2 ustawy o swobodzie wskazuje, że wyłącznie w zakresie nieuregulowanym w tej ustawie stosuje się przepisy ustaw szczególnych, w tym przepisy Ordynacji podatkowej.

Oznacza to, że w przypadku gdy dana kwestia (tj. miejsce prowadzenia kontroli) jest uregulowana w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej, odmienne uregulowania zawarte w ustawach szczególnych nie powinny znaleźć zastosowania.

– Tym samym kontrola mogłaby mieć miejsce wyłącznie w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności przez kontrolowanego – tłumaczy Tomasz Nierobisz.

Trzeba pamiętać, że organ podatkowy nie uzna za dowód ksiąg podatkowych, które są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy. Organ podatkowy uznaje jednak za dowód księgi podatkowe, które prowadzone są w sposób wadliwy, jeżeli wady nie mają istotnego znaczenia dla sprawy.

Kontrola w siedzibie firmy

Nawet biorąc pod uwagę art. 285a Ordynacji podatkowej, w przypadku gdy przedmiotem kontroli są księgi podatkowe, przechowywane lub prowadzone poza siedzibą podatnika, kontrolowany zobowiązany jest w pierwszej kolejności zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie.

– Kontrola ksiąg podatkowych może być przeprowadzona w miejscu ich przechowywania, tylko gdy udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności, co jest przedmiotem oceny kontrolujących – podsumowuje nasz rozmówca z Deloitte.

Przechowywanie ksiąg

Podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.