Prowadzenie w ramach samozatrudnienia firmy w domu (mieszkaniu) nie należy do zjawisk szczególnie nietypowych. Wręcz przeciwnie, zdarza się dość często. Taka forma prowadzenia działalności jest o tyle wygodna, że pozwala uniknąć dodatkowych wydatków związanych z opłatami czynszowymi czy opłacaniem mediów w specjalnie wynajętych na cele działalności pomieszczeniach. Zresztą w przypadku firm jednoosobowych takie wynajmowanie siedziby mijałoby się z celem i byłoby nielogiczne.

Prywatny telefon w kosztach

Oczywiście prowadząc firmę w prywatnym domu czy mieszkaniu, taki przedsiębiorca ma możliwość zaliczania do kosztów podatkowych części wydatków związanych z utrzymaniem takiego mieszkania lub domu. Wśród innych wydatków może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (kosztów podatkowych) także wydatki poniesione w związku ze służbowymi rozmowami telefonicznymi wykonanymi z telefonu prywatnego.

Istotne jest jednak, by były to tylko koszty tych rozmów, które dotyczyły spraw firmowych, nie zaś koszt dwugodzinnej pogadanki z ciocią zza oceanu. Obowiązuje tu, tak jak i w przypadku innych wydatków, zasada, że kosztem podatkowym są tylko te wydatki, które przyczyniają się lub mogą przyczynić się do uzyskania przychodów z naszej działalności albo też pozwalają nam zabezpieczyć źródło naszych dochodów.

Stąd użytkując prywatny telefon w ramach prowadzonej firmy, należy bardzo starannie rozliczyć związane z tym koszty na te, które dotyczą firmy i są kosztem podatkowym oraz te, które mają charakter prywatny i kosztem podatkowym być nie mogą.

Bez wydatków na abonament

Z tego prosty wniosek, że wysokość takiego wydatku można ustalić jedynie na podstawie bilingu i faktury za telefon. Nie ma w tym przypadku możliwości rozliczenia tych wydatków ryczałtem. Na tej podstawie sporządzamy tzw. dowód wewnętrzny, pod który należy podpiąć sobie rachunek za telefon i biling, a który stanowi podstawę do zaksięgowania (wpisania) wydatków na telefon w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Co ważne, do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć abonamentu za taki prywatny telefon wykorzystywany w firmowych celach. Argument za tym, dlaczego tak być musi, jest i prosty, i oczywisty. Abonament musimy płacić za telefon niezależnie od tego, czy i do jakich celów w danym miesiącu go używaliśmy. Trudno zatem uznać, że jest to wydatek poniesiony po to, by uzyskiwać z naszej działalności przychody.