Aby wydatek firmy mógł być uznany za koszt podatkowy, musi być związany z przychodami lub ich zachowaniem. Brak takiego związku wyklucza zaliczenie wydatków do kosztów. Gdy fiskus wykaże taką nieprawidłowość, zakwestionuje rozliczenie.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Artykuł 23 ustawy o PIT stanowi katalog wydatków, które nie mogą być kosztem podatkowym. Analogiczne regulacje zawarte są w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Katalog wydatków wyłączonych z kosztów w obu ustawach jest jednak różny.

Uzasadnione wydatki

Wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, jeżeli pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami, w tym służą zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Aby określony wydatek został uznany za koszt uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać nie tylko poniesienie tego wydatku, ale także istnienie zależności między tym wydatkiem a możliwością uzyskania przychodu z tego tytułu. W tym celu konieczne jest w szczególności wykazanie przez podatnika, na co dany wydatek został przez niego poniesiony, w wypadku wydatków na nabycie usług – jakie konkretnie świadczenia ze strony swojego kontrahenta podatnik uzyskał za przekazane mu świadczenie pieniężne.
Co istotne, to na podatniku ciąży obowiązek udokumentowania wydatków w sposób, który pozwoli na obiektywne ustalenie przesłanek pozwalających na zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Brak takiej dokumentacji to argument dla organów podatkowych do zakwestionowania zaliczenia danego wydatku do kosztów podatkowych. To spowoduje zwiększenie podstawy opodatkowania i konieczność zapłaty zaległości podatkowej wraz z odsetkami. Dodatkowo urząd będzie miał prawo nałożyć na podatnika sankcje wynikające z kodeksu karnego skarbowego.
Koszty uzyskania przychodu związane są zawsze z konkretnym źródłem przychodu i nie mogą pomniejszać przychodu uzyskanego z innego źródła, tym bardziej przychodu innego podatnika. Jeśli podatnik uzyskał przychód z pracy i jednocześnie prowadzi działalność gospodarczą, to koszty z firmy nie pomniejszą przychodów ze stosunku pracy.
Niedopuszczalne jest także, aby podatnik uznał za koszt podatkowy wydatki udokumentowane, ale faktycznie nieponiesione. Nie może mieć jakiegokolwiek związku z przychodem z działalności gospodarczej koszt, który nie został w ogóle poniesiony, a jego zarachowanie było nieuzasadnione. Potwierdził to m.in. NSA w wyroku z 5 grudnia 2006 r. (sygn. akt II FSK 1493/05; niepublikowany), w którym wyjaśnił, że faktura, która nie odzwierciedla rzeczywistości gospodarczej, tj. dokumentuje sprzedaż usługi, której nie wykonano, nie jest dokumentem, który pozwala zweryfikować związek wydatku z przychodem podatnika.



Argumenty w rozliczeniach

Może się zdarzyć, że nie każdy wydatek, nawet racjonalny z punktu widzenia podatnika i w jego ocenie niezbędny do funkcjonowania przedsiębiorstwa, spełnia warunki uznania go za koszt uzyskania przychodu. Ocena samej racjonalności wydatków z gospodarczego punktu widzenia nie należy do organów podatkowych, a do podatnika, jednak fiskus może badać i oceniać związek poniesionego wydatku z przychodami. Jak wyjaśnił WSA w Warszawie w wyroku z 13 marca 2007 r. (sygn. akt III SA/Wa 2583/06; niepublikowany), zaliczenie określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów wymaga od podatnika wykazania bezpośredniego związku tego wydatku nie tylko z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą, ale przede wszystkim wpływu, jaki jego poniesienie miało lub mogło mieć na wielkość osiągniętego w roku podatkowym przychodu.
Ustawodawca, posługując się zwrotem: wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu, przypisuje temu określeniu cechę świadomego, zamierzonego, przemyślanego i logicznego działania podatnika podporządkowanego osiągnięciu przychodów. Z interpretacji organów podatkowych wynika, że zwrot ten oznacza, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Zależność między poniesionymi w danym czasie kosztami a możliwością uzyskania w przyszłości z tego tytułu przychodu trzeba rozpatrywać na podstawie adekwatnego związku przyczynowego.
Trzeba tu zastrzec, że fakt, iż to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku przyczynowego między wydatkiem a uzyskanym przychodem, nie powoduje, że ocena istnienia tego związku zawarta w uzasadnieniu rozstrzygnięć organów podatkowych może przekraczać granicę swobodnej oceny dowodów, a w ten sposób mieć charakter dowolny.
Warto dodać, że kwestia związku danego wydatku z przychodem, warunkująca uznanie tego wydatku za koszt uzyskania przychodu, jest elementem stanu faktycznego, a ustalenia faktyczne nie mogą być zwalczane zarzutem naruszenia prawa materialnego – wyjaśnił NSA w wyroku z 12 kwietnia 2007 r. (sygn. akt I FSK 379/06; niepublikowany).
Trochę inaczej są określone koszty pracownicze.



Koszty pracownicze

Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:
n wynoszą 111 zł 25 gr miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej,
● nie mogą przekroczyć łącznie 2002 zł 05 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej,
● wynoszą 139 zł 06 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1668 zł 72 gr, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę,
● nie mogą przekroczyć łącznie 2502 zł 56 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.
Ważne
Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu
Związek z przychodami
Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy. Związek ten może mieć charakter bezpośredni bądź pośredni.
Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody.
Kosztami będą również koszty pośrednie związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas, gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.
Dochody z różnych źródeł
Jeżeli podatnik ponosi koszty uzyskania przychodów ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu, oraz koszty związane z przychodami z innych źródeł, a nie można ustalić kosztów uzyskania przypadających na poszczególne źródła, koszty te ustala się w takim stosunku, w jakim pozostają przychody z tych źródeł w ogólnej kwocie przychodów.
Podstawa prawna
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).
Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).