Jeśli przewidywany okres używania samochodów przekracza rok, przedsiębiorca musi zaliczyć je do środków trwałych oraz objąć je odpowiednią ewidencją i amortyzować. Najczęściej odbywa się to przy zastosowaniu wskaźników procentowych, które pozwalają ustalić, jaka część wydatku na zakup takiego składnika majątku może być w danym roku zaliczona do kosztów.
PODATKI
Należy pamiętać, że do środków trwałych zalicza się tylko takie samochody, które użytkowane będą w firmie dłużej niż rok. Jeżeli zatem przewidujemy, że użytkowanie takiego samochodu będzie krótsze (co zdarza się oczywiście stosunkowo rzadko), nie zaliczamy go do środków trwałych, z tym jednak zastrzeżeniem, że w przypadku gdy później okaże się, że okres użytkowania był jednak dłuższy, czeka nas korekta kosztów oraz konieczność zapłaty karnych odsetek, na dokładnie takich samych zasadach, jak w przypadku innych składników majątku firmy.

Wyjątki od zasady

Od tych ogólnych zasad istnieją takie same wyjątki, jak w przypadku innych środków trwałych. Otóż ustawodawca nieco inaczej potraktował te środki trwałe, których wartość początkowa nie przekracza 3,5 tys. zł. Co prawda w przypadku samochodów sytuacja taka ma miejsce rzadko, niemniej zdarza się, gdy do majątku firmy przyjmowany jest samochód będący wcześniej w użytkowaniu prywatnym właściciela tej firmy.
W przypadku takich samochodów (których wartość w chwili przyjęcia do majątku firmy nie przekracza 3,5 tys. zł) podatnik ma kilka możliwych sposobów postępowania. Przede wszystkim może samodzielnie zdecydować, czy taki samochód (składnik majątku) uznać za środek trwały. Oznacza to, że nawet jeśli zamierza samochód ten użytkować dłużej niż rok, może uznać, że nie stanowi on trwałego majątku firmy, i wydatki związane z jego nabyciem od razu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (jednorazowo).
Podatnik może też samochód, którego wartość przekracza 3,5 tys. zł, zaliczyć do trwałego majątku firmy. Wówczas znów ma dwie możliwości. Może zdecydować się albo na dokonanie tzw. jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, a zatem jednym odpisem wpisać od razu całość wydatków na jego nabycie (wartość początkową) do kosztów podatkowych. Ale może też zdecydować się na normalną amortyzację, czyli dokonywanie sukcesywnych odpisów według obowiązujących dla takiego rodzaju składnika majątkowego stawek amortyzacji (tu można będzie skorzystać ze stawki podwyższonej, o czym za chwilę).
Gdy podatnik nie zaliczy samochodu do środków trwałych z uwagi na to, że jego wartość nie przekracza 3,5 tys. zł, samochód ten nie jest traktowany jako środek trwały. W konsekwencji w każdym przypadku, gdy jego wartość przekroczy z kolei 1,5 tys. zł, podatnik musi ujawnić go w prowadzonej obok podatkowej księgi przychodów i rozchodów ewidencji wyposażenia. Nie dotyczy to podatników prowadzących pełną rachunkowość, gdyż muszą stosować się do zasad wynikających z ustawy o rachunkowości.
PRZYKŁAD: UBEZPIECZENIE SAMOCHODU STANOWIĄCEGO ŚRODEK TRWAŁY
Podatnik kupił samochód za 160 tys. zł z przeznaczeniem na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Przyjmijmy, że za jego ubezpieczenie zapłacił 6 tys. zł. Dla uproszczenia przyjmijmy również, że potrzebny nam kurs wynosi 4 zł za 1 euro. Kosztem podatkowym nie mogą być te wydatki na ubezpieczenie samochodu, które dotyczą niejako nadwyżki ponad 20 tys. euro. Stosując nasz kurs, łatwo przeliczymy, że odpowiada to 80 tys. zł (20 tys. euro x 4 zł). Samochód kosztował tymczasem 160 tys. zł. A zatem 20 tys. euro przeliczone na złote stanowi 50 proc. jego wartości. Z tego wynika, że kosztem może być tylko 50 proc. zapłaconej przez podatnika składki na ubezpieczenie, czyli 3 tys. zł (6 tys. zł x 50 proc.).

