Zebraniu przez osoby fizyczne prowadzące własne firmy i rozliczające się na zasadach ogólnych w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów danych niezbędnych do sporządzenia rocznego zeznania podatkowego składanego na potrzeby podatku dochodowego od osób fizycznych służy dokonywane na koniec każdego roku podatkowego zamknięcie księgi. Głównym etapem takiego zamknięcia jest sporządzenie spisu z natury (remanentu). Podatnik, zamykając księgę podatkową, musi kolejno sporządzić remanent, a następnie wycenić towary i materiały objęte spisem. Na końcu powinien wpisać wartość spisu z natury do księgi i dokonać rocznego rozliczenia podatku.

Spis z natury na 31 grudnia

Zamykając podatkową księgę przychodów i rozchodów zaczynamy od sporządzenia spisu z natury. Trzeba go dokonać na 31 grudnia.

Podatnicy są zobowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów.

Spis z natury podlega wpisaniu do księgi także wówczas, gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne oraz gdy na podstawie odrębnych przepisów jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego. W razie zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o likwidacji działalności spisem z natury należy objąć również wyposażenie.

Przepisy określają nie tylko termin, w jakim remanent powinien zostać sporządzony, ale także sposób jego przeprowadzenia.

NA CZYM POLEGA ZAMKNIĘCIE KSIĘGI

Zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów polega przede wszystkim na podsumowaniu poszczególnych rubryk księgi oraz na sporządzeniu remanentu. Niezbędna jest również wycena remanentu.

JAK PRZEPROWADZIĆ REMANENT W INNYM TERMINIE

O zamiarze sporządzenia spisu z natury w innym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej podatnicy są zobowiązani zawiadomić w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia tego spisu.

Minister finansów w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zarządził, że spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie.

Spis z natury powinien zawierać co najmniej takie dane, jak: imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy), datę sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury, szczegółowe określenie towaru i innych składników, jakie muszą zostać spisem objęte, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową, łączną wartość spisu z natury oraz klauzulę „Spis zakończono na pozycji...”, podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników), z tym że przy prowadzeniu:

  •  księgarń i antykwariatów księgarskich - spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne;
  •  działalności kantorowej - spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe;
  •  działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw - spisem z natury należy objąć rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki;
  •  działów specjalnych produkcji rolnej - spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

Remanent musi obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary obce nie podlegają wycenie. W tym przypadku wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.

Zakres podsumowania

Jak już wspomniałam, spis z natury musi objąć określoną grupę materiałów i produktów znajdujących się w posiadaniu podatnika i związanych z prowadzonym biznesem.

Pierwsza grupa, która musi znaleźć się w spisie, a tym samym w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, to towary handlowe. Są nimi przede wszystkim wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym. Towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej.

Druga pozycja, o której trzeba wspomnieć i ująć ją w remanencie, to materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze. Materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu. Do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi. Materiałami pomocniczymi są natomiast materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.

W spisie z natury trzeba wykazać także: półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady.

Wyrobami gotowymi są wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane.

Wyjaśniając znaczenie tych pojęć, trzeba podkreślić, że produkcją niezakończoną jest produkcja w toku. Półwyrobami (półfabrykatami) są niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem.

3 KROKI

JAK PROWADZIĆ PODATKOWĄ KSIĘGĘ PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

1. Zapisy czytelnie i trwale

Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów muszą być dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

2. Księga musi mieć odpowiednią formę

Podatnik jest zobowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty.

3. Dokumentacja i księga w jednym miejscu

Księga oraz dowody, na podstawie których są dokonywane w niej zapisy, musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu - w miejscu wskazanym przez podatnika. W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym, jako jego siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży.

Brakami są nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji. Brakami są także towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość. Natomiast odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

Wycena remanentu

Podatnik, który sporządza remanent na dzień 31 grudnia, zamykając podatkową księgę przychodów i rozchodów, jest zobowiązany wycenić materiały i towary handlowe objęte spisem z natury według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Spis z natury półwyrobów (półfabrykatów), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia, a odpadów użytkowych, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Spis z natury niesprzedanych wartości dewizowych wycenia się według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy - według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy, a wartość rzeczy zastawionych - według ich wartości rynkowej.

Przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej.

Produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Spis z natury musi być wpisany do księgi według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Zestawienie przechowuje się łącznie z księgą. Podatnik jest zobowiązany dokonać wyceny najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury.

W razie przyjęcia wyceny towarów w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia, w szczególności z powodu uszkodzenia, wyjścia z mody, należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.

Podatnik jest zobowiązany dokonać wyceny, w tym wyposażenia objętego spisem z natury, sporządzonym na dzień likwidacji działalności, według cen zakupu.

WAŻNA LICZBA

14 dni - ma podatnik na wycenę spisu z natury od dnia jego zakończenia.

Korekta błędów

Przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą zdarzyć się pomyłki. Błędy mogą dotyczyć wpisania wartości do niewłaściwej kolumny księgi czy też wpisania złej wartości towaru. Po wykryciu takiego błędu trzeba jak najszybciej go naprawić. Naprawianie błędów pozwala uniknąć zarzutów dotyczących nierzetelności i wadliwości prowadzonej dokumentacji. Dlaczego jest to tak ważne?

Podatnik jest bowiem zobowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów i objaśnieniami do wzoru księgi.

Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Nie można wpisywać więc w niej zdarzeń, które nie miały miejsca lub które dopiero się wydarzą. Trzeba podkreślić, że przepisy dopuszczają jednak pewien margines błędu. Pozwala on na zachowanie rzetelności i prawidłowości księgi nawet przy popełnieniu pomyłki.

Gromadzenie dokumentów

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

  •  faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
  •  inne dowody, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej: a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty, c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
  •  oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest zobowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

W przypadku dokonywania przesunięć (przerzutów) towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami należącymi do tego samego podatnika, podatnik dokumentuje te zdarzenia dowodami wewnętrznymi, zwanymi dalej dowodami przesunięć. Dowody te sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przechowywany jest w zakładzie, z którego dokonano przesunięcia towaru lub materiału, a drugi - w zakładzie, w którym przyjęto te towary lub materiały. Dowody przesunięć powinny zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę dokonania przesunięcia, nazwę towarów lub materiałów oraz ich ilość i wartość obliczoną według cen zakupu. Jeżeli podatnik prowadzi jedną księgę dla przedsiębiorstwa wielozakładowego, a zakupione towary przekazuje tylko do jednego zakładu (oddziału), nie ma obowiązku sporządzania dowodu przesunięć, pod warunkiem że na dowodzie zakupu poda nazwę zakładu, do którego przekazał te towary.

PRZYKŁAD 1

EWIDENCJA UŻYWANIA SAMOCHODU

28 maja 2007 r. wspólnicy spółki jawnej (prowadzącej podatkową księgę przychodów i rozchodów) postanowili przyjąć samochód ciężarowy, stanowiący towar handlowy, do użytkowania przy wykonywaniu usług transportowych. Samochód ten figuruje w spisie towarów handlowych spółki na dzień 31 grudnia 2006 r. Czy w związku z wydaniem samochodu do użytkowania na podatniku spoczywa obowiązek wystawienia dowodu wewnętrznego i zaewidencjonowania w kol. 10 księgi podatkowej, że koszty zakupów towarów handlowych ulegają zmniejszeniu o kwotę 23 tys. zł?

Od 1 stycznia 2007 r. kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą są zobowiązane do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów albo ksiąg rachunkowych, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.

Kolumna 10 księgi podatkowej jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu. Zatem w omawianym przypadku rodzaj dokumentu potwierdzającego fakt przekazania samochodu, stanowiącego towar handlowy spółki, do składników majątku trwałego spółki środków może być dowolny, np. dowód wewnętrzny. Dokument taki musi jednak zawierać dane potwierdzające fakt dokonania takiej operacji, określać: datę jej dokonania, rodzaj środka trwałego będącego przedmiotem przekazania oraz inne dane niezbędne do wprowadzenia środka trwałego do ewidencji środków trwałych i prawidłowego ustalenia odpisów amortyzacyjnych.

Zatem w przypadku zmiany przeznaczenia samochodu ciężarowego, tj. z towaru handlowego na środek trwały spółki, powstanie obowiązek zmniejszenia wartości zakupu towarów handlowych w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów o kwotę 23 tys. zł (cena zakupu samochodu ciężarowego). Podstawą dokonania stosownych zapisów w podatkowej księdze może być sporządzony przez spółkę jawną dowód wewnętrzny.

