Wydatków za podróż służbową udziałowca nie można zaliczyć do kosztów

JAKI PROBLEM ROZSTRZYGNĘŁA IZBA: Podatnik chce przekazywać na rzecz udziałowca, tj. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Hamburgu, równowartość wydatków poniesionych na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych przez jego pracownika. Czy kwoty te może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

ODPOWIEDŹ IZBY: Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, oprócz kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie może być zaliczony do kosztów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Zgodnie z art. 16 ust. 38 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego. Z gramatycznej analizy tego przepisu wynika, że z kosztów wyłączone są te wydatki spółki, które dotyczą udziałowców niepozostających ze spółką w stosunku pracy.

W świetle tych przepisów każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. Kosztem będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia. W konsekwencji, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt jest łączne spełnienie następujących przesłanek: wydatek został poniesiony przez podatnika; jest definitywny, a więc bezzwrotny; pozostaje w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą; poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów; został właściwie udokumentowany; nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.