Ustalanie wartości początkowej

Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej samochodu, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym samochód ten wprowadzono do ewidencji (wykazu) środków trwałych, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z jego wartością początkową lub w którym postawiono go w stan likwidacji albo zbyto. Inaczej mówiąc odbywa się to do momentu, w którym cała wartość samochodu rozpisana na raty amortyzacyjne wpisana zostanie do kosztów (wartość samochodu pomniejszona o odpisy amortyzacyjne osiągnie zero).
Za wartość początkową środków trwałych uważa się zaś:
● w razie nabycia w drodze kupna cenę ich nabycia,
● w razie wytworzenia we własnym zakresie koszt wytworzenia,
● w razie nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości,
● w razie nabycia w postaci wkładu niepieniężnego (aportu – patrz definicje str. 23) wniesionego do spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej (patrz definicje str. 23) ustaloną przez wspólników na dzień wniesienia wkładu lub udziału wartość poszczególnych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, nie wyższą jednak od ich wartości rynkowej, z dnia wniesienia wkładu.
W przypadku nabycia za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania samochodu do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług.
W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku. Gdy podatnicy nabywają samochody na współwłasność, to wartość początkową samochodu ustala się w takiej proporcji jego wartości, w jakiej pozostaje udział podatnika we własności tego składnika majątku. Zasada ta nie ma zastosowania do składników majątku stanowiących wspólność majątkową małżonków, chyba że wykorzystują składnik majątku w działalności gospodarczej prowadzonej odrębnie. Jeśli np. samochód został nabyty przez trzech współwłaścicieli, to ci z nich, którzy mają prawo dokonywać odpisów, za wartość początkową przypadającą na każdego przyjmują 1/3 wartości całego samochodu.



Amortyzacja aut osobowych

Stawka amortyzacyjna dla samochodów wynosi 20 proc. rocznie. Stawka ta jest stawką maksymalną. W planie amortyzacji można zatem przyjąć także niższą stawkę, np. 10 proc.
Amortyzację samochodów charakteryzuje konieczność stosowania się do kilku szczególnych ograniczeń. Po pierwsze, odpisy amortyzacyjne od samochodów osobowych, których wartość początkowa przekracza równowartość 20 tys. euro (przeliczone na złote po kursie NBP z dnia przekazania samochodu do używania), nie stanowią kosztu w części, w której odpis amortyzacyjny naliczony jest od nadwyżki wartości początkowej ponad limit 20 tys. euro.
Wartość początkowa obejmować będzie także część nieodliczonego VAT związanego z zakupem samochodu osobowego (z uwagi na obowiązujące w VAT ograniczenia w odliczaniu podatku naliczonego od takich samochodów). Należy też podkreślić, że nie jest zgodne z przepisami twierdzenie, że samochodu osobowego nie amortyzuje się od wartości powyżej 20 tys. euro. Amortyzacja taka występuje, tyle że koszt generowany przez tę amortyzację jest wyłączony z kosztów uzyskania przychodu.



Samochody używane i ulepszone

Najkorzystniejsze warunki amortyzacji przewidziane są dla samochodów używanych. Samochód uznaje się za używany, jeżeli podatnik potrafi udowodnić, że przed jego nabyciem był wykorzystywany co najmniej przez sześć miesięcy. W przypadku samochodu przeprowadzenie takiego dowodu jest łatwe, ponieważ można przyjąć, że początkiem eksploatacji jest data pierwszej rejestracji. Takie same preferencje jak dla używanych samochodów przewidziane są dla pojazdów ulepszonych. Chodzi tu o przypadki, gdy przed wprowadzeniem samochodu do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na ich ulepszenie stanowiły co najmniej 20 proc. wartości początkowej. Przed rozpoczęciem odpisów amortyzacyjnych warto się jeszcze zastanowić, czy będziemy mieli możliwość podwyższenia amortyzacji ze względu na eksploatację bardziej intensywną w stosunku do warunków przeciętnych.
W takim przypadku można bowiem podwyższyć stawkę podstawową przy zastosowaniu współczynnika 1,4. Taka możliwość dotyczy również środków trwałych wymagających szczególnej sprawności technicznej. Przepisy precyzują, że chodzi tu o środki trwałe, które używane są w pracy na trzy zmiany, mimo że nie działają ze swej istoty w ruchu ciągłym, używane są w warunkach terenowych, w warunkach leśnych lub innych wskazujących na bardziej intensywne zużycie.
Podatnicy, w roku podatkowym, w którym rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej, oraz mali podatnicy, mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych zaliczonych do grupy 3-8 Klasyfikacji, z wyłączeniem samochodów osobowych, w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym równowartości kwoty 100 tys. euro łącznej wartości tych odpisów amortyzacyjnych.
20 proc.
Amortyzacja samochodów
Tyle wynosi roczna stawka amortyzacyjna dla samochodów, bez względu na ich kwalifikację