PRZYKŁAD 2

ZASADY PROWADZENIA KSIĘGI W 2007 ROKU

W jaki sposób należy prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów w 2007 roku?

Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie ministra finansów. W Dzienniku Ustaw nr 36 z 28 lutego 2007 r. pod poz. 229 opublikowano rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Rozporządzenie weszło w życie 15 marca 2007 r.

Zgodnie z par. 2 rozporządzenia zmieniającego podatnicy, którzy przed wejściem w życie rozporządzenia zmieniającego założyli podatkową księgę przychodów i rozchodów według wzoru dotychczasowego, mogą ewidencjonować w tej księdze zdarzenia gospodarcze po wejściu w życie nowego rozporządzenia.

PRZYKŁAD 3

EWIDENCJONOWANIE STRAT W KSIĘDZE

Czy podatnicy mają prawo w czerwcu 2007 r. zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów stratę z tytułu sprzedaży zbędnych zapasów w kwocie około 25 tys. zł oraz czy ta strata powinna zostać zaewidencjonowana w kolumnie 14 podatkowej księgi przychodów i rozchodów?

Aby dany wydatek mógł być brany pod uwagę przy kwalifikowaniu go jako kosztu podatkowego, powinno być dokonane jego poniesienie. Tymczasem w omawianym przypadku w wyniku sprzedaży zbędnych zapasów towarów i materiałów (których cena sprzedaży została ustalona przez strony przeciętnie w wysokości 70 proc. cen ich nabycia) spółka poniosła stratę w kwocie około 25 tys. zł. W przypadku sprzedaży towaru poniżej cen zakupu zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dotyczyć będą jedynie przychodów, ponieważ do kosztów uzyskania przychodów towar został zakwalifikowany w momencie jego nabycia.

Zatem podatnicy nie mają prawa w czerwcu 2007 r. zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów straty w kwocie około 25 tys. zł z tytułu sprzedaży zbędnych zapasów oraz ewidencjonować jej w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

PRZYKŁAD 4

LIKWIDACJA DOKUMENTACJI PODATKOWEJ

Spółka cywilna prowadzi działalność gospodarczą, rozlicza się na podstawie księgi przychodów i rozchodów oraz prowadzi ewidencję VAT. Czy można dokonać likwidacji dokumentacji podatkowej w sytuacji, gdy nastąpiło przedawnienie zobowiązań podatkowych?

Zgodnie z art. 86 Ordynacji podatkowej podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przypadku, gdy na podatniku ciążą obowiązki płatnika, wtedy płatnicy i inkasenci zobowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta.

Wobec tego, w sytuacji, gdy nastąpiło przedawnienie zobowiązania podatkowego, wygasają obowiązki ciążące: na podatniku - przechowywania prowadzonych ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem, a na płatniku - przechowywania dokumentów związanych z poborem podatków.

PRZYKŁAD 5

WYSTAWIANIE DOWODÓW WEWNĘTRZNYCH

Podatnik, prowadząc działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, przeznaczył na ten cel jeden pokój. Głównym najemcą mieszkania jest żona i umowy na dostarczanie mediów, jak również faktury zostały wystawione na żonę. Czy prawidłowe jest udokumentowanie dowodami wewnętrznymi, kosztów związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, wodę, gaz (w przypadku wykorzystywania do działalności gospodarczej części lokalu mieszkalnego, gdzie głównym najemcą jest żona), których podstawą sporządzenia jest dokument wystawiony na żonę, obejmujący całość opłat na te cele?

Możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależniona jest od łącznego spełnienia trzech przesłanek: wydatek musi być poniesiony musi istnieć związek przyczynowy między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem, poniesienie wydatku musi być prawidłowo udokumentowane.

Sposób ewidencjonowania i dokumentowania ponoszonych wydatków przez podatników zobowiązanych do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów został określony w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podstawą zapisów w księdze są:

1. Dowody księgowe, którymi są faktury VAT, a w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach lub

2. Inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody te mogą dotyczyć wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.

Ze względu na brak w przepisach precyzyjnego określenia sposobu rozliczania takich kosztów, należy przestrzegać, aby wydatki te określały taką część wydatków, jaka przypada na działalność gospodarczą.

W opisanej sytuacji udokumentowanie poniesionych kosztów na nazwisko żony, stanowi podstawę do sporządzenia dowodu wewnętrznego, o którym mowa w przytoczonych przepisach.

