Prawo odliczenia VAT z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług to jedno z podstawowych uprawnień podatnika. Zasadniczo podatnik może dokonać odliczenia w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę. W przypadku jednak faktur za media zasada jest inna. Podatnik może odliczyć podatek z faktury za prąd, gaz czy telefon w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności.

Kiedy duplikat

Prawo do odliczenia przysługuje nawet wtedy, gdy oryginał faktury ulegnie zniszczeniu czy się zgubi. Ustawodawca pozwolił na wystawienie w określonych sytuacjach duplikatu takiej faktury.

Duplikat faktury można wystawić, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie. Wówczas sprzedawca ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Trzeba podkreślić, że jest to obowiązek sprzedawcy i uprawnienie nabywcy, ale odbywa się to na wniosek zainteresowanego. Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz duplikat oraz datę wystawienia. Tak jak w przypadku pierwotnych faktur, ich duplikaty wystawia się w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Prawo do wystawienia duplikatów dotyczy także faktur elektronicznych. W tym przypadku duplikat faktury sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując go jednocześnie w swojej dokumentacji.

Kiedy odliczenie

Ustawodawca wskazał wprost, kiedy należy odliczyć VAT z duplikatu faktury. Przepisy podatkowe dotyczące VAT, oryginał i duplikat faktury traktują jednakowo. Są to dokumenty równorzędne pozwalające na skuteczne skorzystanie z prawa odliczenia VAT. Ponieważ w przypadku faktur za media prawo do odliczenia związane jest z terminem płatności należności, trzeba uznać, że w takim samym terminie należy dokonać odliczenia w przypadku duplikatu faktury.

W praktyce może dojść do sytuacji, gdy podatnik otrzymał fakturę pierwotną, która uległa zniszczeniu, i szybko wystąpił do jej duplikat. Jeżeli udało się go otrzymać przed upływem terminu płatności, to nie będzie on musiał dokonywać korekty deklaracji. Jeżeli jednak duplikat dotarł do podatnika po terminie płatności, to odliczenie będzie możliwe przez dokonanie korekty deklaracji za miesiąc, który odpowiadał terminowi płatności należności.

KIEDY ROZLICZYĆ VAT Z DUPLIKATU FAKTURY ZA PRĄD

Do firmy podatnika w styczniu 2009 r. dotarła faktura za energię elektryczną. Pracownik przez przypadek wrzucił ją do niszczarki. Podatnik wystąpił do zakładu energetycznego o wystawienie duplikatu faktury. Dokument dotarł do firmy dopiero w marcu. Okazało się, że termin płatności faktury za prąd upływał 20 stycznia 2009 r. Podatnik mógł dokonać odliczenia z faktury za prąd w deklaracji za styczeń 2009. Ponieważ duplikat dotarł do firmy w marcu, konieczne było skorygowanie deklaracji za styczeń.