Wybór metody amortyzacji

Duża liczba możliwości powoduje, że podatnicy mają problemy z określeniem najkorzystniejszej metody amortyzacji samochodu. Przypomnijmy, że podstawowa stawka amortyzacyjna wynosi 20 proc. Ustalając najszybszą metodę amortyzacji, należy kierować się kilkoma prostymi zasadami.
Po pierwsze, jeśli mamy do czynienia z samochodem używanym lub ulepszonym, to maksymalna dopuszczalna stawka amortyzacyjna przy zastosowaniu metody liniowej to 40 proc. Dotyczy to zarówno samochodów osobowych, jak i ciężarowych. W zdecydowanej większości przypadków zastosowanie tej metody będzie zatem najkorzystniejsze.
OPTYMALIZACJA KOSZTÓW ZAKUPU AUTA
Kosztem uzyskania przychodów nie mogą być odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywane według zasad amortyzacji w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 tys. euro. W efekcie w niektórych przypadkach bardziej opłacalne może być użytkowanie samochodów krócej niż rok, wymiana ich na nowe i zaliczenie (jednorazowe) kosztów ich zakupu do kosztów podatkowych.
Po drugie, w przypadku samochodu niezaliczonego do osobowych możliwe jest zastosowanie metody degresywnej przy użyciu współczynnika nie wyższego niż 2. W przypadku używania tych pojazdów w zakładzie położonym na terenie gminy o szczególnym zagrożeniu wysokim bezrobociem strukturalnym albo w gminie zagrożonej recesją i degradacją społeczną współczynnik ten maksymalnie wynosi 3.
Po trzecie, zastosowanie współczynnika 1,4 ze względu na intensywną eksploatację bądź wymaganie szczególnej sprawności technicznej jest opłacalne tylko jeśli nie mamy możliwości skorzystania z innych metod przyspieszenia amortyzacji (czyli nie jest to ani pojazd ciężarowy, ani używany, ani ulepszony). W takim przypadku stosuje się liniową metodę amortyzacji.
Po czwarte, gdy posiadamy status małego podatnika (patrz definicje str. 23) lub rozpoczynamy prowadzenie działalności, możemy skorzystać z jednorazowego odpisu amortyzacyjnego.
Podstawa prawna
● Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).
EKSPERT RADZI
PIOTR KUNICKI
Departament Rozwoju Oferty dla Mikrofirm oraz Małych i Średnich Przedsiębiorstw, Fortis Bank Polska SA, Grupa BNP Paribas
Przedsiębiorcy na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej korzystają z samochodów służbowych lub z samochodów prywatnych. Wprowadzają środki transportu do ewidencji środków trwałych albo użytkują je na podstawie umów leasingowych.
Wybór optymalnego rozwiązania uzależniony jest od potrzeb i możliwości finansowych firmy, należy jednak pamiętać, że każdy z zastosowanych wariantów łączy się z określonymi konsekwencjami podatkowymi. Wydatek na zakup pojazdu stanowi składnik wartości początkowej, i to od tej wartości trzeba naliczać odpisy amortyzacyjne. Podstawowa stawka amortyzacyjna dla samochodów osobowych, jak i ciężarowych wynosi 20 proc., co w praktyce oznacza, że amortyzacja samochodu dokonywana jest przez pięć lat. Taka jest najprostsza, ale coraz rzadziej wykorzystywana przez przedsiębiorców metoda amortyzacji.
Optymalny z punktu widzenia przedsiębiorcy wybór metody i stawki może jednak skrócić czas amortyzacji i sprawić, że wartość początkową pojazdu zaliczymy do kosztów podatkowych znacznie szybciej. Przepisy ustaw o podatkach dochodowych pozwalają, by podatnicy amortyzowali kupiony środek transportu (z wyłączeniem jednak samochodu osobowego) jednorazowo przy zastosowaniu odpisu do wysokości stanowiącej równowartość 50 tys. euro. Takie rozwiązanie zalecane jest przedsiębiorcom rozpoczynającym działalność gospodarczą oraz najmniejszym firmom – tzw. mikroprzedsiębiorstwom. Odpisu amortyzacyjnego mogą dokonać już w miesiącu wprowadzenia środka trwałego do ewidencji. Jeżeli po dokonaniu odpisu jednorazowego – ze względu na przekroczenie wartości 50 tys. euro środek trwały nie został zamortyzowany w 100 proc. – odpisów amortyzacyjnych od pozostałej wartości można dokonywać od następnego roku podatkowego tzw. metodą degresywną lub liniową.