SŁOWNIK

CENA ZAKUPU - cena, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszona o podatek od towarów i usług, podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami. Przy imporcie powiększona o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodatkowe, obniżona o rabaty, opusty, inne podobne obniżenia, w przypadku zaś otrzymania składnika majątku w drodze darowizny lub spadku - wartość odpowiadająca cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika.

CENA NABYCIA - cena zakupu składnika majątku powiększona o koszty uboczne związane z zakupem towarów i składników majątku do chwili złożenia w magazynie według ich cen zakupu, a w szczególności koszty transportu, załadunku i wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze.

KOSZT WYTWORZENIA - wszelkie koszty związane bezpośrednio i pośrednio z przerobem materiałów, z wykonywaniem usług lub pozyskaniem (wydobyciem) kopalin, z wyłączeniem kosztów sprzedaży wyrobów gotowych i usług.

Podsumowanie kolumn

Większość prowadzących działalność gospodarczą podatników rozliczających się na zasadach ogólnych zobowiązana jest do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Obowiązek taki nakłada na nich art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nim, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są zobowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym. Dotyczy to zarówno podatników płacących podatek według skali podatkowej, jak i płacących podatek według stawki liniowej w wysokości 19 proc.

Przy zakończeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów warto skupić się na ostatnich jej kolumnach. Zaczynając od kolumny 14, jest ona przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnach 12 i 13. Kolumna 15 jest wolna. W kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1-13. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych). Kolumna 16 jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2-15. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi. W kolumnie tej mogą być także ewidencjonowane przychody faktycznie przez podatnika otrzymane.

Po zakończeniu miesiąca wpisy dokonane w danym miesiącu należy podkreślić, a dane z kolumn 7-14 zsumować. Wynikłe z podsumowania kwoty należy podkreślić. Podatnik może pod podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku.

Jeżeli podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, po zakończeniu roku podatkowego musi na oddzielnej stronie w księdze sporządzić zestawienie roczne. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je.

W celu ustalenia wartości poszczególnych składników spisu z natury materiałów i towarów handlowych według cen nabycia należy ustalić procentowy wskaźnik kosztów ubocznych zakupu (kolumna 11) w stosunku do ogólnej wartości zakupu towarów handlowych i materiałów zewidencjonowanych (w kolumnie 10) (suma kosztów ubocznych zakupu przemnożona przez 100 i podzielona przez wartość zakupu). O tak ustalony wskaźnik należy podwyższyć jednostkowy koszt zakupu, a następnie ustalić wartość poszczególnych składników spisu z natury.

Podatnik może również dokonać wyceny wartości materiałów i towarów handlowych według cen zakupu, tj. bez podwyższenia tej ceny o wskaźnik kosztów ubocznych zakupu.

Ustalenie dochodu

W celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym należy na oddzielnej stronie księgi: ustalić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kolumna 9); ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w sposób następujący:

  •  do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego,
  •  kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 14 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów (np. w gastronomii koszty zakupu materiałów i towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków dla pracowników zostały wpisane w kolumnie 10).

Wartość osiągniętego przychodu (kolumna 9) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu; wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym.

Taki sposób obliczenia dochodu dotyczy również podatników sporządzających spis z natury (np. na koniec miesiąca lub jeśli sporządzenie spisu z natury zarządził naczelnik urzędu skarbowego).

Zeznanie roczne

Obowiązek złożenia zeznania o wysokości osiągniętego w ciągu roku podatkowego dochodu lub poniesionej w tym roku straty wynika z art. 45 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zeznanie podatkowe musi być złożone w urzędzie skarbowym według ustalonego wzoru. Dla podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów będzie to jeden z dwóch formularzy: PIT-36, jeśli płacą podatek według skali podatkowej, albo PIT-36L, jeśli płacą podatek według stawki liniowej 19 proc. Takie zeznanie należy złożyć w urzędzie skarbowym w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, którego to zeznanie dotyczy. PIT za 2007 rok należy złożyć najpóźniej 30 kwietnia 2008 r. W tym samym czasie trzeba też dopłacić wynikającą z zeznania różnicę podatku. Oczywiście tylko wtedy, gdy wyliczony na koniec roku podatek jest wyższy od sumy wpłaconych w 2007 roku podatkowym zaliczek.

Tych dwóch czynności nie trzeba dokonać równocześnie. Można np. złożyć zeznanie w lutym lub nawet w styczniu, a podatek zapłacić dopiero w kwietniu. Ważne, aby brakująca kwota podatku została zapłacona najpóźniej 30 kwietnia. Nie powinno się natomiast postępować odwrotnie, tzn. najpierw dopłacić brakujący podatek, a dopiero później złożyć zeznanie. W takim przypadku urząd skarbowy, nie bardzo wiedząc, z czego wynika wpłata, będzie zmuszony wezwać nas do złożenia stosownych wyjaśnień. Niczego też w tym przypadku nie zmienia fakt, że na przekazie wpłaty określa się jako tytuł i podstawę wpłaty zeznanie podatkowe (PIT-36 lub PIT-36L). W chwili otrzymania wpłaty urząd skarbowy zeznaniem tym jeszcze nie dysponuje.

Zamknięcie u ryczałtowców

Z uwagi na to, że możliwość korzystania z opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych zależy m.in. od tego, jak wysokie przychody uzyskuje podatnik, który zamierza w kolejnych latach skorzystać z tej formy opodatkowania, jedną z podstawowych czynności związanych z zamknięciem roku u takiego podatnika jest sprawdzenie, czy uzyskane w roku podatkowym przychody pozwalają mu na korzystanie z ryczałtu w roku następnym. To podstawowa czynność, poza koniecznością złożenia zeznania rocznego, związana z zamknięciem roku podatkowego przez podatników ryczałtu.

Limity obrotów dla ryczałtowców określono na poziomie 150 tys. euro. Ten nowy limit zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2008 r., ale ma zastosowanie do obrotów roku 2007 r. Do tej pory limit ten wynosił 250 tys. euro.

Kwoty wyrażone w euro przelicza się na walutę polską według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP, obowiązującego 1 października roku poprzedzającego rok podatkowy. 1 października 2007 r. kurs ten wynosił 3,7680 zł. To oznacza, że wysokość rocznego przychodu osiągniętego w 2007 roku uprawniającego do skorzystania z ryczałtu ewidencjonowanego w przyszłym roku nie będzie mogła być wyższa niż 565 200 zł. Nastąpi więc znaczne zmniejszenie limitu (limit w 2007 roku z przeliczenia kursu z 1 października 2006 r. wynosił 995 875 zł).

Drugim obowiązkiem dotyczącym podatników ryczałtu, związanym z zamknięciem roku jest sporządzenie i złożenie zeznania rocznego.

Obowiązek złożenia zeznania rocznego przez podatników ryczałtu wynika z art. 21 ust. 2 pkt 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Przepis ten przewiduje, że zeznanie takie powinno być złożone według ustalonego wzoru w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania podatnika w terminie do 31 stycznia roku następnego w stosunku do roku, za który zeznanie to jest składane. Zatem zeznanie PIT-28 za 2007 rok należy złożyć najpóźniej 31 stycznia 2008 r.n

KIEDY KSIĘGA JEST RZETELNA

Księgę uznaje się za rzetelną również, gdy:

  •  niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5 proc. przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub
  •  brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub
  •  błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub
  •  podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub
  •  błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada właściwe dowody księgowe.

Zasady dotyczące rzetelności stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodu.

Gdy przedsiębiorca zauważy błąd w księdze, powinien go naprawić, nawet jeśli mieści się on w marginesie określonym przez ustawodawcę. Stwierdzone błędy w zapisach księgi poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

W praktyce mogą pojawić się także pomyłki w dowodach księgowych. Błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym musi być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki.

Poprawek nie stosuje się do dowodów księgowych, dla których ustalono odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz do dowodów obcych. Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty).

KIEDY PRZYSŁUGUJE ZWOLNIENIE Z PROWADZENIA KSIĘGI

W przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza takimi jak: rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek oraz stan zdrowia, naczelnik urzędu skarbowego na wniosek podatnika może zwolnić go od obowiązku prowadzenia księgi, jak również od poszczególnych czynności z zakresu prowadzenia księgi. Wniosek musi być złożony co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby być zastosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego - w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

EWA MATYSZEWSKA

ewa.matyszewska@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

■  Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

■  Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

■  Ustawa z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. nr 144, poz. 930 z późn. zm.).

■  Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).